Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Esses são os 5s – mas você sabe o que eles significam? Ou como se aplicam ao contexto corporativo? Neste artigo vamos explicar todos os detalhes sobre essa importante metodologia. Boa leitura! 

Também conhecido como “Os 5 Sensos”, a metodologia japonesa 5s tem o intuito de facilitar o trabalho de gestores e tornar o funcionamento de uma empresa mais eficiente. 

Com uma operação simples e elegante, o 5s proporciona uma visão mais completa do gerenciamento de uma empresa. Ele otimiza tarefas e permite que colaboradores foquem mais na parte estratégica do negócio, no lugar de se preocuparem excessivamente com as atividades operacionais. 

No fim das contas, a implementação da metodologia 5s nas empresas não visa só o aperfeiçoamento profissional, mas também humano. Quer entender melhor do que se trata esse conceito? Este artigo vai tirar todas as suas dúvidas. Esperamos que as informações contidas aqui possam ser úteis para você…

O que é o conceito 5S?

O conceito 5s é uma metodologia de gestão de qualidade empresarial criada no Japão. O nome significa nada mais, nada menos, do que um resumo dos 5 conceitos principais da metodologia: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Cada um dos conceitos é derivado da filosofia japonesa de “kaizen”, ou “melhoria contínua”, em português.

Falaremos mais sobre o que cada um desses termos significa mais à frente…

Por enquanto, o que você precisa saber é que o principal objetivo dessa metodologia é melhorar a qualidade e a eficiência do espaço de trabalho por meio do poder da organização. 

Mas, mais do que isso, o 5s também tem como intuito alterar determinados comportamentos e padrões que podem ser prejudiciais para a produtividade, alterando profundamente a cultura organizacional de algumas empresas. Essa é uma metodologia também muito utilizada no campo da gestão de pessoas

A origem do 5s

A metodologia foi desenvolvida no Japão, pelo engenheiro de controle de qualidade Kaoru Ishikawa, logo assim que a Segunda Guerra Mundial terminou. Neste contexto, o país necessitava urgentemente de uma reconstrução, não só física, mas também econômica e social. 

O cenário, no entanto, era extremamente caótico. Sujeira, destroços, fábricas quase que inutilizáveis… 

Era necessária uma metodologia que focasse no uso inteligente de recursos e organização extrema. Felizmente, esses eram conceitos que já estavam presentes na cultura japonesa. A prática foi difundida e, rapidamente, tornou-se o padrão para muitas organizações. 

Uma das principais empresas que adotaram a metodologia como seu pilar cultural foi a Toyota, a grande fabricante de automóveis japoneses. 

Ainda que a metodologia tenha sido criada ainda na primeira metade do século XX, foi apenas na década de 1990 que as empresas do ocidente passaram a enxergá-la como uma alternativa viável para gerenciamento de seus negócios. 

A metodologia 5S leva esse nome porque é dividida em 5 diferentes etapas – e cada uma delas tem o intuito de desenvolver um aspecto da responsabilidade da empresa e seus colaboradores. 

Quais são os sensos do 5S?

Você já sabe que as 5 letras S da metodologia 5S significam, respectivamente, Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke – 5 termos japoneses ligados à organização e produtividade. 

A seguir, vamos explicar em maiores detalhes como cada um deles se aplica na prática. Continue acompanhando o artigo… 

Senso de Utilização (Seiri) 

O “S” Seiri representa o senso de utilização dos recursos. Esse princípio baseia-se na natureza…

Por exemplo, assim que uma folha deixa de ser útil para uma árvore, ela é descartada, dando espaço para que novas folhas cresçam e possam contribuir para o organismo como um todo. 

Nesse quesito, o Senso de Utilização convida gestores e colaboradores a olharem para seus ambientes de trabalho e identificarem ferramentas, materiais, documentos, peças e demais objetos que possam não ser mais tão úteis assim

Essa é uma revisão que deve ser feita fisicamente, ou seja, alguém precisa, de fato, analisar os objetos caso a caso. O modo como isso será feito, é claro, dependerá do tipo de empresa e do seu tamanho.

Senso de Organização (Seiton) 

Com o passo anterior feito, ou seja, com todos os objetos que não são mais úteis sendo descartados, é hora de organizar tudo aquilo que ainda pode ser de serventia para a empresa. 

É claro que nem todos os objetos vão ser usados na mesma proporção ou frequência – e isso deve ser levado em consideração na organização. A ideia aqui é organizar os objetos de acordo com a cadeia produtiva, colocando os mais usados em lugares de fácil acesso. 

A grande premissa do Senso de Organização é a seguinte: “o que não está classificado, não está organizado”. Isso permite que, no dia a dia, as tarefas sejam realizadas sem muita perda de tempo. 

Senso de Limpeza (Seiso) 

O Senso de Limpeza, ou Seiso, traduz a busca de processos que possam gerar sujeiras ou imperfeições. Esse é um conceito que diz respeito à produção, é claro, mas também ao aspecto pessoal dos colaboradores. 

Isso evita que elementos como mau cheiro, sujeiras no chão, dentre outros problemas, possam se tornar distrações para o ambiente de trabalho – ou pior… riscos de saúde para colaboradores. 

Alguns dos questionamentos que podem ser feitas durante essa fase da metodologia 5s são:

  • Qual deve ser a frequência da limpeza para que o ambiente não seja deteriorado? 
  • Qual deve ser a frequência da limpeza para que a sujeira não atrapalhe o trabalho dos colaboradores? 
  • Quais os processos que devem ser aplicados na hora de limpar os espaços corporativos? 
  • Quais são os cuidados que devem ser tomados para que os ambientes se mantenham limpos por mais tempo? 

Senso de Padronização (Seiketsu) 

O Senso de Padronização é extremamente importante, sobretudo depois que mudanças profundas são realizadas na cultura empresarial. Essa fase do processo tem tudo a ver com a manutenção dos padrões estabelecidos pelos três últimos tópicos. 

Depois dessas alterações, é necessário tornar comum os novos valores e processos implementados, investindo na conscientização dos colaboradores. 

Mais do que a imposição de uma regra, é crucial que os motivos por trás da mudança sejam explicitados, afinal de contas, as pessoas têm mais facilidade de seguir orientações se elas entenderem o porquê delas existirem. 

Senso de disciplina (Shitsuke)

O “S” Shitsuke diz respeito à autogestão dos colaboradores, a fim de que as mudanças na cultura empresarial possam ser difundidas e executadas de maneira generalizada por toda a companhia. 

Mais do que um mero dever ou obrigação, implementar as mudanças da metodologia 5s deve ser encarado como uma filosofia empresarial. De acordo com os ensinamentos do programa, essa é a única maneira de garantir que os resultados serão alcançados de maneira duradoura.

As vantagens da metodologia 5s nas empresas 

Se implementado corretamente, o método 5s pode trazer muitos benefícios para o contexto empresarial, assim como para a vida pessoal de cada colaborador. Algumas das principais vantagens desta implementação são: 

  • Espaço de trabalho mais eficiente: sem excesso de objetos que não contribuem para a produtividade e que podem distrair e atrapalhar os colaboradores. Isso permite também que as informações e objetos que são realmente úteis sejam encontrados mais facilmente; 
  • Níveis maiores de higiene física e mental: além de promover a limpeza física dos ambientes, o que diminui os riscos para a saúde do colaborador, a metodologia também promove uma limpeza mental, afinal de contas, o excesso de informação é eliminado; 
  • Melhor gestão do tempo: ao oferecer os materiais necessários e eliminar o excesso de informação dos espaços de trabalho, o resultado é uma produtividade maior, ou seja, a realização das tarefas leva menos tempo; 
  • Melhora a qualidade dos produtos e serviços ofertados: além dos óbvios benefícios para colaboradores, a metodologia 5s também faz com que o produto final da sua empresa seja de maior qualidade, refletindo as vantagens no consumidor final.

Leia também: BSC: o que é Balanced Scorecard, vantagens e como aplicar na empresa

Dicas para implementar a metodologia 5s

Se interessou pela implementação da metodologia 5s na sua empresa?  Nós temos algumas dicas que podem ajudar a tornar o processo mais fácil. Veja só: 

Comece por um departamento de cada vez

Ao contrário de tentar “consertar” todas as áreas da empresa de uma só vez, o mais indicado é que os esforços sejam focados em um departamento por vez. Dessa maneira, é possível fazer um controle de qualidade maior sobre a implementação do processo e realizar mudanças graduais. 

O ideal é que essa implementação comece por áreas que têm maior capacidade de retorno ou que têm maior necessidade de adequação. 

Implemente a metodologia por etapas

Como falamos anteriormente neste artigo, o próprio nome da metodologia indica que ela deve ser implementada por etapas, ou seja, um passo deve seguir o outro e não ser feito simultaneamente

Não há um tempo determinado de duração para cada fase do processo, isso vai depender de variáveis como a maturidade da equipe, o nível de organização prévia de cada setor, os recursos disponíveis para a mudança e por aí vai… 

Implementar cada passo por meio de etapas é importante para que todas as alterações sejam bem absorvidas pelos colaboradores envolvidos. 

Forme equipes multidisciplinares

Na hora de selecionar quais os colaboradores que estarão envolvidos na implementação do processo, é interessante focar na multidisciplinaridade da equipe. Pessoas com diferentes grupos de habilidades são capazes de ver diferentes pontos dentro de um mesmo contexto, um aspecto muito valioso quando estamos falando da metodologia 5s. 

Estabeleça um padrão realista e seja consistente 

Depois que todas as fases estão devidamente implementadas, é importante que você estabeleça metas realistas para que os colaboradores se adequem à metodologia. Este é um ponto crucial, afinal de contas, metas irrealistas podem causar frustração e ressentimento, tendo o efeito contrário do que o 5s indica. 

Leve o seu negócio para outro patamar com o Ecommerce na Prática!

Muitas pessoas querem criar um Ecommerce de sucesso, mas têm dificuldade em encontrar um caminho claro para seguir, ficam travadas e andando em círculos nessa jornada…

O Ecommerce na Prática vai te revelar como usar a chave mestra para criar um negócio milionário. Você aprenderá o passo a passo para começar seu Ecommerce do Zero, indo da criação até a escala.

A partir dessa revelação, você terá em mãos um verdadeiro mapa para mudar sua vida e alcançar seus maiores objetivos.

Conheça a assinatura Ecommerce na Prática e tenha acesso a:

  • Cursos completos com metodologias exclusivas para alavancar seu negócio, como tráfego para Ecommerce, Growth, marketing de influência;
  • Masterclass com especialistas renomados do mercado ensinando como fazer parcerias com influencers, licenciamento de marcas, planejamento estratégico;
  • Jornadas focadas em assuntos complexos como finanças, gatilhos mentais, negócios digitais, tudo destrinchados passo a passo;
  • Análises de Negócios feitas pelos consultores oficiais do Ecommerce na Prática em lojas virtuais dos mais variados tipos.

Assine o Ecommerce na Prática e aprenda TUDO o que precisa para o sucesso do seu negócio num só lugar!