Hoje, você foi produtivo ou só ficou ocupado? É comum que essas ideias de produtividade e ocupação do tempo se confundam na sua mente…
Mas você precisa saber que elas não estão conectadas umas às outras...
Quando está apenas ocupado, você faz várias coisas aleatórias ao longo do dia sem se planejar e sem ter foco. E as coisas acabam não gerando resultados…
Por outro lado, quando está focado naquilo que realmente faz sentido para as suas metas diárias, você consegue gerar resultados reais.
Essa é a maior diferença entre ser produtivo e ser ocupado.
Mas como deixar de ser apenas uma pessoa ocupada e aumentar a sua produtividade no trabalho e também na vida?
Para te ajudar nisso, separei 9 Formas Práticas de aumentar a produtividade. Seguindo essas dicas a partir de HOJE, você vai conseguir se organizar para ter uma rotina mais produtiva e saudável.
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No vídeo abaixo, o Ricco de Carvalho, sócio e CBDO do EnP, explica se você é produtivo ou está apenas ocupado. Assista:
Índice:
Entenda o que é Produtividade
Não pule esse tópico! Por mais que o significado de produtividade esteja subentendido, é muito importante que alguns pontos sejam esclarecidos antes de dar as dicas…
Para você, o que é ser produtivo?
Vou te dar duas opções…
Opção A: uma pessoa que tem inúmeras tarefas diárias, sem pensar na qualidade, apenas na quantidade. Trabalha massivamente no modo automático, sem planejar ou definir metas.
Opção B: uma pessoa que se organiza e planeja a rotina de acordo com suas necessidades, deveres e limites diários, sempre com foco no objetivo final e prezando pela qualidade do resultado.
Se você escolheu a opção A, está na hora de mudar a mentalidade sobre o que é ser produtivo…
Ser produtivo está conectado muito mais com planejamento da rotina do que com a execução de tarefas.
Vou te explicar o porquê…
Por mais que você esteja trabalhando a todo vapor, se não tiver um planejamento, uma hora a sua rotina vai desandar.
Neste caso, você não vai melhorar a sua performance, vai apenas executar tarefas de maneira rápida e não é essa a ideia...
O objetivo da produtividade é fazer com que você consiga aproveitar e otimizar o seu tempo da melhor maneira para evoluir tanto profissionalmente, quanto individualmente.
Entendo isso, chegou a hora de conhecer as 9 dicas práticas para começar a aplicar hoje mesmo no seu dia a dia.
Confira:
1- Faça primeiro as tarefas de até 2 minutos
Existe um método que vai fazer você mudar a sua rotina e mentalidade sobre o que é ser produtivo…
Esse método é conhecido como “a regra dos dois minutos”.
Funciona assim: todas as tarefas que demoram menos de 2 minutos, você deve realizar imediatamente.
Geralmente, as pessoas acabam deixando para depois as tarefas mais simples do dia, pois não demandam muito esforço…
O problema disso é que você simplesmente esquece da tarefa e perde o prazo de entrega, gerando frustração.
Essa frustração pode comprometer os resultados das tarefas seguintes, como se fosse uma bola de neve…
Por outro lado, quando você conclui uma tarefa de forma rápida e simples, as outras atividades tendem a ser realizadas da mesma forma.
Então, elimine uma tarefa bem simples e não deixe nada para depois!
2- Use o seu Estoque de Energia do Jeito Certo
A primeira coisa que você precisa saber é que todas as pessoas têm um estoque de energia mental…E essa energia é renovada todos os dias quando você dorme para descansar.
Para ser produtivo, é necessário saber a hora de usar essa energia para tomar decisões importantes da melhor maneira...
Tanto as tomadas de decisões, quanto a sua força de vontade para realizar as tarefas demandam bastante dessa energia mental.
Vou te dar um exemplo real de como algumas tomadas de decisão durante o dia podem contribuir para o gasto de energia desnecessário.
O Bruno de Oliveira, CEO do Ecommerce na Prática, não usa apenas blusas pretas à toa… Ele aderiu a esse hábito, pois ele gastava MUITO tempo na hora de escolher a roupa para trabalhar…
Então, ele acabava gastando energia com uma simples tarefa do dia a dia sem necessidade.
Por isso, ele resolveu usar apenas blusas pretas e isso fez com que ele ganhasse tempo na parte da manhã.
Mas calma, isso não significa que você terá que usar blusas pretas todos os dias. Essa foi a forma que ELE encontrou para otimizar o tempo.
A ideia é que você consiga aproveitar o momento certo do seu dia para tomar as decisões certas.
3- Se Organize com Antecedência
Uma dica muito simples e que aumenta muito a produtividade é organizar a rotina com antecedência.
Essa é uma forma de planejar o que vai fazer no dia seguinte ou ao longo da semana, determinando o que é prioridade ou não.
Portanto, entenda quais são as suas prioridades do dia e deixe o máximo de coisas preparadas para você não gastar energia com pequenas decisões.
Por exemplo, você pode deixar organizada a sua roupa para malhar e trabalhar no dia seguinte ou deixar preparada as refeições da próxima semana…
Essa é uma forma de não parar o que está fazendo ao longo do dia e gastar boa parte da sua energia com esse tipo de decisão.
Além, é claro, de organizar horários e dias para tarefas mais complexas de trabalho, entre outras atividades da sua rotina.
Planejamento e organização são as chaves para a produtividade.
Leia: 6 Passos que Não Podem faltar no Planejamento
4- Planeje apenas 30% do seu tempo diário
É bem comum que as pessoas queiram preencher cada minuto do dia com alguma tarefa para se sentir produtivo…
Só que geralmente, outras tarefas vão surgindo ao longo do caminho… E em qual momento você vai encaixá-las na sua rotina, se você já não tem mais tempo para nada extra?
Por isso, a dica é planejar apenas 30% do seu dia para fazer as tarefas principais e o restante fica livre para você fazer outras coisas que vão surgir depois ou até mesmo adiantar algo.
5- Identifique o seu horário de produtividade
Um ponto muito relevante para aumentar a produtividade é identificar em qual momento do dia você é mais produtivo e tem menos interrupções.
Por exemplo, se você é mais produtivo na parte da manhã, faça as tarefas mais importantes e que demandam mais concentração nesse horário.
Mas tem pessoas que são mais produtivas na parte da noite… E não há problema! Se esse for o seu caso, tente organizar as suas tarefas para fazer à noite.
O mais importante é você saber o momento que você tem mais energia para gastar.
6- Evite distrações no Home Office
Uma dica pensando em tempos de home office é entender qual o horário dentro da sua casa é o melhor para ter o foco extremo na tarefa.
Se você tem filho pequeno, pode ser que seja produtivo acordar mais cedo para realizar essas tarefas que demandam muita energia antes do seu filho acordar.
Dessa forma, você não vai se distrair!
Isso vai depender da sua rotina familiar e das suas prioridades também com a sua família… Entendendo quais são essas prioridades, você vai saber qual o melhor horário para evitar distrações.
7- Ser multitarefa não é ser produtivo
Você não precisa ser uma pessoa multitarefa - aquela pessoa que consegue fazer VÁRIAS coisas ao mesmo tempo.
Produzir muito não é o mesmo que ser produtivo, já falamos sobre isso anteriormente, mas vale ressaltar…
Você pode até ser multitarefa, mas provavelmente não está realizando cada uma delas com qualidade e eficiência…
Com isso, vai gastar muita energia e não vai alcançar suas metas diárias, mensais e até anuais… Isso vai depender de quanto tempo você levou a rotina na base do multitarefa.
A partir de hoje isso vai mudar, não é mesmo?
8- Faça atividade em Blocos
Neste caso, você vai pegar o seu dia e dividir o que vai fazer em blocos de tarefas que precisam ser feitas.
Por exemplo: na parte da manhã, você vai responder todos os e-mails e mensagens do whatsapp.
Você pode dividir por blocos de horários (de 13h às 15h vai estudar) ou dividir por período (reuniões na parte da manhã e planejamento na parte da tarde).
Enfim, com base nos seus horários mais produtivos, com menos distrações, é possível criar os blocos de maneira mais efetiva.
9- Desabilite todas as notificações do seu celular
Muitas coisas podem tirar a sua atenção, inclusive, a notificação do seu celular.
Pense agora: quantas vezes ao dia você para o que está fazendo e dá uma olhadinha nas redes sociais? Ou responde um amigo com AQUELA novidade?
Às vezes, é interessante parar um pouco para distrair a mente e não focar apenas no trabalho…
Mas fazer isso MUITAS vezes durante o dia vai te atrapalhar demais a sua produtividade.
Então, para manter o foco e ser produtivo, uma ótima dica é desabilitar as notificações do seu celular e do smartwatch, caso tenha.
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