Controle de estoque: o que é, importância e como fazer [PLANILHA GRATUITA]

Atualizado em 27/09/2022 por Vitória Freitas

Você já teve que cancelar uma compra em sua empresa pela falta de produtos em estoque? Ou, ainda, você sofreu com aquele produto encalhado, que não vendia de jeito nenhum? Todos esses são problemas que podem ser resolvidos pelo controle de estoque.

Muitos empreendedores falham em controlar o seu estoque corretamente e, consequentemente, sofrem muitos prejuízos.

Mas, afinal de contas, quais são os processos necessários para gerenciar um estoque corretamente? Quais os métodos de gerenciamento que existem? É possível vender sem fazer controle de estoque? 

Se você quer dar adeus aos problemas com controle de estoque, fique atento a este artigo.

Temos muito conteúdo interessante para compartilhar nos próximos tópicos, incluindo uma planilha de controle de estoque pronta para uso.

Para começar, te convidamos a assistir esse vídeo da Babi Tonhela, especialista e consultora de Ecommerce, sobre gestão de estoque. Assista:

O que é controle de estoque? 

O controle de estoque – ou gestão de estoque – é o processo de monitoramento e gerenciamento de todos os itens que uma empresa armazena em suas dependências. Ele precisa ser feito com precisão desde a compra das matérias-primas até a entrega do produto para o cliente. 

O processo de gerenciamento de estoque é essencial para evitar problemas logísticos relacionados à falta de produto para venda, fluxo de caixa, espaço de armazenamento e por aí vai. Em outras palavras, todo o gerenciamento de um Ecommerce passa pelo controle de estoque. 

Alguns dos pontos mais importantes no controle de estoque são: 

• Monitoramento das entradas de mercadorias e insumos;
• Controle da saída de produtos, seja por venda, troca ou transferência; 
• Entrega de mercadorias no destino final;
• Condições de armazenamento. 

Não existe uma só forma de fazer um controle de estoque eficiente. A verdade é que diferentes empresas usam diferentes sistemas – e eles podem variar desde os controles mais rudimentares, feitos com papel e caneta, até o uso de softwares integrados. 

Por que o controle de estoque é tão importante? 

O controle de estoque bem feito ajuda a minimizar perdas relacionadas a furtos, roubos e armazenagem errada. Além disso, gerenciar os itens de seu estoque também te dá mais previsibilidade para criar promoções e ofertas, dependendo da disponibilidade de cada item. 

Por exemplo, como saber se um determinado produto teve um aumento de vendas de um mês para outro? Ou como entender se um produto está vendendo mal? Por meio do controle de estoque, é claro. 

Outra grande vantagem de fazer esse acompanhamento detalhado é entender quando um produto precisa ser comprado em maiores quantidades, assegurando que a sua loja não sofrerá com a falta de estoque. Da mesma forma, a sua empresa evita o problema de ter produtos “encalhados”.

 Interessante, não é mesmo? 

Além de ter um espaço físico organizado, o controle de estoque garante que sua empresa trabalhe apenas com a quantidade de itens armazenados que é necessária.

Ter produtos demais faz você gastar dinheiro com o espaço físico e manutenção dos itens. Isso também aumenta o risco de que os produtos estraguem. Se você trabalha com perecíveis, o problema é ainda maior.

E mesmo que venda apenas imperecíveis, guardar um item por muito tempo pode trazer umidade, mofo, entre outros. E quanto mais tempo um produto fica armazenado, maior a probabilidade de haver danos. Em contrapartida, não ter produtos o suficiente também é péssimo para o seu negócio. 

Para que a importância do controlde de estoque fique mais clara, vamos exemplificar: 

Imagine que você conseguiu fechar uma ótima venda, mas, quando foi buscar o item para enviar ao cliente, descobriu que alguns itens do pedido estavam faltando. Nesse caso você pode cancelar toda a compra, perdendo o dinheiro da venda, ou enviar assim mesmo, perdendo a confiança que aquela pessoa depositou em sua empresa.

Não há como ganhar uma situação como essa, não é mesmo? 

Certamente, essa pessoa que tentou comprar de você vai ter a confiança em sua marca abalada e pensará duas vezes antes de voltar a negociar com sua empresa.

Ou seja, além daquela venda específica, é provável que seu negócio perca todas as outras vendas que aquele cliente poderia fazer no futuro. E ainda pode piorar: há o sério risco de você receber publicidade negativa, pois o consumidor insatisfeito tem o hábito de dividir a experiência de compra ruim com seu ciclo de contatos.

Sendo assim, fique atento pois um dos erros mais comuns, principalmente entre empreendedores iniciantes, é negligenciar o controle de estoque. Isso acontece porque, com uma operação pequena, controlar as entradas e saídas é relativamente fácil… 

E, como alguns empreendedores mais experientes podem afirmar, um negócio pode crescer inesperadamente de um momento para outro. Nesses casos, a falta de processos pré-estabelecidos pode comprometer a sustentabilidade de toda a operação. 

Logo, não perca tempo e faça um bom controle de estoque!

Onde é feito o controle de estoque?

O controle de estoque é feito na área logística da maioria das empresas – sejam elas as fabricantes do produto, as distribuidoras ou as varejistas. Prestadores de serviço também devem fazer o controle de estoque, caso a prestação dependa de insumos e outros produtos. 

O controle de estoque só não é necessário em empresas que têm produtos 100% digitais – conhecidos como infoprodutos – e vendem em pequena escala. Mas essas são exceções à regra. 

Existem, ainda, as empresas que não precisam de um estoque para armazenar os produtos – como é o caso das empresas que funcionam com o dropshipping – mas têm que fazer o controle de outros insumos importantes para o seu funcionamento, como os itens de escritório ou materiais de limpeza. 

É importante entender que o processo de controle de estoque é necessário para a grande maioria das empresas e, por isso, conhecê-lo bem é essencial. 

Como fazer o controle de estoque?

A seguir vamos te mostrar como fazer o controle de estoque em 3 passos iniciais. Vale lembrar que o processo de gestão de produtos em estoque vai variar de acordo com o perfil da sua empresa e o seu nicho de mercado.

Ainda assim, existem algumas boas práticas que podem ser aplicadas independentemente do seu segmento. Veja agora… 

1. Organize o ambiente físico com um inventário 

O primeiro passo para fazer o controle de estoque é bem simples: organizar o seu espaço físico. Esse é um desafio principalmente para empreendedores que estão começando e precisam armazenar os produtos em sua própria casa. 

Recomendamos que você separe um espaço específico para armazenar os seus produtos. Você pode organizá-lo por meio de estantes, prateleiras, caixas organizadoras, enfim… o sistema que melhor funciona para você.

Agrupe os itens de acordo com suas características, criando uma lógica de tamanho, cor ou tipo. Se você trabalha com produtos perecíveis ou que têm data de validade, vale criar uma lógica que coloque-os à frente, para que sejam enviados primeiro. 

Por fim, faça um inventário, determinando quantos itens existem de cada categoria. Esse é um processo que deve ser feito periodicamente. A frequência, no entanto, vai depender do seu volume de vendas. 

2. Cadastre os produtos em sua plataforma de Ecommerce

O próximo passo é cadastrar os produtos em sua plataforma de Ecommerce. Isso vai permitir que a sua loja virtual reflita o seu estoque real, evitando informações erradas sobre o número de itens disponíveis. 

Tenha atenção a essa etapa. Um erro no cadastro de produtos pode gerar informações divergentes sobre o seu estoque e acabar gerando frustrações para o cliente na hora da compra. 

Também vale notar que precisa existir um padrão para o cadastro dos seus produtos. Dessa forma, fica mais fácil encontrar os itens em seu estoque na hora de despachá-los para os compradores. 

3. Determine os períodos de compra ideais

Ao fazer o seu controle de estoque, você vai perceber que alguns produtos vendem mais rápido e precisam ser repostos com mais frequência, enquanto outros acabam ficando encalhados – estes são chamados de ponta de estoque.

O ideal é que você mantenha o controle desses prazos e consiga equilibrar os períodos de compra ideais, entrando em contato com os seus fornecedores. 

Aos poucos, você vai ganhar um pouco mais de previsibilidade sobre quais os produtos que mais vendem e comprar antecipadamente, conseguindo descontos e condições melhores. O cenário dos sonhos, não é? 
Você também pode gostar desse artigo: Produtos baratos para revender: 5 ideias para ganhar dinheiro.

6 principais erros do controle de estoque

Muitas empresas lucram muito menos do que poderiam por negligenciar o estoque.Outras, chegam a falir por não dar a atenção necessária ao armazenamento das mercadorias. Confira os principais erros no controle de estoque e como evitá-los:

Erro 01: Não realizar planejamento a longo prazo

O planejamento é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Quando falamos de como fazer controle de estoque, esse ponto é ainda mais relevante. 

Você precisa se organizar para saber quanto de cada produto será necessário, em especial em períodos que pretende fazer promoções, pois a saída será maior.

Erro 02: Negligenciar a sazonalidade

Alguns produtos vendem mais no verão. Outros no inverno. Há itens que têm saída maior no dia dos pais, outros no dia das crianças… Enfim, nem sempre o volume de vendas de determinado produto se mantém constante durante todo o ano. 

Seu planejamento deve levar em consideração a sazonalidade para que seu estoque sempre tenha a quantidade certa de itens nos momentos de oscilação.

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Erro 03: Ignorar os indicadores

É verdade que sua empresa precisa de um bom planejamento. Entretanto, erros acontecem e há situações imprevisíveis para qualquer negócio. Nós vimos isso acontecer recentemente, quando a demanda por máscaras cirúrgicas teve um pico durante a pandemia do Coronavírus. 

Mesmo que as empresas do segmento tenham feito um excelente planejamento, a demanda mudou. Por isso, você deve estar sempre atento aos indicadores do seu negócio. 

Dessa forma, você poderá avaliar se tudo que foi mapeado para sua operação está correndo conforme o previsto. Caso haja necessidade, faça alterações no planejamento e mude sua rotina de encomendas de fornecedores e controle de estoque.

Erro 04: Ter falha na comunicação interna 

Para saber como fazer o controle de estoque ser realmente eficiente, é necessário que todas as áreas envolvidas estejam em sintonia.

Assim que você realizar uma venda, já deve computar que seu estoque tem um produto a menos, para que não corra o risco de haver duplicação. Independentemente de ser grande ou pequena, sua empresa pode contar com ferramentas de gestão para ajudar nesse processo. 

Automatizar a rotina de controle de estoque elimina a falha humana e garante uma gestão mais inteligente de recursos e mercadorias. 

Erro 05: Não praticar controle de inventário frequente

Tendo ou não uma ferramenta de gestão de estoque, é necessário fazer o inventário (controle periódico) de todos os produtos e materiais disponíveis na sua empresa. Tente fazer disso uma rotina semanal ou quinzenal – dependendo do seu volume de vendas – para garantir que você tenha real controle sobre o estoque.

Erro 06: Negligenciar as promoções

Normalmente, as promoções são feitas para estimular o consumo e/ou liquidar os produtos sobressalentes em estoque. Se for realizar uma ação para aumentar as vendas, tenha certeza de que sua empresa possui uma boa quantidade de produtos armazenados que podem ser vendidos. 

Se a intenção for reduzir o estoque, deixe claro que é uma ação pontual, com quantidade limitada, para não gerar frustração nos clientes.

Qual o papel dos fornecedores no controle de estoque?

Ter um fornecedor de confiança torna a gestão de estoque muito mais simples. Você deve ter certeza do tempo que seus parceiros entregam os pedidos para não ficar sem estoque. 

Aqui vai um exemplo: digamos que uma empresa vende copos personalizados para eventos e festas. O fluxo, nesse caso, é o seguinte: a empresa encomenda os copos ao fornecedor, recebe os produtos e depois grava as mensagens personalizadas. Só depois disso pode entregar o produto final ao cliente.

Nesse caso, você tem que saber quanto tempo o seu fornecedor precisa para produzir e entregar os copos, além de quanto tempo sua empresa demora para fazer a gravação. 

Só assim você consegue criar uma rotina de pedidos mais precisa, em que não haja risco de ter que explicar para um cliente em potencial que os copos não ficarão prontos a tempo do evento. 

Considere os prazos dos fornecedores, além do tempo que sua empresa gasta para produzir, embalar e enviar os produtos. Essa é a única maneira de ter controle total sobre a quantidade e periodicidade de itens que precisa encomendar.

Dicas para melhorar o melhor controle de estoque

É importante que sua empresa seja organizada no controle de estoque. Como em todos os setores da operação, é interessante contar com o auxílio de consultorias e softwares especializados. 

Isso vai profissionalizar suas rotinas e minimizar os gastos. Se você está começando, não se preocupe. É possível controlar seu estoque sem pagar por ferramentas adicionais...

Mas, para isso, você precisará criar processos e rotinas extremamente detalhadas e, ainda mais importante, terá que seguir um planejamento muito bem feito.

Para resumir, algumas dicas de controle de estoque são: 

• Cadastre sempre os produtos com atenção;
• Categorize os produtos;
• Faça inventário de estoque;
• Controle as entradas e saídas rigorosamente;
• Integre os setores da empresa;
• Delegue tarefas, se necessário;
• Defina volume mínimo e máximo para cada produto
• Crie padrões de nomenclatura e cadastro;
• Tenha uma ferramenta de gestão.

Exemplos de controle de estoque: conheça as principais metodologias

Como falamos anteriormente, não existe uma única maneira de se fazer a gestão e o controle de estoque. São muitas as metodologias usadas nesse processo e elas são usadas de acordo com o segmento de atuação da empresa. A seguir, vamos explicar algumas das principais delas: 

1. PEPS

Essa metodologia de controle determina que os itens mais antigos do estoque devem ter prioridade de venda, evitando danos causados pelo armazenamento prolongado. Daí que vem a sigla PEPS: “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair”.

Esse é um método muito utilizado por empresas dos mais variados segmentos e também serve como um artifício de valorização do estoque. Isso porque os itens mais antigos, normalmente, são comprados por preços menores mas podem ser vendidos pelos preços praticados no mercado naquele momento. 

Esse é um dos dois métodos aceitos pelo Ministério da Fazenda para fins de cálculo do Imposto de Renda

2. UEPS

O UEPS, ou “Último a Entrar, Primeiro a Sair” é a metodologia que determina que o produto mais recente no estoque deve ter prioridade nas vendas. Como você pode ter notado, esse é um método de controle de estoque totalmente contrário do explicado no último tópico. Esse é o método especialmente útil para empresas que lidam com produtos imperecíveis. 

Leia este artigo: Como lidar com a sazonalidade no ramo alimentício.  

3. Custo Médio

O Custo Médio determina que o valor dos itens deve ser atualizado sempre que novos produtos forem adicionados ao estoque. Não à toa, esse método também é conhecido como Média Ponderada Móvel (MPM).

Esse é um método bastante utilizado por empresas que não sofrem com grandes variações no custo de suas mercadorias. Assim como o PEPS, esse é um dos dois métodos aceitos pelo Ministério da Fazenda para fins de cálculo do Imposto de Renda.

4. Just in Time

A metodologia Just in Time – ou “No momento certo”, em tradução livre do inglês – é um método focado na redução de custos. Nele, o estoque é mantido na menor quantidade viável para atender as demandas da empresa, que faz novas compras sempre que necessário. 

Essa é uma metodologia que requer mais acompanhamento dos gestores de estoque, afinal, pode gerar problemas de abastecimento. Empresas que operam nesse esquema logístico também precisam contar com fornecedores confiáveis, que cumpram prazos de maneira previsível e ágil.  

5. Curva ABC

O método da Curva ABC baseia-se em faturamento e lucratividade para determinar quais os produtos que devem ter prioridade de venda. Nesse quesito, o estoque é dividido em três diferentes grupos: 

Produtos de curva A

Essas são as mercadorias mais importantes para a empresa, pois representam o maior valor de compra. Em outras palavras, são esses os produtos que trazem mais lucro. 

Não necessariamente os produtos de curva A são os que vendem a maior quantidade, mas têm um giro razoável e trazem grande faturamento. O controle sobre esses produtos deve ser o mais rigoroso possível. 

Produtos de curva B

Os produtos de curva B são, usualmente os mais numerosos, mas não necessariamente os que trazem mais lucratividade para a empresa. Eles são os itens de estoque que têm preços razoáveis ou mais baixos, mas compensam no volume de vendas. 

Produtos de curva C

Os produtos de curva C são, usualmente, aqueles que vendem pouco e trazem pouco lucro para a empresa. Aqui, nós podemos observar itens de menor valor agregado e que têm pouca procura por parte dos clientes.

Por vezes, uma empresa pode parar de vender produtos de curva C, ou manter um número muito baixo no estoque. 

É comum que produtos de curva C possam servir como chamariz para a compra de outros produtos, ou que a sua presença no estoque sirva como um diferencial estratégico frente à concorrência. 

Quando contratar um sistema para controle de estoque?

Vale a pena contratar um sistema para controle de estoque quando há a necessidade de monitorar o estoque de forma estratégica. Ou seja, algo que engloba a maioria das empresas, sejam elas iniciantes ou mais experientes no mercado.

No início, por exemplo, é comum que o dono fique responsável por todas as tarefas relativas à gestão do negócio. E isso, na prática, demanda bastante tempo e atenção dele…

Sendo assim, contar com um sistema de controle de estoque pode ser bastante útil para otimizar os processos. 

E o mesmo vale para empresas mais maduras. A partir do momento que o negócio toma um ritmo de crescimento, é importante adotar ferramentas que facilitem os processos da melhor maneira possível. 

É possível vender sem estoque?

Como você pode perceber, gerenciar o estoque de uma empresa não é uma tarefa fácil. E, se você acha que este pode ser um empecilho para a sua jornada empreendedora, pense de novo… muitas empresas hoje vendem mesmo sem ter nenhum estoque físico. Esse é o tão famoso dropshipping.

O dropshipping é um modelo de logística no qual o lojista faz vendas por meio da internet, mas não mantém os produtos de sua loja em estoque. Nesse modelo, o produto vai direto do estoque do fornecedor até a casa do seu cliente. 

Com o dropshipping a varejista funciona como uma intermediária entre o fornecedor e o consumidor final, eliminando completamente a necessidade do controle de estoque.

Mas, é claro, existem diversos outros fatores que precisam ser ajustados para que uma operação de dropshipping dê certo, nós falamos mais sobre isso neste artigo aqui: O que é dropshipping? Como funciona, exemplos e como começar. 

Conheça a planilha de controle de estoque do Ecommerce na Prática! 

Toda empresa, seja digital ou física, precisa ter atenção ao estoque disponível. A gestão desse estoque deve ser diária e é o que garante que sempre tenha os produtos certos para vender na loja, sem passar sufoco. 

Nesta planilha de controle de estoque exclusiva do Ecommerce na Prática, você consegue automatizar o controle de datas para compra de novos itens. Funciona da seguinte forma: 

• Indique a data atual;
• Informe o volume do seu estoque; 
• Escreva o prazo de entrega do fornecedor. 

E pronto! O cálculo automatizado mostra a data exata em que precisa comprar novos produtos para nunca ficar sem estoque. Baixe agora, gratuitamente: