O que é controle de estoque e como fazer? Veja dicas de experts

Pontos principais do artigo:

• Empresas fazem a gestão e controle de estoque organizando cada entrada e saída no sistema. Ter esse domínio evita perdas e garante o lucro no mês;

• Usar a curva ABC ajuda a gente a colocar o dinheiro onde o retorno é certo. Priorizar os itens campeões faz o caixa girar rápido e sem sustos hoje;

• Evite o estoque parado com nossa Planilha de Reposição de Estoque. Baixe grátis agora! ⬇️

Muitos empreendedores tratam o estoque como meras caixas empilhadas. 

No entanto, este é um ativo importante do seu negócio – talvez um dos principais. 

Fazer um bom controle de estoque permite tomar decisões seguras, evitando imprevistos que travam o crescimento. 

Afinal, como transformar sua mercadoria em combustível real para o faturamento?

É sobre isso que vamos falar neste artigo.

O que é controle de estoque?

Controle de estoque é o processo de acompanhar e organizar todas as entradas e saídas de produtos para garantir o equilíbrio real entre a oferta e a demanda da loja.

Essa gestão monitora a mercadoria durante todo o ciclo dentro da empresa, partindo da negociação com o fornecedor até o momento da entrega final. 

O controle de estoque tem como objetivo prevenir os seguintes problemas: 

• Falta ou excesso de produtos;
• Uso ineficiente do espaço;
• Produtos danificados ou fora do prazo de validade.

Manter esse controle assegura que os produtos certos estejam disponíveis no momento exato.

E o objetivo de tudo isso é otimizar os processos internos e aumentar a margem de lucro de forma sustentável, como explica Matheus Tardin, fundador da YSY Acessórios:

➡️ Leia também: Conheça os 13 principais tipos de estoque no Ecommerce. 

Por que sua loja depende do controle de estoque? 

O estoque é um dos ativos mais importantes de qualquer negócio. Ele impacta do fluxo de caixa à satisfação do cliente. Assim, ter esse controle em dia é fundamental. 

Como bem explica Ariane Marta, contadora e Sócia da Brasct Contabilidade:

A saúde financeira da sua operação está diretamente ligada à velocidade com que a mercadoria sai da prateleira e vira faturamento. Estoque parado é dinheiro parado. 

Além disso, no processo de controle de estoque, você ganha clareza sobre os números – o que te permite antecipar crises e aproveitar oportunidades de mercado com segurança.

Veja as principais vantagens que controlar o estoque traz para o seu negócio: 

• Blindagem do fluxo de caixa: você precisa cuidar do que entra e sai para não sobrar item parado que trava seu dinheiro e ocupa todo seu espaço à toa;

• Segurança da reputação: ter o que o cliente quer na hora certa evita o aviso de produto esgotado e mantém a confiança no seu negócio;

• Inteligência para anúncios: saber o que tem na prateleira ajuda a gente a anunciar só o que pode ser enviado para quem quer comprar da sua marca;

• Agilidade na expedição: com tudo no lugar, o seu time não perde tempo procurando peças. 

7 principais métodos de controle de estoque

Organizar as prateleiras e as vendas exige escolher um caminho que combine com a realidade da sua empresa. 

Cada negócio tem um ritmo próprio, por isso existem lógicas diferentes para cada momento.

Separamos as modalidades mais comuns de controle de estoque aqui. 

Confira: 

1. PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai)

Nesse sistema, a mercadoria que chega primeiro ao depósito deve ser a primeira a sair para o cliente. 

Esse modelo segue uma ordem cronológica rígida para garantir que o estoque se renove de forma constante.

Qual a melhor aplicação?

Lojistas que trabalham com produtos perecíveis, como alimentos e cosméticos, encontram nesse caminho a segurança necessária. 

Evitar que itens vençam na prateleira é a prioridade aqui, garantindo que o consumidor receba sempre algo novo. 

No lado financeiro, essa escolha mantém o valor do estoque final atualizado com os preços mais recentes do mercado.

Quais os riscos?

Em tempos de subida de preços constante, o lucro que aparece no balanço pode parecer maior do que a realidade. 

Pagar mais imposto sobre o lucro acaba sendo uma consequência, já que o custo registrado é o do lote mais antigo e barato.

Além disso, a operação exige uma organização física perfeita para o separador não pegar o produto errado por engano.

2. UEPS (Último que Entra, Primeiro que Sai)

Essa lógica  faz o caminho contrário do que vimos antes.

Os itens que acabaram de chegar do fornecedor são os primeiros que a gente separa para enviar ao cliente. 

Qual a melhor aplicação?

Algumas empresas usam esse modelo apenas para fazer contas internas e entender cenários de caixa. 

Simular os custos reais com base nos preços mais novos ajuda a ter uma visão de como o mercado está se comportando agora. 

É uma ferramenta para gerenciar a operação de portas para dentro, sem envolver a parte oficial.

➡️ Leia também: Fullfilment: a chave para escalar sem travar a operação? 

Quais os riscos?

O maior perigo é que esse registro é proibido por lei no Brasil e por normas internacionais de contabilidade. 

Como o custo registrado fica mais alto, o lucro diminui no papel e o governo entende isso como uma manobra irregular – o que pode gerar multas.

E, além da parte jurídica, existe o risco de você perder mercadorias mais antigas  por descuido com as datas. 

Deixar itens antigos no fundo do depósito faz com que produtos com validade acabem estragando enquanto você foca só nas novidades. 

3. Custo Médio

Esse modelo busca equilibrar os valores de todas as compras feitas pela empresa. 

Nele, você soma o valor dos itens guardados com o das novas aquisições e divide o resultado pela quantidade total de peças disponíveis.

Qual a melhor aplicação?

Operações que vendem muitos itens e não querem ter o trabalho de rastrear cada lote individualmente ganham tempo aqui. 

Facilitar a rotina da equipe é a principal vantagem, já que a conta amortece as variações de preço dos fornecedores. 

É o jeito mais usado no varejo brasileiro por ser simples de tocar sem erros.

Quais os riscos?

O cálculo da média acaba escondendo as subidas ou descidas bruscas de preço de um lote específico. 

Perder a visão da margem real de cada venda pode acontecer se o lojista não ficar atento às notas fiscais de entrada. 

Isso dificulta um pouco na hora de negociar descontos maiores com os parceiros de fornecimento.

4. Just in Time 

A meta aqui é trabalhar com o menor volume possível de mercadoria parada. 

Você só recebe o produto no depósito no momento em que ele já está vendido ou pronto para ser embalado e enviado.

Qual a melhor aplicação?

Negócios que buscam cortar custos com aluguel de grandes galpões e querem deixar o dinheiro livre no caixa. 

Reduzir o capital imobilizado ao máximo permite que a empresa invista em outras áreas, como marketing e tecnologia. 

Lojas de dropshipping ou que vendem itens personalizados usam muito essa estratégia.

Quais os riscos?

Qualquer atraso na entrega do fornecedor prejudica a operação da loja inteira na mesma hora. 

Deixar de entregar o pedido no prazo prometido gera reclamações e destrói a confiança que o cliente tem na marca. 

Trabalhar com o Just in Time exige parceiros extremamente pontuais e sistemas que conversem em tempo real sem nenhuma falha.

5. Curva ABC

A curva ABC separa os produtos pelo valor financeiro que eles trazem para a empresa, e não pela quantidade de caixas no chão: 

• Curva A: 20% dos itens que geram 80% do valor. Exigem o controle máximo e revisão constante;

• Curva B: 30% dos itens que trazem 15% do valor. Requerem uma gestão moderada e revisão mensal;

• Curva C: 50% dos itens com 5% do valor. Controle simplificado, ideais para uma descontinuação

Qual a melhor aplicação?

Otimizar o investimento em anúncios e tráfego pago é o melhor uso para essa ferramenta. 

Focar o dinheiro nos produtos A garante que você nunca perca venda dos seus itens que mais saem, como explica Babi Tonhela, consultora especialista em Ecommerce:

Ajuda também a identificar o que deve sair do catálogo para não ocupar espaço sem gerar retorno financeiro.

➡️ Leia também:  Queima de estoque | Manual para lucrar com o que está parado. 

Quais os riscos?

Olhar apenas para o faturamento pode fazer o lojista ignorar a sazonalidade de alguns produtos.

Ficar sem estoque em datas especiais acontece quando a curva não é revisada com frequência para entender as tendências de mercado. 

Itens da classe C que são acessórios vitais para os da classe A também podem ser cortados por engano.

6. Preço Específico

Esse sistema faz um rastreamento individual de cada unidade que entra na empresa. 

A gente registra o custo exato de compra para cada peça, identificando o lucro real de cada venda feita.

Qual a melhor aplicação?

Mercados que vendem bens de altíssimo valor, como joias exclusivas, obras de arte ou veículos. 

Ter o controle total da peça é o que garante a segurança em negócios onde cada item possui uma numeração única. 

É o caminho ideal para quando a rastreabilidade é uma exigência do consumidor ou da lei.

Quais os riscos?

O processo é muito lento para lojas que vendem centenas de itens todos os dias. 

Travar a produtividade do time de estoque é um risco real, já que o registro exige muita atenção e tempo manual. 

Por ser um trabalho de formiguinha, as chances de erro humano na hora da contagem são bem maiores.

7. Giro de Estoque

Esse indicador de estoque mostra quantas vezes todo o estoque da loja foi vendido e reposto em um determinado tempo. 

Usamos esses dados para medir a saúde e a velocidade da engrenagem do negócio.

Qual a melhor aplicação?

Entender se o setor de compras está acertando na quantidade de pedidos feitos aos fornecedores.

Acelerar a circulação do dinheiro é o foco, garantindo que o produto não fique pegando poeira por muito tempo. 

Esse índice ajuda a identificar rapidamente quando um item parou de ter apelo com o público.

Quais os riscos?

Tentar ter um giro de estoque alto demais pode levar a empresa a trabalhar sempre no limite da falta de mercadoria. 

Sofrer com a ruptura de estoque frustra o cliente que encontra o site sempre com o aviso de esgotado. Manter esse número equilibrado exige um acompanhamento diário para não secar o depósito antes da hora.

Como fazer controle de estoque no Ecommerce? 

Sair da teoria e partir para a execução é o momento em que muitos lojistas se sentem perdidos.

A gente entende que o corre das vendas toma conta, mas colocar ordem na casa é o que faz o negócio parar de patinar.

O foco agora é tirar o peso da dúvida e dar um rumo para sua operação. 

Vamos dar um norte para o seu dia a dia?

1. Realize o inventário inicial para validar seus números

É fundamental saber exatamente onde o negócio está pisando antes de tentar qualquer escala, como explica Babi Tonhela:

Use essa primeira contagem para validar os números reais, focando em três pontos que mostram a saúde da operação:

• Quantidade: busque ter mais de 95% de acerto entre o papel e a prateleira;

• Dinheiro: foque nos itens caros, onde qualquer erro dói mais no caixa;

• Endereço: confirme se o produto está no lugar certo para o envio sair no prazo.

Aproveite também esse momento para detalhar cor, peso e validade dentro do sistema. 

Caso o saldo não bata, procure descobrir se a falha aconteceu no fornecedor ou na digitação. 

Atacar a raiz do problema impede que o prejuízo se repita e deixa a loja pronta para usar ferramentas automáticas futuramente.

➡️ Leia também: 7 melhores plataforma de fretes para o seu Ecommerce. 

2. Padronize o cadastro de produtos com SKU e códigos

O SKU funciona como o RG de cada item que a gente coloca na prateleira. 

Ele identifica variações de cor e tamanho, fugindo de nomes genéricos que confundem a cabeça.

 Garantir a identidade única das peças impede que o time envie o produto errado para o cliente.

Esse registro facilita a contagem e o pedido com fornecedores. 

Além disso, ter esse controle agiliza a separação das vendas e traz clareza para o caixa. 

Organizar os dados internos traz a segurança necessária para o negócio crescer sem sustos.

Crie uma lógica curta com letras e números para cada item e cadastre tudo no sistema, usando códigos de barras. 

Manter o padrão de cadastro ajuda a achar os produtos rápido e deixa o envio prático.

3. Use a curva ABC para priorizar seu investimento

Muitos empreendedores tentam dar a mesma atenção para todas as categorias de itens no estoque. Mas esse é um erro. 

Na prática, um grupo pequeno de mercadorias é quem paga as contas no final do mês. Esses são os produtos da curva A, como você já sabe. 

Entender quais são esses produtos na sua loja ajuda a liberar espaço para o que realmente traz lucro para a operação.

Você pode, por exemplo, usar esses dados para decidir quais fotos e vídeos produzir para as suas campanhas de marketing. 

Impulsionar os itens certos faz com que o investimento em tráfego se transforme em pedidos saindo toda hora.

Nossas dicas para usar a curva ABC a seu favor são: 

• Analise o faturamento de cada item nos últimos 90 dias;

• Proteja o estoque dos produtos que geram mais receita;

• Faça ofertas para girar as mercadorias que estão esquecidas;

• Revise essa lista a cada mudança de estação ou data comemorativa.

4. Defina o estoque de segurança e os pontos de compra

O estoque de segurança funciona como uma reserva de emergência para a loja nunca parar de vender. 

Ele garante que a operação continue rodando mesmo quando o fornecedor atrasa a entrega da mercadoria. 

Seguindo essa lógica, o ponto de compra avisa o momento exato de ligar para o parceiro e pedir mais produtos. 

Ele considera o tempo que o item demora para chegar e quanto a gente vende por dia. 

Para chegar nesses números, olhe para o histórico de saída dos itens e para a agilidade de quem te fornece. 

5. Organize o endereçamento físico para ganhar agilidade

Imagine entrar em um supermercado em que os produtos estão espalhados pelos corredores sem nenhum critério.

Isso dificultaria o seu trabalho na hora das compras, não é? 

No seu estoque, a lógica precisa ser parecida: o time de expedição deve achar o produto sem precisar pensar muito. 

Assim, pense em dar um endereço para cada mercadoria que entra no seu estoque. 

Aqui estão algumas dicas para fazer isso:

• Divida o espaço com códigos para corredores e estantes;

• Use etiquetas grandes e visíveis em todas as posições;

• Coloque essa informação no cadastro do sistema de gestão;

• Deixe os itens campeões de venda perto da mesa de embalagem.

➡️ Leia também: ERP para Ecommerce | Guia para organizar e escalar sua loja. 

6. Escolha a ferramenta de gestão ideal para sua escala

Começar com uma planilha de controle de estoque é um caminho comum quando o volume de pedidos ainda é pequeno. 

Ela serve para validar o negócio sem gastar muito logo de cara. 

No entanto, à medida que você começa a vender em vários lugares ao mesmo tempo – como na loja própria e nos marketplaces – é preciso um sistema que centralize as informações. 

E o ERP é essa ferramenta! 

É ele que impede você de vender uma peça que já saiu em outro canal dez minutos antes, por exemplo. 

A gente orienta nossos alunos a buscar um parceiro que tenha um suporte rápido e seja fácil de operar no dia a dia. 

🔵 Por aqui, sempre indicamos o Bling, porque consideramos esta a ferramenta mais completa do mercado.

7. Estabeleça uma rotina de inventários rotativos periódicos

Manter a contagem do seu estoque em dia garante que o sistema sempre bata com o que está na prateleira.

Esse costume ajuda a encontrar furos logo que eles acontecem, sem deixar o prejuízo crescer escondido no fundo do galpão. 

A gente orienta dar prioridade para os produtos que mais saem, aqueles que chamamos de curva A, fazendo a conferência deles com mais frequência.

Os itens que vendem menos podem entrar na escala de contagem em intervalos maiores ao longo do mês. 

Siga essas dicas para estabelecer a sua rotina: 

• Separe alguns minutos do dia para contar um pequeno grupo de produtos;

• Registre qualquer diferença de saldo direto no seu sistema de gestão;

• Ajuste a escala para que todos os itens sejam conferidos em períodos curtos;

• Envolva o time para que todos entendam o valor dessa conferência constante.

Os 5  principais erros ao fazer controle de estoque

Mesmo seguindo os passos que a gente conversou até aqui, a correria do dia a dia no galpão pode pregar peças que custam caro. 

Reconhecer esses tropeços comuns é o caminho para proteger o seu caixa e manter a operação nos trilhos, sem sustos no final do mês.

Acúmulo de estoque

Ocupar espaço com itens que não saem aumenta o custo com o galpão sem gerar nenhum retorno imediato. 

Além disso, a gente sabe que quanto mais tempo o item fica guardado, maior a chance dele estragar ou ficar fora de moda. 

Girar o estoque rápido protege a qualidade das suas peças e mantém o faturamento em dia.

Falta de integração entre setores

Encarar o estoque como um setor isolado das vendas ou do marketing gera uma confusão cara. 

Sobre esse erro, Lucas Gabriel, gerente de Marketing da Império das Essências, é bem direto:

Sem essa união, a gente corre o risco de gastar verba de anúncio em um item que já acabou. 

Conectar as áreas da empresa garante que a divulgação só aconteça para o que está realmente disponível na prateleira.

Depender de um único fornecedor

Colocar todas as fichas em um único parceiro deixa o negócio vulnerável a qualquer imprevisto. 

Se quem te atende atrasar a carga ou passar por problemas financeiros, a sua loja simplesmente para de vender.

Assim, a gente orienta o aluno a diversificar as fontes de compra. Babi Tonhela reforça:

Procure manter uma lista de contatos pronta para socorrer a operação em momentos de correria ou crises externas.

 Dividir os pedidos entre diferentes empresas garante que o faturamento continue estável mesmo com atrasos logísticos.

➡️ Leia também: Como ser um ponto de coleta e atrair mais clientes para o seu negócio. 

Deixar o estoque sem restrição de acesso

Tratar o armazém como um lugar de livre circulação acaba bagunçando a arrumação das gôndolas e facilitando perdas. 

Se qualquer um mexe nas caixas, as quebras acontecem e ninguém registra o que houve no sistema. 

Nesse caso, definir responsáveis específicos para entrar no depósito ajuda a manter o ambiente organizado para a expedição.

 A gente recomenda o uso de chaves ou travas para que apenas quem trabalha no setor manuseie os itens. 

Desconsiderar os custos invisíveis

Olhar apenas para a nota fiscal do fornecedor é um erro que engana muito lojista. 

A gente precisa colocar na ponta do lápis o tempo de negociação e o valor daquela prateleira ocupada por meses. 

Somar todos os pequenos gastos mostra o quanto você realmente paga por cada peça que entra no galpão.

Lidar com trocas e fretes de retorno também consome o dinheiro que deveria ser lucro no final do dia. 

Um item que parece barato na compra vira prejuízo se a logística reversa for frequente. 

Como integrar o marketing digital com a gestão de estoque?

A integração acontece quando o marketing usa dados de vendas para escolher o que anunciar, garantindo que a verba só vá para o que está na prateleira.

A gente precisa olhar para os relatórios antes de subir qualquer campanha. 

Se um lote está parado ou perto de vencer, o marketing cria uma liquidação. 

Usar as ofertas para girar o caixa limpa o espaço no galpão e recupera o dinheiro que estava parado.

Para que essa conversa entre os setores funcione bem, vale seguir alguns pontos:

• Foque nos itens campeões: mantenha os produtos da curva A em destaque nos anúncios sem precisar dar descontos;

• Planeje datas com antecedência: organize a compra de mercadorias meses antes da Black Friday para suportar o volume de pedidos;

• Crie kits com o que já tem: use os mesmos itens para montar ofertas diferentes, aproveitando o investimento feito em fotos e vídeos.

Sincronizar as informações através de um sistema de gestão é o que impede você de vender algo que já acabou. 

O marketing deve pausar os anúncios assim que o saldo zera para proteger a imagem da loja. 

Como funciona o estoque vertical vs horizontal no Ecommerce?

O estoque vertical foca em muitas unidades de poucos modelos, enquanto o horizontal prioriza a variedade com pouco saldo de cada item.

Muitos lojistas trazem o costume da loja física de querer prateleiras cheias de opções diferentes. 

No varejo digital, ter uma variedade enorme com poucas peças de cada acaba sendo um problema. 

Trabalhar com estoque horizontal faz o produto esgotar rápido demais e invalida todo o seu esforço de cadastro.

A gente defende o modelo vertical porque colocar um item à venda no site custa tempo e dinheiro, como explica Babi Tonhela, consultora especialista em Ecommerce:

Cleide Pacheco, aluna do Ecommerce na Prática e fundadora da Zambeze Calçados, também reforça essa ideia. 

Ela explica a importância do estoque vertical para quem tem orçamento limitado: 

Quando você escolhe poucas variedades e garante muitas peças de cada, o anúncio continua vendendo por meses. 

Apostar na profundidade do estoque permite que o investimento em fotos e vídeos se pague várias vezes.

➡️ Leia também: 5 ferramentas para dropshipping para começar certo. 

Como definir o estoque mínimo e máximo por produto?

Calcular o volume mínimo e máximo de cada item é uma prática que orienta o setor de compras a não extrapolar o orçamento, nem economizar demais na hora de encomendar os insumos.

Para definir o estoque mínimo e máximo, siga essas fórmulas: 

Estoque Mínimo 

O estoque mínimo define a quantidade mínima de produtos que deve estar disponível para atender à demanda de vendas sem que haja interrupções. 

Quando o saldo de um produto atinge esse nível, é o alerta para que a empresa faça a reposição do item.

Para definir este limite, utiliza-se a seguinte fórmula:

Estoque mínimo = Custo médio diário x tempo de reposição

⚠️ Nota: é importante não confundir o estoque mínimo com o "estoque crítico". O estoque crítico refere-se àquele item vital que não pode faltar de maneira alguma para que a operação básica do negócio aconteça.

Estoque Máximo 

O estoque máximo determina o limite de produtos que podem ser armazenados sem prejudicar o espaço físico ou travar o capital da empresa em mercadorias paradas. 

Manter o respeito a esse teto é fundamental para evitar excessos, desperdícios e o aumento dos custos de estocagem.

Para definir este limite, a fórmula aplicada é:

Estoque máximo = Estoque mínimo + lote de reposição

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Depois deste conteúdo, o próximo passo é colocar números no controle. 

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• Critério para alinhar compra com sazonalidade e campanhas sem estourar capital parado;

• Identificar o que está parado e liberar seu caixa para investir onde interessa;

Leve para a planilha do dia a dia e ajuste parâmetros quando o fornecedor ou o prazo mudar.

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