Automação de processos é a aplicação de tecnologia para automatizar tarefas e atividades que costumavam ser realizadas manualmente. Para lojas virtuais, ela pode abranger desde o atendimento ao cliente até a gestão de estoque. Para entender mais sobre o conceito e como colocá-lo em prática, continue lendo!
A automação de processos é um assunto que ganha cada vez mais importância para empresas brasileiras. De acordo com o Índice de Automação do Mercado Brasileiro, houve um crescimento de 11% no setor entre 2017 a 2020, principalmente impulsionados pelos setores de indústria, comércio e serviços.
E isso não é à toa. A automação é importante para empreendedores e seus negócios porque permite economizar tempo, reduzir erros e aumentar a eficiência operacional.
Ao automatizar tarefas rotineiras, os empreendedores podem se concentrar em atividades estratégicas, como o desenvolvimento de produtos, a melhoria da experiência do cliente e a expansão dos negócios.
A automação de processos, portanto, é um recurso poderoso que pode impulsionar a produtividade e o crescimento das lojas virtuais, proporcionando uma vantagem competitiva no mercado cada vez mais acelerado do Ecommerce.
Quer saber mais sobre o assunto? Este artigo está recheado de informações muito relevantes sobre automação de processos. Continue lendo com atenção para absorver tudo!
Índice:
O que é automação de processos?
Automação de processos é a aplicação de tecnologia para automatizar tarefas e atividades que antes eram realizadas de forma manual, ou em menor escala. Essa prática utiliza sistemas e softwares para executar de forma automática as atividades rotineiras, otimizando a operação e permitindo que empreendedores se dediquem a tarefas estratégicas.
No contexto do Ecommerce, a automação de processos desempenha um papel fundamental. Por exemplo, ao automatizar o atendimento ao cliente, é possível utilizar chatbots para responder perguntas frequentes e auxiliar os clientes em suas dúvidas, oferecendo um suporte ágil e eficiente.
Além disso, ela pode ser aplicada na gestão de estoque, atualizando automaticamente a quantidade de produtos disponíveis e facilitando a reposição quando necessário.
Em todo caso, o papel da automação é ajudar o empreendedor e a sua equipe a economizar tempo e minimizar erros operacionais, garantindo uma experiência de compra mais satisfatória para o cliente.
Por que fazer a automação de processos? Conheça vantagens
Existem inúmeras vantagens em adotar essa prática no contexto do Ecommerce. Ao automatizar tarefas e atividades rotineiras, os empreendedores podem impulsionar a eficiência operacional, economizar tempo e recursos, além de melhorar a qualidade dos serviços e produtos oferecidos.
Basicamente, existem 5 vantagens principais da automação de processos. São elas:
1. Aumenta a produtividade;
2. Padroniza a qualidade dos serviços e produtos;
3. Reduz o tempo gasto em atividades operacionais;
4. Diminui erros humanos;
5. Gera relatórios de desempenho mais precisos.
Acompanhe os próximos tópicos para descobrir como a automação pode transformar sua rotina de trabalho e impulsionar o crescimento de sua loja virtual:
1. Aumenta a produtividade
A automação de processos no Ecommerce aumenta a produtividade ao eliminar tarefas manuais e repetitivas.
Por exemplo, a automação do processo de envio de e-mails de marketing pode ser utilizada para enviar automaticamente mensagens personalizadas de boas-vindas, recomendações de produtos ou lembretes de carrinhos abandonados. Isso ajuda a nutrir e engajar os clientes, além de economizar tempo na criação manual de cada e-mail.
Outro exemplo é a automação da geração de relatórios. Com ferramentas apropriadas, é possível automatizar a coleta e análise de dados, gerando relatórios de desempenho mais precisos e em tempo real. Isso fornece insights valiosos sobre vendas, fluxo de caixa, métricas de marketing e outros indicadores importantes para a tomada de decisões estratégicas.
Além disso, a automação também pode ser aplicada na gestão de campanhas de publicidade online, como Google Ads e Facebook Ads, otimizando o processo de criação, segmentação e monitoramento de anúncios.
Enfim, as possibilidades para o aumento da produtividade no contexto da automação são gigantescas. Cabe a você, empreendedor, entender as necessidades da sua empresa e aplicar o conceito onde faz mais sentido.
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2. Padroniza a qualidade dos serviços e produtos
A automação de processos no Ecommerce não apenas impulsiona a produtividade, mas também desempenha um papel crucial na padronização da qualidade dos serviços e produtos oferecidos. Ao automatizar etapas-chave, é possível estabelecer padrões consistentes em todas as atividades.
Um exemplo é a automação do processo de produção ou embalagem de produtos. Utilizando máquinas ou sistemas automatizados, é possível garantir que cada item seja embalado de acordo com as especificações e padrões predefinidos. Isso reduz a margem de erro humana e assegura a uniformidade na qualidade dos produtos entregues aos clientes.
Além disso, a automação pode ser aplicada na padronização do atendimento ao cliente. Com o uso de chatbots ou sistemas de automação de suporte, é possível garantir que os clientes recebam um serviço consistente e de alta qualidade.
Ao buscar padronizar a qualidade dos serviços e produtos por meio da automação, é importante identificar os pontos críticos do seu processo de negócio. Avalie quais etapas são mais suscetíveis a variações ou erros e busque soluções automatizadas para garantir os padrões de qualidade estabelecidos.
3. Reduz o tempo gasto em atividades operacionais
A automação de processos no Ecommerce também é uma estratégia eficaz para reduzir o tempo gasto em atividades operacionais. Ao automatizar tarefas repetitivas, os empreendedores economizam horas preciosas, que podem ser direcionadas para atividades mais estratégicas.
Por exemplo, a automação do processo de atualização de estoque por meio da integração entre a plataforma de vendas e o sistema de gestão permite que as informações sejam sincronizadas automaticamente.
Dessa forma, elimina-se a necessidade de atualizar manualmente cada registro de produto vendido, poupando tempo e minimizando erros. O cenário dos sonhos de todo empreendedor, certo?
Além disso, a automação do envio de e-mails transacionais, como confirmações de pedidos e atualizações de entrega, agiliza a comunicação com os clientes, reduzindo o tempo gasto no acompanhamento manual dessas interações. Até mesmo plataformas como o WhatsApp têm ferramentas de automação de mensagens. Falamos mais sobre isso neste artigo: Como colocar mensagem automática no WhatsApp?
4. Diminui erros humanos
Ao substituir tarefas manuais por sistemas automatizados, há uma diminuição significativa das chances de ocorrência de equívocos, que são naturais em todos os processos que dependem da atenção humana.
Um exemplo claro é a automação do processo de geração de etiquetas de envio. Ao utilizar um sistema automatizado que integra a plataforma de vendas com os serviços de logística, é possível evitar erros de digitação ou troca de informações durante a emissão das etiquetas.
Ao considerar a automação de processos para diminuir erros humanos, identifique as etapas em que a probabilidade de equívocos é maior, ou a que tem mais impacto no produto/serviço final.
Priorize a automatização dessas áreas críticas para garantir a precisão e a qualidade das operações. Lembre-se de que a redução de erros não apenas melhora a experiência do cliente, mas também otimiza a eficiência do seu negócio no Ecommerce.
Leia também: Aprenda como aplicar a matriz BCG e melhore o gerenciamento de produtos da sua empresa
5. Gera relatórios de desempenho mais precisos
Por meio de ferramentas automatizadas, é possível coletar, analisar e interpretar dados de forma mais eficiente, obtendo insights valiosos sobre o desempenho do negócio.
Ao utilizar um sistema de automação de vendas, é possível obter relatórios em tempo real que mostram informações como o volume de vendas, os produtos mais vendidos, as regiões com maior demanda, entre outros dados relevantes.
Essas informações permitem uma análise mais precisa do desempenho das vendas, auxiliando na identificação de tendências, tomada de decisões estratégicas e no direcionamento de esforços para impulsionar o crescimento.
Além disso, a automação também permite a criação de relatórios personalizados, adaptados às necessidades específicas do empreendimento. É possível selecionar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes e configurar relatórios automáticos que são gerados periodicamente.
Leia também: O que é um indicador de desempenho? Conheça 10 exemplos e como usá-los
E as desvantagens?
Embora a automação de processos ofereça muitos benefícios para empreendedores no contexto do Ecommerce, é importante considerar também algumas possíveis desvantagens.
A primeira delas, e talvez a mais importante, é o custo inicial de implementação, que pode ser significativo, especialmente para pequenas empresas com recursos limitados.
Além disso, a dependência excessiva da automação pode levar à perda de flexibilidade e agilidade, tornando mais difícil adaptar-se a mudanças no mercado ou implementar novas estratégias de forma rápida.
É preciso ter consciência de que uma automação mal planejada ou mal executada pode resultar em erros ou falhas que afetam a experiência do cliente. Portanto, é essencial encontrar um equilíbrio entre a automação e a intervenção humana, garantindo que os processos sejam otimizados sem comprometer a qualidade e a personalização dos serviços prestados.
5 tipos de automação de processos
Existem diversos tipos de automação de processos que podem trazer benefícios significativos para o Ecommerce. Aqui estão alguns exemplos:
- RPA (Robotic Process Automation): essa tecnologia permite a automação de tarefas rotineiras e repetitivas por meio de robôs de software. Os processos manuais podem ser executados de forma automática, melhorando a eficiência e eliminando erros humanos;
- Chatbots: são programas desenvolvidos para interagir com os clientes por meio de chats, seja nas redes sociais ou no próprio site da empresa. Essa automação da comunicação proporciona um atendimento personalizado em tempo integral, melhorando a experiência do cliente e agilizando o suporte;
- URA (Unidade de Resposta Audível): amplamente utilizada em call centers, a URA automatiza o atendimento aos clientes por meio de gravações. Com avanços tecnológicos, a URA pode reconhecer palavras-chave na fala do usuário, agilizando a interação e direcionando o atendimento de forma mais eficiente;
- BPM (Business Process Management): é uma solução tecnológica que permite a gestão e automação dos processos de negócio. Com o BPM, é possível definir, executar, analisar e otimizar cada etapa dos processos da empresa, garantindo eficiência e melhorando a produtividade;
- Scripts de automação: trata-se de um conjunto de instruções programadas para executar uma sequência de tarefas de forma automatizada. Os scripts podem ser utilizados em diferentes áreas da computação, como na padronização de processos e na automação de testes de software, otimizando recursos e agilizando projetos.
Esses são apenas alguns exemplos dos tipos de automação de processos disponíveis no contexto do Ecommerce. Cabe aos empreendedores avaliar as necessidades da sua empresa e escolher as soluções que melhor se encaixam em seu negócio, visando aprimorar a eficiência operacional e impulsionar o crescimento.
Como automatizar um processo na sua empresa?
Como você já sabe, automatizar processos em uma empresa pode trazer inúmeros benefícios, desde aumento da produtividade até a melhoria na qualidade dos serviços e produtos oferecidos.
Se você está considerando a automação em sua empresa, aqui estão alguns passos importantes a serem seguidos:
1. Avalie se a sua empresa precisa de automação
O primeiro passo é avaliar cuidadosamente quais processos podem ser automatizados e quais os benefícios esperados. Nem todos os processos precisam ser automatizados, então foque naqueles que trarão maior impacto positivo para o seu negócio.
A principal pergunta que você deve fazer nesse momento é a seguinte: “A minha empresa precisa de automatização?”. Existem alguns sintomas que podem indicar a necessidade de automação.
Por exemplo, ruídos de comunicação podem ser solucionados com a automatização, evitando que etapas do processo se percam pelo caminho.
A falta de padronização nos processos também pode ser um indicativo de que a automação é necessária, pois a falta de regras claras pode levar a falhas e retrabalho. Além disso, a automação dos processos auxilia na identificação dos problemas que afetam a produtividade, permitindo uma análise mais profunda e embasada para tomada de decisões estratégicas.
Em resumo, a avaliação cuidadosa dos sintomas e a identificação dos processos mais impactantes são passos essenciais para determinar se a automação é necessária e quais benefícios podem ser alcançados por meio dessa transformação.
2. Coloque o cliente no foco das decisões
Ao automatizar um processo na sua empresa, é essencial colocar o cliente no centro das decisões. Isso significa compreender as necessidades e expectativas dos clientes e adaptar os processos de acordo com esses requisitos.
Para começar, é importante realizar uma análise detalhada do fluxo de trabalho, identificando os pontos de contato com o cliente ao longo do processo. Em seguida, é possível mapear as interações e identificar oportunidades de melhorar a experiência do cliente por meio da automação.
3. Identifique falhas e pontos de melhoria em sua operação
Ao automatizar um processo na sua empresa, é fundamental identificar as falhas e pontos de melhoria na sua operação atual.
Isso envolve uma análise minuciosa dos processos existentes, buscando identificar gargalos, erros recorrentes, retrabalho ou etapas desnecessárias. Problemas como esses podem realmente minar a produtividade da sua empresa.
Uma abordagem eficiente para identificar essas falhas é realizar uma revisão detalhada dos fluxos de trabalho e envolver os colaboradores responsáveis pela execução dessas atividades. Eles, afinal, possuem um conhecimento prático das rotinas e podem fornecer insights valiosos sobre as áreas que podem ser aprimoradas ou automatizadas.
Ao identificar as falhas e pontos de melhoria, é possível direcionar a automação para áreas específicas que tragam maior impacto positivo. A automação não deve ser vista apenas como uma forma de eliminar tarefas, mas sim como uma oportunidade de otimizar e aperfeiçoar a operação como um todo, tornando-a mais eficiente, ágil e livre de erros.
4. Escolha boas ferramentas de automação
Quando se trata de automatizar processos no contexto do Ecommerce, existem diversas ferramentas disponíveis que podem auxiliar nessa tarefa. Vamos apresentar alguns exemplos de ferramentas de automação que são amplamente utilizadas no setor:
- Plataformas de Ecommerce: existem várias plataformas de Ecommerce, como a Nuvemshop, por exemplo. Essas plataformas permitem automatizar tarefas como gestão de estoque, processamento de pagamentos, envio de e-mails de confirmação de pedidos e atualização de informações do produto. Elas são projetadas especificamente para atender às necessidades do Ecommerce e oferecem opções de personalização para adaptar-se às peculiaridades de cada negócio;
- Ferramentas de automação de marketing: no Ecommerce, é essencial ter estratégias eficientes de marketing. Existem ferramentas como Mailchimp ou o HubSpot, que permitem automatizar campanhas de e-mail marketing, segmentar clientes com base em comportamentos de compra, enviar recomendações personalizadas e acompanhar o desempenho das campanhas e mais;
- Sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM): os CRMs, como o Salesforce ou o Pipedrive, oferecem recursos de automação que permitem gerenciar e rastrear as interações com os clientes. Com eles, é possível automatizar tarefas como registro de contatos, acompanhamento e qualificação de leads, envio de lembretes de acompanhamento e análise do histórico de interações. Essas ferramentas ajudam a aprimorar o atendimento ao cliente e a otimizar o processo de vendas.
5. Crie um cronograma
Criar um cronograma bem estruturado é essencial para o sucesso da automação de processos em uma empresa. É necessário identificar as tarefas e atividades relacionadas à automação, estimar o tempo necessário para cada uma delas e determinar as dependências entre as tarefas.
Em seguida, as tarefas devem ser distribuídas ao longo do tempo, definindo datas de início e término para cada uma. É importante estabelecer marcos e revisões para acompanhar o progresso do projeto e realizar ajustes, se necessário.
Além disso, é fundamental comunicar o cronograma a todas as partes envolvidas e monitorar e atualizar regularmente o cronograma para garantir que o projeto esteja dentro do prazo. Ao criar um cronograma sólido, a empresa estará melhor preparada para implementar a automação de processos de forma eficiente e alcançar os objetivos desejados.
6. Treine os colaboradores
O treinamento dos colaboradores é uma etapa fundamental no processo de automação de uma empresa. Afinal, apesar de a automação de processos trazer eficiência e agilidade, é necessário garantir que os membros da equipe estejam preparados para lidar com as mudanças.
O treinamento deve abranger tanto o conhecimento sobre as ferramentas de automação utilizadas quanto a compreensão dos novos fluxos de trabalho. É importante fornecer orientações claras sobre como as tarefas serão realizadas de forma automatizada, bem como sobre as novas responsabilidades e a interação com as ferramentas e sistemas.
Além disso, é recomendado incentivar a participação ativa dos colaboradores no processo de automação, criando um ambiente propício para compartilhar dúvidas, sugestões e experiências.
7. Acompanhe os resultados e faça ajustes
Acompanhar os resultados e fazer ajustes são etapas essenciais na automação de processos. É importante estabelecer indicadores-chave de desempenho e monitorar o impacto da automação, como tempo de execução, redução de erros e aumento da produtividade.
Com base nos dados coletados, é possível identificar pontos de melhoria, realizar ajustes nos processos automatizados e incorporar feedback da equipe. Esse acompanhamento contínuo garante a eficiência operacional e impulsiona a excelência dos resultados alcançados pela automação.
Impulsione seu negócio com o conhecimento
A automação de processos no contexto do Ecommerce apresenta inúmeras vantagens e benefícios para os empreendedores, impulsionando a produtividade, a qualidade dos serviços e a eficiência operacional.
Ao adotar essa prática, é possível otimizar tarefas rotineiras, reduzir erros humanos, padronizar a qualidade dos produtos e serviços, além de obter relatórios de desempenho mais precisos.
No entanto, para obter o máximo proveito da automação, é fundamental buscar conhecimento e estar atualizado sobre as melhores práticas e as ferramentas disponíveis no mercado.
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Perguntas Frequentes
O que é automação de processos?
Automação de processos é a aplicação de tecnologia e sistemas para automatizar tarefas repetitivas, visando aumentar a eficiência, reduzir erros e liberar recursos para atividades mais estratégicas.
Por que fazer a automação de processos?
A automação de processos é feita para melhorar a produtividade, otimizar o tempo gasto em atividades operacionais, reduzir erros humanos, padronizar a qualidade dos produtos e serviços, além de fornecer relatórios de desempenho mais precisos.
Como automatizar um processo na sua empresa?
Para automatizar um processo na sua empresa, é importante avaliar quais processos podem ser automatizados, identificar pontos de melhoria, escolher ferramentas adequadas, criar um cronograma, treinar colaboradores e acompanhar os resultados para fazer ajustes necessários.
Quais os tipos de automação de processo?
Existem diversos tipos de automação de processo, como RPA (automatização de processos por robôs), chatbots, URA (unidade de resposta audível), BPM (gestão de processos de negócio) e scripts, cada um com aplicações específicas em diferentes áreas da empresa.
