12 dicas para aprender como administrar um pequeno negócio 

Entender como administrar um pequeno negócio é um desafio, sobretudo para empreendedores de primeira viagem. Mas, neste artigo, separamos algumas dicas que vão te levar ao sucesso. Vem ler! 

Você sabia que, de acordo com índice do Sebrae, a taxa de sobrevivência das empresas com até 2 anos de atividade é de 76,6%? Isso quer dizer que 23,4% dos pequenos negócios fecham dentro desse curto período de tempo. 

As razões para este problema são inúmeras, mas quase todas elas podem ser explicadas por questões na gestão de recursos e administração de processos. Isso inclui, por exemplo, planejamento financeiro, atendimento, relacionamento com fornecedores e mais. 

Gerenciar uma empresa não é uma habilidade nata e, por isso, empreendedores – independentemente do seu nível de experiência – podem se beneficiar com dicas de gestão. É por isso que criamos este guia!

A seguir, você vai entender como administrar um pequeno negócio, colocando em prática dicas testadas e aprovadas por empreendedores de todos os nichos de mercado. Leia com atenção os tópicos abaixo!  

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O que é um negócio de sucesso? 

Um negócio de sucesso é aquele que consegue atingir seus objetivos, crescer de forma sustentável e se manter lucrativo ao longo do tempo. Mas o que define o sucesso de um negócio vai além dos números. 

Acima de tudo, um negócio bem-sucedido é aquele que consegue entregar qualidade  aos clientes, aumentar o valor percebido de suas mercadorias, ganhar destaque  no mercado e construir uma boa reputação. 

Além disso, é fundamental que o empreendimento seja gerenciado com eficiência, tendo processos bem estruturados, uma equipe motivada e uma gestão financeira sólida. Um negócio de sucesso também é aquele que consegue se adaptar às mudanças do mercado, inovar e estar sempre em busca de novas oportunidades. 

Quais os desafios de um pequeno negócio?

Por mais promissor que pareça um empreendimento, é importante estar ciente dos obstáculos que podem surgir e saber como lidar com eles. 

Um dos principais desafios é entender como se organizar financeiramente, pois muitos empreendedores têm dificuldade em controlar os recursos, lidar com a falta de capital inicial e enfrentar flutuações no fluxo de caixa.

Além disso, a concorrência acirrada é outra questão que demanda atenção, já que os pequenos negócios precisam encontrar maneiras de se diferenciar e conquistar clientes em um mercado competitivo.

Outro desafio comum é a falta de experiência e conhecimento em áreas específicas, como marketing, vendas e administração. Muitos empreendedores iniciam seus negócios com expertise técnica em seu produto ou serviço, mas podem sentir-se despreparados para gerir todos os aspectos da empresa. 

A falta de tempo também é um desafio frequente, pois os empreendedores muitas vezes precisam desempenhar várias funções simultaneamente, o que pode levar à sobrecarga e ao desgaste.

Também há a burocracia e a legislação, que podem representar uma área desafiadora para os pequenos negócios, exigindo um esforço adicional para lidar com questões fiscais, regulatórias e trabalhistas. 

De maneira geral, superar esses desafios requer planejamento, capacitação e resiliência por parte dos empreendedores. É importante buscar conhecimento, contar com apoio e estar aberto a aprender e se adaptar. Com perseverança e estratégias adequadas, é possível enfrentar os desafios e construir um pequeno negócio bem-sucedido. 

Agora, vamos às dicas de como administrar um pequeno negócio e superar essas dificuldades? 

Leia também: Como ter um negócio de sucesso? Entenda os 17 fatores críticos

Como administrar um pequeno negócio: 12 dicas para ter sucesso

Administrar um pequeno negócio pode ser um desafio, mas com as estratégias certas, você pode alcançar o sucesso. A seguir, apresentaremos dicas fundamentais para ajudá-lo nessa jornada empreendedora. 

Prepare-se para absorver essas valiosas dicas e colocá-las em prática para administrar o seu pequeno negócio com excelência. Vem ler! 

1. Conheça bem o seu nicho de mercado 

Conhecer bem o seu nicho de mercado é a base fundamental para o sucesso do seu pequeno negócio. Ao entender profundamente o seu nicho, você estará apto a identificar as necessidades, preferências e comportamentos dos seus clientes, permitindo que ofereça produtos ou serviços que realmente atendam às suas demandas.

Para conhecer o seu nicho de mercado, é essencial realizar pesquisas e análises detalhadas, que incluam não apenas os seus clientes em potencial, mas também concorrentes diretos e indiretos. 

Nesse quesito, também é importante destacar o papel que os fornecedores têm no sucesso do seu negócio. Ao selecioná-los, é essencial avaliar sua qualidade, confiabilidade, prazos de entrega e preços competitivos. Parceiros comerciais eficientes garantem um fluxo contínuo de suprimentos, evitando interrupções na produção ou na prestação de serviços.

Além disso, os fornecedores também podem contribuir com insights valiosos e conhecimento de mercado. Por terem contato com diversos clientes, eles podem compartilhar tendências, novidades e informações relevantes sobre o setor. 

Leia também: Como começar um pequeno negócio: 9 passos básicos [+ dicas] 

2. Estude o seu público-alvo 

O primeiro passo para estudar o seu público-alvo é identificar quem são os seus potenciais clientes. Faça pesquisas de mercado, colete dados demográficos, como idade, gênero, localização geográfica e nível socioeconômico. Essas informações ajudarão a segmentar e direcionar suas estratégias de marketing de maneira mais eficaz.

Além disso, é fundamental entender as motivações, desejos e interesses do seu público. Realize pesquisas qualitativas, como entrevistas ou grupos de discussão, para obter insights valiosos sobre o que os clientes realmente procuram em produtos ou serviços semelhantes ao seu. 

Outra forma de estudar o seu público-alvo é por meio da análise de dados. Utilize ferramentas de análise de mercado e métricas de desempenho para entender o comportamento dos seus clientes, como padrões de compra, canais de comunicação preferidos e interações nas redes sociais.

Invista tempo e recursos nessa análise, pois o conhecimento adquirido será a chave para alcançar e conquistar seu público de forma consistente e eficiente.

3. Legalize a sua empresa

Estar em dia com o fisco é um dos principais cuidados para administrar um negócio, independentemente do porte do seu empreendimento. 

No caso de pequenos negócios, uma opção muito comum é a formalização como Microempreendedor Individual (MEI), que oferece benefícios e simplificações na burocracia. No entanto, é importante ressaltar que, à medida que o seu negócio cresce, outras modalidades de legalização podem se tornar mais adequadas e vantajosas.

O registro como MEI é ideal para empreendedores individuais que têm um faturamento anual limitado a R$ 81 mil e não pretendem expandir significativamente a sua empresa no médio e curto prazo.

 Essa modalidade oferece diversos benefícios, como a isenção de algumas taxas e impostos, a possibilidade de emissão de notas fiscais simplificadas e a cobertura previdenciária para o empreendedor.

No entanto, à medida que o seu negócio cresce e alcança um faturamento maior, pode ser necessário migrar para outras formas de legalização, como a constituição de uma empresa individual ou a formação de uma sociedade empresarial. Essas modalidades proporcionam maior flexibilidade, proteção patrimonial e possibilitam a captação de recursos por meio de investimentos ou empréstimos.

Além disso, dependendo do ramo de atividade e do potencial de crescimento do seu negócio, pode ser vantajoso considerar a transformação em uma empresa de porte maior, como uma Sociedade Limitada (Ltda) ou uma Sociedade Anônima (S.A.). 

Essas estruturas jurídicas permitem a entrada de sócios, a negociação de ações e o acesso a mercados de investimento mais amplos.

Como legalizar a minha empresa pequena empresa? 

Legalizar a sua pequena empresa envolve seguir alguns passos essenciais para garantir a conformidade jurídica e a regularização das atividades. Embora o processo exato possa variar de acordo com o país e a legislação local, aqui estão algumas etapas comuns para legalizar a sua empresa:

1. Defina a estrutura jurídica: determine qual será a estrutura legal da sua empresa, como Microempreendedor Individual (MEI), Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI), Sociedade Limitada (Ltda) ou Sociedade Anônima (S.A.). Essa escolha dependerá do tamanho do seu negócio, do número de sócios envolvidos e da sua intenção de crescimento;

2. Registro na Junta Comercial: realize o registro da sua empresa na Junta Comercial ou órgão equivalente do seu país. Esse registro formaliza a existência da empresa e fornece o número de identificação, como o CNPJ no Brasil;

3. Obtenha as licenças e alvarás necessários: verifique quais são as licenças e alvarás específicos exigidos para o seu ramo de atividade e localização. Isso pode incluir licenças municipais, estaduais ou setoriais, como alvará de funcionamento, licença sanitária, licença ambiental, entre outras;

4. Cadastro nos órgãos fiscais: realize o cadastro nos órgãos fiscais, como a Receita Federal, para obtenção do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ). Essa etapa é essencial para emissão de notas fiscais e cumprimento das obrigações tributárias;

5. Inscrição estadual e municipal: dependendo da atividade da sua empresa, será necessário obter a inscrição estadual e/ou municipal, o que possibilitará o recolhimento dos impostos adequados ao seu negócio;

6. Cumpra as obrigações trabalhistas e previdenciárias: providencie o registro dos funcionários, cumpra com as obrigações trabalhistas, como o pagamento de salários e benefícios, e faça contribuições previdenciárias;

7. Contratos e regulamentos internos: elabore contratos, como os de prestação de serviços, compra e venda, e estabeleça regulamentos internos, como um código de ética ou um manual de conduta, que sejam adequados às necessidades da sua empresa;

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8. Consulte um contador ou advogado: é altamente recomendado buscar o auxílio de um contador ou advogado especializado em direito empresarial para garantir que todos os procedimentos legais sejam seguidos corretamente e que sua empresa esteja de acordo com as exigências legais.

Lembre-se de que as etapas e os requisitos podem variar de acordo com o seu país e região. Portanto, é fundamental pesquisar a legislação local e consultar profissionais especializados para garantir que você esteja legalizando a sua empresa de forma adequada.

4.  Encontre um propósito para a sua empresa

De acordo com a Pesquisa PPI Brasil 2021, realizada pela InPress Porter Novelli em parceria com o Instituto Brasileiro de Pesquisa e Análise de Dados (IBPAD), 90% dos consumidores depositam maior confiança em uma empresa que possui um propósito definido. 

Isso reforça a importância de estabelecer uma missão clara e um compromisso social e ambiental para conquistar a confiança e fidelidade do público. Ao demonstrar um propósito sólido, a empresa se destaca como uma organização comprometida com valores e causas, o que influencia positivamente a percepção do consumidor e fortalece sua imagem no mercado.

Encontrar um propósito para a sua empresa vai além de buscar o lucro financeiro. É sobre promover a qualidade de vida, tanto para os colaboradores como para a sociedade e o meio ambiente. Ao adotar ações que garantam o bem-estar e a satisfação dos colaboradores, você estará construindo um ambiente de trabalho mais participativo e agradável, o que resultará em maior motivação e engajamento.

Um aspecto importante é investir em responsabilidade social e ambiental. Estar atento ao consumo consciente é uma ação que demonstra o comprometimento da empresa com o meio ambiente.

Além disso, engajar-se em ações sociais e projetos comunitários é uma forma de contribuir para o desenvolvimento sustentável da organização e do país. Ao conscientizar e envolver os colaboradores nessas iniciativas, você estará fortalecendo o senso de responsabilidade social e a conexão com a comunidade.

5. Entenda a sua concorrência 

Ao analisar e compreender os concorrentes, você pode identificar oportunidades, se diferenciar no mercado e tomar decisões estratégicas mais embasadas. Comece realizando uma pesquisa detalhada sobre os concorrentes diretos e indiretos do seu segmento.

Analise seus produtos, serviços, preços, estratégias de marketing, posicionamento no mercado e público-alvo. Observe também os pontos fortes e fracos de cada concorrente, buscando identificar lacunas que você possa preencher e áreas em que possa se destacar. 

Além disso, nós recomendamos que você observe lançamentos de produtos, campanhas de marketing e inovações. Fique atento às críticas e elogios recebidos pelos concorrentes, pois isso pode fornecer insights valiosos sobre as preferências e necessidades dos clientes.

Leia também: Análise de concorrentes: o que é e como fazer para sair na frente [+ferramentas]

6. Mantenha a gestão financeira em dia 

Uma das práticas mais importantes da administração de pequenos negócios é o bom controle financeiro. Isso porque, para empresas que ainda estão começando, cada centavo conta. 

Um dos principais cuidados que você pode colocar em prática nesse sentido é ter uma reserva de emergência. Essa reserva é um montante de dinheiro separado exclusivamente para lidar com imprevistos e situações de crise que possam surgir ao longo do tempo. 

Ter uma reserva de emergência oferece estabilidade financeira e protege a empresa de impactos negativos, como quedas nas vendas, atrasos nos pagamentos de clientes ou despesas inesperadas. Ela também permite que você tome decisões mais assertivas, sem se sentir pressionado a tomar medidas drásticas em momentos de dificuldade financeira.

Além disso, a reserva de emergência pode servir como um colchão financeiro para aproveitar oportunidades de crescimento ou investir em melhorias no negócio. Lembre-se de que a reserva de emergência deve ser constantemente reavaliada e atualizada de acordo com as necessidades e a evolução da empresa. 

É recomendado destinar uma porcentagem dos lucros mensais para essa reserva, garantindo assim a segurança financeira do seu negócio a longo prazo.

7. Faça o controle de estoque

Manter um controle preciso dos produtos disponíveis é fundamental para evitar problemas como a falta de mercadorias ou o excesso de estoque, que podem impactar negativamente nas finanças e na eficiência operacional da empresa.

Um dos primeiros passos para fazer o controle de estoque é implementar um sistema adequado para registrar todas as entradas e saídas de produtos. Isso pode ser feito por meio de planilhas eletrônicas, softwares de gestão ou até mesmo por meio de um inventário manual – dependendo do volume de pedidos da sua operação. 

Outro aspecto crucial é a realização de inventários periódicos para verificar a quantidade física de produtos em relação ao que está registrado no sistema. Essa reconciliação regular ajuda a identificar possíveis divergências, como itens faltantes ou vencidos, permitindo que você tome medidas corretivas imediatas.

Leia também: Catálogo de produtos: como fazer um para vender mais [GUIA] 

8. Crie um atendimento personalizado

Ao oferecer um atendimento personalizado, você demonstra um cuidado especial com cada cliente, tratando-o de forma única e valorizando suas necessidades individuais. Isso faz com que o cliente se sinta especial e reconhecido, criando um vínculo positivo com o seu negócio.

Uma das formas de criar um atendimento personalizado é conhecer bem o seu público-alvo. Faça pesquisas, interaja com seus clientes e busque compreender seus gostos, preferências e expectativas. Dessa forma, você poderá adaptar seu atendimento de acordo com as características e necessidades de cada cliente, oferecendo soluções personalizadas e relevantes.

Outro aspecto do atendimento envolve questões técnicas, como o uso da tecnologia para agilizar conversas e organizar a rotina dos atendentes. Hoje, é possível automatizar até mesmo conversas no WhatsApp e direct do Instagram. 

No fim das contas, é importante que sua empresa esteja disponível para ouvir suas dúvidas, sugestões e reclamações, e responda de forma rápida e eficiente. Use canais de comunicação adequados, como telefone, e-mail, redes sociais ou até mesmo um chat online. 

9. Escolha bem a sua equipe (e não tenha medo de delegar)

Escolher bem a sua equipe é fundamental para o sucesso de um pequeno negócio. Ter colaboradores competentes, comprometidos e alinhados com os valores da empresa é essencial para alcançar os objetivos e garantir um bom funcionamento do negócio.

Ao contratar novos membros para a equipe, leve em consideração não apenas as habilidades técnicas, mas também as características comportamentais. Busque pessoas que demonstrem proatividade, capacidade de trabalho em equipe, flexibilidade e vontade de aprender. 

Além de escolher bem, não tenha medo de delegar responsabilidades aos seus parceiros de trabalho. Ao distribuir as responsabilidades de forma adequada, você poderá focar em atividades estratégicas e de maior impacto para o negócio, enquanto confia em sua equipe para realizar as tarefas diárias.

10. Invista no marketing 

Uma estratégia eficiente de marketing permite atrair e conquistar novos clientes, fortalecer a marca e impulsionar as vendas. Portanto, é essencial destinar recursos e esforços para essa área.

Uma das primeiras etapas para investir no marketing é conhecer bem o seu público-alvo. Além disso, é importante definir uma mensagem clara e consistente para transmitir aos seus clientes. Desenvolva uma proposta de valor única que destaque os benefícios e diferenciais do seu produto ou serviço. 

Outro aspecto relevante é escolher as estratégias de marketing adequadas ao seu negócio. Pode-se investir em marketing digital, como anúncios pagos nas redes sociais, otimização de sites para os mecanismos de busca (SEO), produção de conteúdo relevante em blogs e mídias sociais, entre outras ações. 

Não se esqueça de acompanhar e avaliar os resultados das suas ações de marketing. Utilize métricas e indicadores de desempenho para medir o retorno sobre o investimento (ROI) e identificar o que está funcionando e o que precisa ser ajustado. Isso permitirá otimizar suas estratégias ao longo do tempo, direcionando recursos para as iniciativas mais eficazes.

11. Faça boas parcerias com fornecedores 

Ter fornecedores confiáveis e comprometidos não apenas garante o abastecimento de produtos ou serviços de qualidade, mas também pode contribuir para melhorar a eficiência operacional, reduzir custos e impulsionar a competitividade da empresa.

Ao buscar fornecedores, é importante realizar uma pesquisa detalhada e avaliar diferentes opções disponíveis no mercado. Considere critérios como reputação, experiência, qualidade dos produtos, prazos de entrega, flexibilidade e suporte oferecido. Optar por fornecedores que compartilhem dos mesmos valores e estejam alinhados com as necessidades do seu negócio é fundamental para estabelecer uma parceria de sucesso.

Uma boa relação com os fornecedores envolve cultivar um relacionamento próximo e transparente, baseado na confiança e no diálogo aberto.

12. Não tenha medo de pedir ajuda

Muitos empreendedores se sentem sobrecarregados e enfrentam desafios que podem parecer difíceis de superar durante a administração de seus negócios, sobretudo nas primeiras fases do processo. Nesses momentos, contar com ajuda especializada pode ser um grande diferencial. 

É nesse momento que muitos empreendedores recorrem à consultoria em Ecommerce. 

A consultoria em Ecommerce pode auxiliar na elaboração de estratégias de marketing digital eficientes, na implementação de tecnologias e ferramentas adequadas para o seu negócio, na gestão de canais de venda online e na resolução de desafios específicos que você possa enfrentar. 

Lembre-se de que pedir ajuda não é um sinal de fraqueza, mas sim de inteligência e disposição para aprender e crescer. 

Se você também precisa da ajuda de consultores especializados, conheça a consultoria do Ecommerce na Prática! Esse é um programa de aceleração para empreendedores, que se adapta às necessidades da sua empresa.

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