Saber como responder mensagem no Instagram é indispensável para qualquer empreendedor. Se você tem dúvidas de como fazer isso da maneira certa, fique atento a este artigo… vamos explicar tudo sobre o assunto!
O Instagram é repleto de espaços para a interação dos usuários, como Direct, Stories, Feed e Reels.
Cada uma dessas ferramentas conta com uma área específica para que as pessoas deixem seus comentários ou mensagens sobre as mais variadas questões.
No caso dos negócios que vendem pelo Instagram, ou utilizam a plataforma unicamente como canal de comunicação, ter atenção redobrada às mensagens dos seguidores é extremamente importante.
Afinal, o foco de toda empresa é agradar seus clientes, certo?
E uma das maneiras mais básicas e eficientes de fazer isso é entendendo como responder mensagem no Instagram.
Acompanhe os próximos tópicos para entender tudo sobre o tema!
Índice:
Por que responder mensagem no Instagram é importante?
Por que responder mensagem no Instagram é importante?
Responder mensagem no Instagram é importante para que a sua empresa crie um bom relacionamento com a audiência, ou seja, com os seus clientes ou potenciais clientes.
É preciso ler com atenção a mensagem recebida, pensar em uma solução para a questão abordada e estruturar um texto de resposta satisfatório.
Os consumidores estão cada vez mais exigentes, deixando claro que um atendimento bem-feito é crucial para decidirem se vão ou não comprar na sua loja.
E isso independe de você vender pelo Instagram ou utilizar a rede social apenas como canal de comunicação com os seguidores…
Responder as mensagens enviadas pelas pessoas é uma forma de mostrar que você se importa com as necessidades delas e, principalmente, está disponível para atendê-las.
Quando isso não acontece, corre-se o risco de o seu negócio passar uma imagem de descuido ou desatenção com os consumidores… e as consequências disso não são nada agradáveis.
Quais as consequências de deixar o cliente sem resposta?
Ao ficar sem resposta, o cliente parte em busca de outra empresa que possa oferecer os produtos ou serviços que ele precisa por meio de um atendimento de melhor qualidade.
Isso é um fator preocupante para os lojistas porque atrapalha diretamente a fidelização de clientes e, ao mesmo tempo, também a conquista de novos consumidores.
Assim, como manter um negócio minimamente sustentável se os clientes não estão permanecendo ou chegando?
O cenário pode ser desastroso.
A melhor maneira de evitá-lo é entender a necessidade de responder as mensagens e, principalmente, saber como fazer isso da maneira correta.
Isto é, focando na dor do cliente e na melhor solução para resolvê-la. Tudo isso o mais rápido possível.
Vamos explicar essa questão em mais detalhes a seguir… Continue a leitura! 😉
Como responder mensagem no Instagram?
Neste ponto do artigo, já entendemos que dar um retorno satisfatório e em um prazo aceitável são fatores indispensáveis para um bom atendimento, certo?
O foco agora precisa ser no processo para que tudo isso seja feito.
Não nos referimos a técnicas e dicas de atendimento – isso nós veremos mais adiante neste artigo – mas ao passo a passo de como responder mensagem no Instagram, seja ela enviada pelo Direct, Feed ou Stories.
Veja:
Como responder mensagem no Instagram no Direct
O Instagram Direct é uma das principais ferramentas utilizadas pelos seguidores na hora de entrar em contato com o perfil de uma empresa.
Por lá, as pessoas podem enviar mensagens de texto, voz, além de conseguirem enviar fotos e vídeos, adicionar emojis e gifs.
O processo para responder mensagem enviadas por Direct é sem simples:
- Abra o Instagram;
- Clique no ícone do messenger, que fica no canto superior direito da tela;
- Localize e selecione a mensagem que deseja responder;
- Digite o texto de resposta.
O mesmo caminho vale na hora de saber como responder mensagem específica no Instagram.
Basta selecionar a mensagem que deseja ou buscar por ela na barra de pesquisa.
Além disso, também existe a possibilidade de pressionar a mensagem desejada para ter acesso às opções: excluir, silenciar mensagens e silenciar ligações...
Como o foco é atendimento ao cliente, sugerimos que não ignore as mensagens com silenciamento e exclua apenas as que já foram resolvidas e não precisam ficar arquivadas de alguma maneira.
Como responder mensagem no Instagram no Feed
As mensagens enviadas no Feed do Instagram são feitas nas publicações.
Isto é, a sua empresa publicou uma ou mais fotos ou vídeos e, no campo dos comentários, o seguidor deixou sua mensagem.
Lembrando que os vídeos do Reels também entram para o Feed.
Muitos lojistas acham que os comentários não precisam ser respondidos… não caia nesse erro.
A mensagem enviada no Feed no Instagram precisa ser solucionada, afinal, todos que chegam ao seu perfil podem lê-la e ver como sua empresa respondeu.
Caso não haja nenhuma questão, de fato, a ser resolvida, curta o comentário ou interaja de alguma forma.
Isso é essencial para aumentar o engajamento dentro da plataforma.
O passo a passo de como responder mensagem no Instagram no Feed é fácil:
- Abra o Instagram;
- Encontre a publicação em que o comentário foi feito;
- Clique em Responder e digite o texto;
- Você também pode adicionar emojis à resposta e curtir o comentário do seguidor.
↪️ Leia também: Tamanho de post no Instagram: qual é o ideal? [+ dicas]
Como responder mensagem no Instagram Stories
Outro espaço do Instagram muito utilizado pelos seguidores na hora de enviar mensagens é o dos Stories.
Por lá, eles podem curtir o conteúdo, reagir com emojis e avatares, adicionar gifs e enviar mensagens de texto.
O processo de como responder mensagem no Stories não é nada complicado:
- Abra o Instagram;
- Selecione o perfil que você deseja visualizar os Stories;
- Clique na imagem do perfil - que, se tiver Stories novos, aparecerá com uma círculo colorido nos tons da rede social em volta;
- Veja o conteúdo do Storie e clique em responder para digitar e enviar o texto.
↪️ Aproveite para ler: Perguntas para enquetes para Instagram [30 ideias prontas]
Como responder a uma mensagem no Instagram Reels
Você também pode responder a uma mensagem no Instagram Reels. Veja como:
- Abra um vídeo no Reels;
- Toque no ícone de “Comentários”, no menu direito;
- Clique em “Responder”;
- Escreva a sua resposta;
- Clique na seta azul para enviar o conteúdo.
Dicas de como responder mensagem no Instagram
Depois de conferir todas as formas de dar um retorno para as mensagens enviadas no perfil da sua empresa no Instagram, que tal conferir algumas dicas para aprimorar o seu atendimento por lá?
Existem algumas boas práticas que você já deve conhecer, como não ser ríspido ou demorar demais para responder aos clientes…
Mas certamente a lista que vamos trazer a seguir vai agregar ainda mais ao atendimento da sua empresa pelo Instagram.
Confira:
1. Seja sempre educado
Nada mais constrangedor para um cliente do que ser destratado durante o contato com uma empresa.
Quem tem um negócio na internet sabe o quanto isso é determinante para que as ele desista de comprar ou, em um cenário pior, fale negativamente da empresa para amigos e familiares.
Evite isso a todo custo… seja sempre educado nas respostas que der no Instagram ou em qualquer outro canal.
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Os seguidores que entrarem em contato precisam se sentir acolhidos e respeitados.
Isso não fará só com que eles comprem seus produtos ou serviços, mas também ajuda a transformá-los em verdadeiros fãs da sua marca.
2. Chame o cliente pelo nome
Pode parecer algo um pouco bobo, mas faz toda diferença chamar os clientes pelos seus respectivos nomes, sabia?
Eles se sentem no foco do atendimento e, de certa forma, mais próximos da empresa quando isso acontece.
Se por acaso passar pela sua cabeça chamar o cliente por algum termo carinhoso, como “querido”, “amigo” ou qualquer outro, não faça isso.
Esse tipo de tratamento pode deixar a pessoa desconfortável – com toda razão –, já que um desconhecido está se referindo a ela com um tom de intimidade que não existe.
Chame-a pelo nome e seja educado. Este já é um bom começo sobre como responder mensagem no Instagram.
3. Foque na necessidade do cliente
Se a pessoa está entrando em contato é porque existe alguma questão a ser resolvida, certo? Mantenha o seu foco na necessidade do cliente, seja ela qual for.
Devolução ou troca de um produto, dúvida sobre formas de pagamento, meios de entrega… não importa.
Leia ou escute a mensagem enviada atentamente, pense na melhor solução e escreva a resposta com calma.
Uma boa dica também é revisar o texto no final, a fim de evitar que erros de português ou digitação atrapalhem a compreensão da mensagem.
4. Seja ágil para responder
Falamos sobre a necessidade de você escrever com calma a resposta para a mensagem enviada no Instagram, não foi?
É importante pensar mesmo antes de passar esse retorno… mas sem demorar muito.
Um dos pontos que tornam os consumidores modernos mais exigentes é a agilidade para receber quaisquer informações sobre suas dúvidas.
Por isso, busque manter um equilíbrio entre o tempo gasto para entender a dúvida do cliente e para, de fato, respondê-la.
Quem compra online tem pressa e deixar os consumidores esperando por muito tempo pode te fazer perder excelentes oportunidades de venda. Pense nisso!
5. Tenha clareza na resposta
Nem todo mundo tem facilidade para escrever textos, sejam eles para respostas, produção de conteúdo, ou qualquer outra finalidade.
A nossa sugestão é que você seja o mais claro possível ao se comunicar com os seus clientes por escrito.
Isso significa que, na hora de escrever, você pode usar frases curtas e deixar de lado qualquer palavra ou termo mais rebuscado ou difícil de entender.
Resumidamente, seja simples, objetivo e claro quando for responder mensagem no Instagram.
Aliás, o mesmo vale para respostas em áudio.
Nem sempre elas são as mais indicadas, mas caso opte por responder gravando uma mensagem de voz, tente ser mais objetivo possível, educado e direto ao ponto.
6. Use emojis
Os emojis ajudam a contextualizar uma mensagem de resposta no Instagram, criando até mesmo um tom para o que está sendo escrito.
Por exemplo, você pode agradecer pelo elogio de um cliente escrevendo um simples “Obrigado” ou, para trazer mais descontração e leveza para a conversa, enviar “Obrigado pelo elogio! 🤩”.
Percebe a diferença?
Apenas tenha em mente que a comunicação online hoje em dia está muito pautada no uso de emojis.
As pessoas usam esses recursos em diversas situações, inclusive para expressar suas opiniões para empresas…
Por isso, analise se faz sentido para o seu negócio inserir os emojis ao responder mensagem no Instagram.
Isto é, se este tipo de comunicação se encaixa no perfil dos seus clientes (ou, mais especificamente, da sua persona).
7. Padronize as respostas
Por último, mas não menos importante nesta lista de dicas de como responder mensagem no Instagram, vale a pena manter uma padronização nos textos enviados. Vamos explicar…
Independentemente de você mesmo fazer o atendimento do seu negócio pelo Instagram ou ter uma equipe para isso, a comunicação precisa estar padronizada para evitar falhas de compreensão por parte dos clientes.
Tome cuidado apenas para não pesar a mão e criar mensagens robóticas demais.
Diversas empresas usam chatbots e não há problema nenhum nisso, mas manter o fator humano é fundamental para que o cliente se sinta bem atendido.
O que muda entre o aplicativo e a versão para PC?
O aplicativo do Instagram para smartphones possui algumas funcionalidades diferentes da versão para PC (uso por navegadores), como: mensagens de voz, modo temporário e personalização do tema da conversa.
De qualquer maneira, a versão para PC tem funções que te permitem responder mensagem no Instagram tranquilamente.
Isto é, é possível acessar funções básicas do Direct, como: criação de chats, respostas de mensagens, chamadas, etc.
Isso significa que você consegue prestar um bom atendimento em ambas as opções disponíveis pela plataforma.
É preciso ficar atento apenas aos erros que não deve cometer…
Vamos falar sobre isso a seguir!
Quais erros devem ser evitados ao responder mensagem no instagram?
Trabalhar com atendimento seja em uma rede social, ou em qualquer outro canal, nem sempre é uma tarefa fácil.
Já vimos ao longo deste artigo como responder mensagem no Instagram, contudo, também vale a pena conhecer os erros que precisam ser evitados na hora de fazer isso.
São eles:
- Ignorar uma mensagem, seja ela de dúvida, sugestão ou reclamação;
- Não solucionar a questão trazida pela cliente;
- Fazer o cliente esperar muito tempo por uma resposta;
- Não ter empatia durante o atendimento;
- Não levar em consideração que aquela pessoa pode ser a responsável por disseminar o nome da sua marca, tanto de maneira positiva quanto negativa;
- Assumir um tom irônico, debochado ou agressivo.
Qualquer um desses fatores pode ser derradeiro para que a pessoa deixe de seguir o perfil da sua empresa no Instagram e, claro, também evite comprar os seus produtos.
Na verdade, eles são sinais de que o seu negócio ainda pode estar operando de maneira amadora, com falhas que poderiam ser facilmente evitadas.
Isso traz luz à necessidade de você saber como estruturar o seu negócio da maneira correta, passando pela validação e, por fim, a alavancagem das vendas.
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Perguntas Frequentes
Por que não consigo responder uma mensagem específica no Instagram?
Talvez você não esteja seguindo os passos corretamente dentro da rede social. Basta que você selecione a mensagem que deseja responder – ou busque por ela na barra de pesquisa –, clique nela, escreva o texto e aperte “enviar” ao final.
Como responder uma mensagem no Instagram?
Para responder uma mensagem no Instagram, basta você ser educado e chamar o cliente pelo nome. Outro ponto importante é focar na necessidade dele, sendo ágil e claro ao nas respostas Se achar que cabe, use emojis para criar uma conexão com o cliente. E mantenha uma padronização nas mensagens.
Como responder uma mensagem no Direct do Instagram?
Abra o Instagram, clique no ícone do messenger, que fica no canto superior direito da tela. Depois, localize e selecione a mensagem que deseja responder. Digite o texto de resposta e, por fim, aperte “enviar”.
