Como aumentar a produtividade no trabalho? 10 dicas para sua empresa

Para aumentar a produtividade no trabalho, foque em planejar suas tarefas diárias, priorizando as mais importantes. Utilize ferramentas de gestão de tempo, como o método Pomodoro, e evite distrações. Leia nosso artigo para transformar a sua rotina!

Se você empreende, é muito provável que sua rotina seja bem corrida, cheia de tarefas e decisões importantes. No entanto, nem sempre ser produtivo é o mesmo que estar ocupado. Você sabe por quê? 

Quando você está apenas ocupado, faz várias tarefas aleatórias ao longo do dia sem planejamento e foco. No final, os resultados não são exatamente os que você esperava. Esse sentimento te soa familiar? 

Se sim, esse artigo vai te ajudar bastante… 

Selecionei 10 dicas para aumentar a produtividade no trabalho e vou te mostrar os indicadores para medi-la. Também vou falar sobre algumas ferramentas que podem te ajudar nessa jornada.

Todo mundo tem 24 horas no dia e, neste artigo, vou te ajudar a tirar o máximo proveito das suas! 😉

O que é produtividade no trabalho? 

Ter produtividade no trabalho significa alcançar resultados eficazes e eficientes em menos tempo, fazendo o melhor uso dos recursos que você já tem. É sobre realizar tarefas com qualidade e em prazos menores, sem desperdiçar tempo ou energia.

Isso envolve várias práticas e hábitos específico, como por exemplo: 

• Planejar o dia com antecedência;
• Utilizar ferramentas de gestão de tempo;
• Fazer o melhor para evitar distrações.

Dentro do contexto de uma empresa – não importa o porte dela – a produtividade também ajuda a economizar recursos e tornar a operação mais eficiente. Tudo isso se reflete na satisfação do cliente. 

Vale lembrar, no entanto, que ninguém aqui é uma máquina. Você, assim como eu, é um ser humano – e isso vem com uma boa dose de limitações. 

Para ser realmente produtivo temos que respeitar esses limites. A ideia aqui é usar o máximo do seu foco para atividades que realmente importam. 

Vamos continuar?

Por que a produtividade no trabalho é importante? 

A produtividade é sinônimo de eficiência. E, no trabalho, ser eficiente significa entregar demandas melhores, com menos recursos. Com isso, ser produtivo facilita o alcance de metas e resultados.

Antes de partirmos para as dicas para aumentar a produtividade no trabalho, queria ter certeza de que você entende o porquê deste ser um assunto tão importante. 

Empresas estão sempre em busca de alternativas para se tornarem mais eficientes, atenderem melhor os seus clientes e saírem à frente da concorrência. E muitas vezes, isso começa de dentro para fora – ou seja, começa com a produtividade. 

Veja agora algumas vantagens de ser produtivo no trabalho: 

Reduzir custos

Quando somos produtivos, conseguimos fazer mais com menos. Isso significa menos desperdício de recursos, sejam eles tempo, dinheiro ou materiais. 

Por exemplo, imagine que sua equipe consegue concluir um projeto em metade do tempo previsto inicialmente. Isso não só libera tempo para outros projetos, mas também reduz os custos operacionais, como horas extras e uso de equipamentos.

Vamos considerar uma loja de Ecommerce. Se os processos de atendimento ao cliente são otimizados, a empresa pode atender mais pedidos sem contratar novos funcionários ou investir em mais infraestrutura. 

Esse aumento de eficiência se traduz em economia direta, que pode ser reinvestida em outras áreas do negócio, como marketing ou desenvolvimento de novos produtos.

Além disso, uma equipe produtiva tende a cometer menos erros, o que também reduz custos com retrabalho e correções. 

Lucrar mais 

Podemos dizer que aumentar a produtividade é como um ciclo virtuoso: menos custos, mais eficiência, melhor qualidade e, consequentemente, maiores lucros. E é esse foco em eficiência e otimização que pode transformar um negócio, tornando-o mais competitivo e rentável no mercado.

Muitas empresas têm produtos incríveis e com alta demanda, mas perdem oportunidades de venda pois pecam na produtividade em suas operações. Como empreendedor, esse é um erro que pode decidir a trajetória da sua empresa.

Deixar o cliente mais satisfeito

É difícil exagerar a importância que o cliente tem dentro da operação de qualquer empresa. De uma ponta à outra do negócio, o cliente é o protagonista de todas as decisões. 

E quando somos produtivos, é possível oferecer um serviço superior, seja na área de produto, atendimento ou qualquer outro segmento do negócio. 

Com uma operação produtiva, você tem mais recursos e tempo para investir em melhorias contínuas. Pode ser um atendimento ao cliente mais personalizado, uma entrega mais rápida ou até mesmo o desenvolvimento de novos produtos. 

Como aumentar a produtividade? 10 cuidados para aplicar na sua rotina 

Agora que você já sabe o que é produtividade no trabalho, é hora de entendermos como isso funciona na prática. Essas são dicas que você vai achar úteis, independentemente do segmento da sua empresa. 

Veja! 

1. Faça um planejamento diário

Ter um planejamento diário nada mais é do que organizar suas tarefas e atividades de cada dia de forma objetiva. O mais indicado é que você liste suas tarefas mais importantes no dia anterior; assim, você começa o dia com as prioridades bem estabelecidas. 

Por exemplo, como empreendedor, seu planejamento diário pode incluir:

• Verificar e responder e-mails de clientes e fornecedores, garantindo que você não perca nenhuma comunicação importante;

• Atualizar o estoque e verificar se os produtos mais vendidos estão disponíveis. Faça pedidos de reposição se necessário;

• Analisar métricas de vendas e os resultados do dia anterior para entender o que está funcionando e o que precisa ser ajustado;

• Agendar publicações para manter o engajamento dos seus seguidores nas redes sociais mais importantes do seu negócio;

• Definir promoções e estratégias que serão implementadas nos próximos dias.

Quando você faz um planejamento diário, consegue ter uma visão clara do que precisa ser feito e evita a sensação de estar sempre “apagando incêndios”, sabe? Isso não só melhora sua produtividade, mas também reduz o estresse e aumenta sua eficiência.

Experimente fazer isso todos os dias e veja como sua rotina se torna mais organizada e produtiva! A chave é manter a consistência e sempre ajustar seu planejamento conforme necessário.

2. Gerencie bem o seu tempo

Gerenciar o tempo de trabalho é uma das chaves para ser mais produtivo no trabalho. 

Muitas vezes, gastamos muito tempo em tarefas simples, simplesmente porque temos distrações demais. Aqui, a ideia é priorizar atividades que realmente importam!

E essas distrações podem, inclusive, estar relacionadas com o gerenciamento do negócio. Por exemplo, quem nunca cometeu o erro de checar demais a caixa de entrada do e-mail, ou se perder respondendo mensagens no WhatsApp? 

Uma solução simples é criar blocos de tarefas, ou seja, estabelecer horários fixos para determinadas ações. Isso reduz interrupções e mantém o fluxo de trabalho rodando. 

O mais importante é que você reserve períodos específicos no seu dia para se concentrar em tarefas estratégicas, como planejamento e análise de métricas, por exemplo. 

Para que as coisas não fiquem abstratas demais, vou deixar aqui um exemplo de rotina que pode funcionar: 

Obviamente, nenhum dia vai ser igual ao outro – principalmente quando você empreende. No entanto, essa é uma boa estrutura que você pode personalizar de acordo com as necessidades da sua empresa no momento. 

O importante é ter uma estrutura bem pensada, mesmo que ela sofra com alterações no caminho. 

3. Foque em uma atividade por vez

Muita gente confunde ser multitarefa, com ser produtivo. Na prática, os dois conceitos são bem diferentes. 

O que acontece é que, quando tentamos fazer várias coisas ao mesmo tempo, nossa atenção se divide, e a qualidade do trabalho cai. Em vez disso, concentrar-se em uma única tarefa permite que você faça o trabalho com mais eficiência e precisão.

Por exemplo, imagine que você está gerenciando sua loja de roupas e precisa responder uma reclamação de um cliente, decidir qual tecido comprar com o fornecedor e determinar as cores da sua nova coleção. 

Se você tentar fazer todas essas atividades ao mesmo tempo, mais cedo ou mais tarde, vai acabar cometendo erros. Qual dessas variáveis você decidiria arriscar? Aposto que nenhuma delas, certo? 

Além de tudo isso, focar em uma coisa de cada vez reduz o estresse e a sensação de sobrecarga. Você vai se sentir mais realizado ao concluir tarefas com qualidade, e isso aumenta a motivação para seguir adiante. Um passo atrás do outro! 

4. Saiba delegar 

Eu sei que delegar tarefas pode ser difícil. Muitos empreendedores sentem que precisam fazer tudo sozinhos para garantir que o trabalho seja bem feito. 

Mas, querendo ou não, aprender a delegar é uma das melhores maneiras de aumentar sua produtividade.

Mas antes de continuarmos, vamos deixar claro uma coisa: delegar não significa apenas passar tarefas para os outros. Esse é um processo no qual você usa as habilidades mais estratégicas de quem trabalha com você, em prol da empresa. 

Quando você delega, está liberando seu tempo para se concentrar nas áreas mais importantes do seu negócio, aquelas que realmente demandam sua expertise.

Entendo que no começo pode ser difícil soltar o controle, mas comece com pequenas tarefas e aumente gradualmente à medida que se sentir mais confortável. 

Lembre-se, seu papel como empreendedor é liderar e desenvolver o negócio. Confiar na sua equipe é parte fundamental desse processo.

5. Evite distrações

Dentro e fora do ambiente de trabalho, somos constantemente bombardeados por interrupções que podem diminuir nosso foco e eficiência. 

Algumas distrações comuns incluem notificações de redes sociais, e-mails, mensagens no WhatsApp, e até mesmo interrupções de colegas ou familiares. 

Esses pequenos desvios de atenção podem parecer inofensivos, mas ao longo do dia, acumulam-se e consomem uma quantidade significativa de tempo e energia.

Aqui estão algumas dicas práticas para evitar essas distrações:

• Desligue as notificações do celular e do computador durante os períodos de trabalho focado. Isso inclui redes sociais, aplicativos de mensagens e e-mails. Defina horários específicos para verificar essas plataformas;

• Se possível, tenha um local específico para trabalhar que seja livre de distrações. Informe seus colegas ou familiares sobre seus horários de trabalho para minimizar interrupções;

• Existem várias ferramentas e aplicativos que podem ajudá-lo a bloquear sites e aplicativos que distraem durante o horário de trabalho. AppBlock e UnDistracted são duas delas. 

6. Automatize processos, sempre que possível 

Lembra sobre como falamos em delegar? Bom, nem sempre você precisa delegar uma tarefa para outra pessoa. Com as ferramentas que temos hoje, você pode delegar à tecnologia!

Quando você automatiza processos, reduz a chance de erros humanos e garante que as tarefas sejam realizadas de forma consistente.

Tenho certeza de que você já tem em mente algumas tarefas que gostaria de automatizar, mas aqui estão alguns exemplos:

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• Gestão de e-mails e marketing: utilize ferramentas como Mailchimp ou RD Station para criar campanhas de e-mail marketing automatizadas. Isso inclui o envio de newsletters, promoções e e-mails de follow-up com base no comportamento do cliente;

• Gestão de redes sociais:  ferramentas como Mlabs e Etus ajudam a programar posts nas redes sociais, garantindo uma presença constante sem a necessidade de postar manualmente todos os dias;

• Atendimento ao cliente: chatbots, como os oferecidos pelo JivoChat, por exemplo, podem automatizar o atendimento inicial ao cliente, respondendo perguntas frequentes e direcionando as questões mais complexas para um atendente humano;

• Análise de dados: utilize Google Analytics ou Hotjar para coletar e analisar dados de desempenho do seu site. Esses insights ajudam a tomar decisões informadas sem precisar gastar horas em análise manual.

7. Organize seu ambiente de trabalho 

Um espaço limpo e arrumado não só facilita encontrar o que você precisa, mas também cria um ambiente mental mais claro e focado. Quando seu espaço está desorganizado, há grandes chances de você perder tempo procurando itens e se sentir mais estressado. 

Para começar a organizar o seu ambiente de trabalho, primeiro, livre-se de papéis, objetos e equipamentos que você não usa. E, para o que sobrar, utilize pastas e caixas organizadoras. Sobretudo se estamos lidando com documentos importantes! 

Etiquete tudo para encontrar rapidamente o que precisa.

Deixe na sua mesa, seu espaço mais cotidiano de trabalho, apenas os itens que você usa diariamente. Tudo o que não é essencial deve ser guardado em gavetas ou prateleiras.

E, depois que estiver concluída essa etapa, o desafio é manter as coisas assim. Reserve um tempo semanal para limpar e organizar seu espaço. 

Tudo isso pode parecer muito simples, mas tem um impacto enorme na sua produtividade e bem-estar, acredite.

8. Cuidado com o perfeccionismo

Perfeccionismo é o “defeito” que muitos gostam de ter, mas ele pode realmente atrapalhar quem quer uma rotina produtiva. Isso porque tentar fazer tudo perfeitamente vira um grande tudo ou nada; e isso leva à uma paralisia. 

Começando com passos pequenos, defina prazos claros para suas tarefas e comprometa-se a cumpri-los. Isso te ajuda a se desprender dos pequenos detalhes e garante que o trabalho avance.

Aceite que o "bom" é suficiente; nem tudo precisa ser perfeito. Às vezes, entregar um trabalho bem feito e dentro do prazo é mais importante do que ajustar cada pequeno detalhe.

Nesse processo, dividir tarefas grandes em partes menores pode ajudar. Grandes projetos podem parecer esmagadores, o que alimenta o medo de não ser bom o suficiente. 

Além de tudo isso, valorize o progresso que você faz diariamente. Cada pequena melhoria é um passo em direção aos seus objetivos, mesmo que o resultado final não seja perfeito.

9. Faça pausas regulares

Trabalhar sem parar pode até parecer uma boa ideia à primeira vista, mas a verdade é que isso leva ao esgotamento e reduz a eficiência. As pausas curtas, por outro lado, ajudam a recarregar as energias e a manter o foco ao longo do dia. 

Experimente usar a técnica Pomodoro: trabalhe por 25 minutos e, em seguida, faça uma pausa de 5 minutos. Após quatro ciclos, tire uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. 

Essas pequenas interrupções ajudam a clarear a mente, reduzir o estresse e aumentar a criatividade. Lembre-se, descansar também faz parte do processo produtivo!

10.Cuide da sua saúde

Cuidar da sua saúde é fundamental para ser produtivo a longo prazo. Isso inclui uma alimentação equilibrada, exercício físico e sono de qualidade. 

Comer alimentos nutritivos mantém seu nível de energia estável ao longo do dia, enquanto exercícios físicos regulares melhoram o humor e a concentração. Seu corpo é uma máquina poderosa, mas que precisa de cuidados regulares para continuar funcionando!

Um corpo saudável sustenta uma mente produtiva, e essa combinação é essencial para o sucesso no seu negócio!

Os 5 principais indicadores de produtividade no trabalho

Assim como outros elementos da sua empresa, a produtividade é algo que pode ser medido. Para te ajudar a fazer isso, vou te mostrar alguns dos principais indicadores de produtividade: 

1. Taxa de conclusão de tarefas

A taxa de conclusão de tarefas mede o quanto você consegue finalizar em relação ao que planejou. Esse índice é fundamental para entender sua capacidade de cumprir com suas tarefas diárias. 

Por exemplo, se você planeja 10 tarefas em um dia e completa 8, sua taxa de conclusão é de 80%. Manter uma alta taxa de conclusão significa que você está conseguindo gerenciar bem seu tempo e suas prioridades, o que é essencial para a produtividade.

2. Tempo médio de conclusão de tarefas

O tempo médio de conclusão de tarefas indica quanto tempo, em média, você leva para finalizar uma tarefa. Esse índice ajuda a identificar se você está gastando muito tempo em atividades que poderiam ser feitas mais rapidamente. 

Se uma tarefa normalmente leva 30 minutos, mas você está gastando 1 hora, é um sinal de que pode haver distrações, falta de eficiência ou um erro no cálculo de complexidade da tarefa. 

No longo prazo, calcular o tempo médio de forma errada pode limitar sua empresa e criar um ambiente de alta pressão; o que não é nada bom para a produtividade.

3. Taxa de erros

A taxa de erros mede a quantidade de erros cometidos em relação ao número de tarefas realizadas. 

Erros são comuns, afinal, somos todos humanos, mas uma alta taxa de erros pode indicar uma série de problemas, como: 

• Falta de atenção aos detalhes;
• Excesso de tarefas;
• Falta de experiência da equipe;
• Baixo conhecimento sobre os processos.

Muitos erros também podem afetar diretamente a sua capacidade de oferecer um bom serviço para seus clientes. E ninguém quer que isso aconteça, certo? 

Automatizar determinadas tarefas pode trazer esse indicador para baixo, mas é preciso acompanhá-lo de perto e buscar alternativas para diminuir o impacto que os erros podem ter.

4. Adesão a prazos

A adesão a prazos é fundamental para a credibilidade e sucesso de qualquer negócio. Ela mede a capacidade de cumprir os prazos estabelecidos para suas tarefas. 

Para melhorar a adesão a prazos, o primeiro passo – e o mais importante – é ser realista. Considere com cuidado os recursos e o tempo necessário para cada tarefa. 

Use ferramentas de gerenciamento de projetos como Monday ou Microsoft Project para acompanhar o progresso e ajustar os prazos conforme necessário. 

Se a equipe está sempre atrasada, pode ser um sinal de que os prazos precisam ser ajustados ou que a carga de trabalho está desbalanceada. Pense nisso!

5. Índice de retrabalho

O índice de retrabalho mede a quantidade de trabalho que precisa ser refeita devido a erros ou falhas. Retrabalho consome tempo e recursos que poderiam ser dedicados a novas tarefas. 

O caminho para diminuir esse índice é criar processos claros e padronizados para todas as tarefas. Também realize revisões regulares e feedbacks para identificar e corrigir problemas antes que se tornem grandes. 

Por fim, use ferramentas de colaboração como Google Workspace ou Slack para melhorar a comunicação e garantir que todos estejam na mesma página. 

Ferramentas para aumentar a produtividade no trabalho

Além das dicas para aumentar a produtividade no trabalho, quero deixar você com algumas sugestões de ferramentas. Elas são, de verdade, o braço direito de qualquer empreendedor.

Veja a lista: 

ERP 

Um ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema integrado de gestão empresarial que unifica e automatiza processos de diversas áreas de uma empresa, como finanças, recursos humanos, produção, vendas e compras. 

Ele centraliza informações em uma única plataforma, facilitando a troca de dados entre departamentos e proporcionando uma visão abrangente e em tempo real do negócio. 

ERPs são essenciais para empresas que buscam eficiência operacional, redução de custos e melhoria na tomada de decisões. Para usá-lo, é necessário mapear os processos internos, customizar o sistema conforme as necessidades da empresa e treinar a equipe para maximizar seus benefícios.

💡Leia também: ERP e CRM: quais as diferenças e como escolher o melhor para a sua empresa? 

Asana

Asana é uma ferramenta de gestão de projetos e tarefas que ajuda equipes a organizar, acompanhar e gerenciar seu trabalho. Com Asana, você pode criar projetos, dividir em tarefas, atribuir responsabilidades, definir prazos e acompanhar o progresso. 

Ele oferece recursos como quadros Kanban, listas de tarefas, cronogramas e relatórios de progresso, facilitando a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe. 

Trello

Trello também é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em quadros Kanban, que permite organizar tarefas em cartões e listas de forma visual e intuitiva. 

Cada cartão representa uma tarefa e pode ser movido entre listas que representam diferentes etapas do fluxo de trabalho, como "A Fazer", "Em Progresso" e "Concluído". 

Essa é uma ferramenta altamente personalizável e permite adicionar descrições, comentários, anexos, datas de vencimento e etiquetas aos cartões. É ideal para equipes que buscam simplicidade e flexibilidade na gestão de projetos.

Google Tarefas

Google Tarefas é uma ferramenta simples e eficiente para gerenciamento de listas de tarefas e afazeres. Integrada ao Google Agenda e ao Gmail, permite criar, organizar e acompanhar suas tarefas de forma prática. 

Você pode adicionar subtarefas, definir prazos e adicionar notas a cada tarefa, garantindo que você nunca perca um compromisso importante. Ela é ideal para usuários que já utilizam o ecossistema Google e desejam uma solução integrada.

Planilhas Google

Planilhas Google é uma ferramenta de criação e edição de planilhas online, parte do Google Workspace. Semelhante ao Microsoft Excel, permite criar, editar e compartilhar planilhas em tempo real com outros usuários. 

Você pode usar fórmulas, gráficos e tabelas dinâmicas para analisar dados e colaborar com sua equipe de forma eficiente. 

Planilhas Google é ideal para qualquer tipo de projeto que envolva dados numéricos e necessita de colaboração, desde o acompanhamento de despesas até a gestão de projetos complexos. 

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