Identificar quais pontos necessitam de melhorias para aumentar a produtividade de uma equipe de atendimento pode ser um desafio para gestores. 

Se preocupar em oferecer experiências de qualidade para clientes já não é mais uma necessidade, é uma maneira de se diferenciar da concorrência em um mercado competitivo. 

Por isso, manter colaboradores engajados para cuprir metas e atender sem perder a qualidade, são objetivos que devem ser acompanhados diariamente, assegurando os melhores resultados.

Neste artigo, trouxemos 8 dicas que vão auxiliar sua gestão e melhorar a produtividade de sua equipe de atendimento.

1- Invista em um bom software de atendimento 

Utilizar uma boa ferramenta de atendimento ao cliente vai contribuir muito para a qualidade do serviço prestado, além de facilitar o trabalho da equipe.

Esses são alguns processos que se tornam mais eficientes com um software de atendimento:

  • Possibilidade de obter informações relevantes sobre os clientes;
  • Atender diferentes demandas simultaneamente;
  • Padronizar os procedimentos de sua equipe.

Além disso, será mais fácil gerar relatórios para analisar a performance de sua equipe, identificando quais são os pontos fortes e as características que devem ser trabalhadas para ter melhores resultados. 

2- Estabeleça metas desafiadoras

Metas bem estabelecidas podem indicar o caminho certo para alcançar os melhores resultados… Isso se torna uma das principais ferramentas para estimular os integrantes da sua equipe de atendimento a atingir a capacidade máxima de produtividade.

O desafio é conhecer bem o potencial de sua equipe de atendimento e avaliar as métricas mais relevantes para seu negócio, desenvolvendo metas relevantes e alcançáveis. 

Quando estes objetivos mais desafiadores são alcançados, a equipe de atendimento irá reconhecer a melhor direção, mantendo seu padrão de excelência. 

3- Ofereça treinamentos regularmente

Investir em treinamentos é uma excelente maneira de elevar a qualidade da equipe de atendimento da sua empresa, consequentemente, melhorando o serviço de atendimento. 

Crie um calendário com cursos e treinamentos para incentivar a melhoria constante de sua equipe. O mercado e a tecnologia estão evoluindo e, por isso, incentivar a cultura do aprendizado é um importante passo para manter sua equipe atualizada quanto às principais tendências. 

Aproveite a oportunidade de contar com um calendário de treinamentos definido para trabalhar as principais dificuldades que sua equipe tem encontrado. 

É uma forma de eliminar erros e encontrar maneiras para tornar seus processos mais dinâmicos.

4- Reconheça o desempenho da equipe

Reconhecer o desempenho de seus colaboradores quando metas estabelecidas forem alcançadas, é uma medida muito boa e que incentiva a produtividade da equipe (isso serve para qualquer área da empresa).

Prêmios e bônus financeiros também são algumas maneiras mais objetivas de demonstrar o valor do trabalho realizado.

Além de reconhecer o valor de sua equipe, a motivação para obter estas premiações irá aumentar naturalmente a produtividade. O ideal é contar com um plano para tornar esta prática constante, criando diferentes níveis de bonificações de acordo com os resultados alcançados.

Leia também: Gestão de Equipe: 4 dicas para melhorar a performance do seu time

5- Personalize suas automações

A automação de respostas é um recurso que auxilia empresas a otimizarem seus processos e  aumentarem a eficiência de seu atendimento. Ou seja, é uma maneira de colaborar com o aumento de produtividade da equipe de atendimento.

Com a ferramenta, é possível filtrar demandas mais simples (que podem ser atendidas simultaneamente) das demandas mais complexas (que exigem mais tempo e atenção dos atendentes).

As respostas prontas também contribuem com a velocidade do atendimento, pois antes mesmo de uma conversa ser iniciada, é possível descobrir os problemas de um cliente.

6- Não limite sua equipe ao roteiro

O roteiro de atendimento é importante para auxiliar a equipe de atendimento a compreender como agir em diferentes situações. Principalmente, no ínicio, quando há pessoas novas na área. 

Mas isso não quer dizer que a equipe deve ficar 100% apegada ao roteiro. É preciso assegurar que sua equipe tenha autonomia para retomar negociações e garantir vendas em situações que exigem soluções fora do roteiro.  

Não há como prever tudo e a sua equipe precisa estar preparada para situações que não fazem parte da rotina de atendimento. Os clientes notam o empenho de atendentes que buscam oferecer soluções criativas para seus problemas.

Esse diferencial pode causar um impacto positivo. É uma estratégia que aposta na satisfação de seu público e colabora com uma melhor taxa de retenção e a fidelização de clientes.

7- Acompanhe as métricas de sua equipe

Acompanhar as métricas do seu negócio é uma prática essencial para mensurar a produtividade da sua equipe de atendimento.

Não existe uma fórmula explicando quais métricas devem ter mais destaque… Você mesmo precisa entender quais são os indicadores mais relevantes. 

Utilize ao máximo os recursos de softwares de atendimento, mas mantenha seu próprio controle sobre o desempenho da sua empresa.

Além disso, procure deixar claro aos colaboradores quais os dados que serão avaliados. Fazendo isso, você os torna parte ativa do processo e estimula o aumento de produtividade ao definir para todos quais objetivos devem ser alcançados. 

8- Incentive o feedback de colaboradores

O feedback dos seus colaboradores contém informações valiosas sobre como melhorar a qualidade do atendimento e aumentar a produtividade de sua equipe.

A conversa direta com quem está realizando os atendimentos é uma maneira eficiente de entender a real eficiência dos processos estabelecidos. Colhendo essas informações, você consegue buscar soluções para aspectos que ainda precisam de melhorias.

Mas lembre-se: mostre a equipe de atendimento que a colaboração contribuiu com melhorias reais na empresa. 

Se você mostrar isso, com certeza vai fazer com que a equipe sinta-se incentivada em compartilhar mais feedbacks, além de motivar a produtividade por ter feito sugestões que fizeram a diferença.

Pronto para aumentar a produtividade da sua equipe de atendimento?

Esperamos que estas dicas tenham ajudado a criar um plano de ação para tornar sua equipe de atendimento ainda mais produtiva.

Uma recomendação que não poderia ficar de fora deste artigo é: utilize uma ferramenta de atendimento profissional que ofereça integração dos canais de comunicação e centralize as informações de diversos chamados. 

Se você busca por um chat online, callback e telefonia em apenas uma plataforma, conheça a JivoChat.

O JivoChat é uma ferramenta que proporciona a gestores o acesso a recursos pensados para agilizar o atendimento e facilitar a avaliação de métricas com relatórios detalhados. 

Faça agora mesmo o seu plano de ação e aumente a produtividade 

Existe um método japonês chamado 5W2H, que pode te ajudar no processo de melhorar o desempenho da equipe de atendimento. 

O método foi criado para facilitar e agilizar as atividades da empresa e funciona como um Checklist simples e rápido de fazer. 

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