Fechamento de caixa nada mais é do que o processo de registrar e verificar todas as movimentações financeiras que ocorreram em um determinado período, geralmente ao final do dia. Saiba como fazê-lo da maneira correta neste artigo!
Um dos problemas mais comuns que atrapalham os empreendedores são os erros ligados ao controle financeiro de seus negócios.
Por diversas razões, ter a noção clara das quantias que entram e saem do caixa nem sempre acontece da maneira adequada.
E é exatamente nesse contexto que entra o processo de fechamento de caixa!
Porque saber como fazer fechamento de caixa é tão importante? Quais erros precisam ser evitados?
Essas e outras perguntas nós vamos responder ao longo deste artigo. Boa leitura!
Índice:
O que é fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é um procedimento que visa controlar e organizar todas as movimentações financeiras que ocorreram ao longo do dia.
Basicamente, ele consiste em:
- Conferência do saldo inicial;
- Registro de todas as entradas e saídas;
- Comparação desses registros com o saldo final;
O objetivo do fechamento de caixa é garantir que todo o dinheiro movimentado foi devidamente contabilizado, evitando erros, fraudes ou inconsistências.
Se houver qualquer diferença entre o que foi registrado e o que está no caixa, é necessário investigar a causa dessa discrepância.
Esse processo é indispensável para a saúde financeira de um negócio, pois permite um acompanhamento preciso das finanças diárias e garante que o lojista tenha total controle sobre o fluxo de dinheiro.
Além disso, o fechamento de caixa também contribui para o planejamento financeiro a médio e longo prazo.
Ele faz com que as informações geradas sirvam de base para relatórios, análises e tomadas de decisão mais assertivas.
Como fazer fechamento de caixa?
O fechamento bem feito é capaz de resolver tanto pequenos problemas no fluxo de caixa, quanto questões mais complexas, que afetam a escalabilidade do negócio.
Para isso, você deve seguir alguns passos importantes. Vamos explicar cada um deles a seguir:
1. Defina quando e por quem será feito
O primeiro passo é determinar quem será o responsável pelo fechamento de caixa e quando esse procedimento será realizado.
Você mesmo fará ou essa tarefa será delegada para algum colaborador?
Precisa ser alguém com disponibilidade, já que, normalmente, ele ocorre ao final do expediente.
Na verdade, pode ser feito em outros intervalos, como no meio do dia, dependendo da quantidade de transações.
De qualquer forma, não hesite em escolher uma pessoa de confiança e com habilidades de controle financeiro para garantir a precisão dos registros.
2. Anote o saldo inicial que tinha no caixa
Antes de começar a movimentar o caixa, separe um momento para registrar o saldo inicial, ou seja, o valor que estava disponível no caixa no início do período.
Essa quantia será a base para calcular o saldo final e verificar se todas as entradas e saídas estão corretas.
🔢 Aproveite para ler também: DFC: o que é e como fazer a Demonstração de Fluxo de Caixa.
3. Registre todas as entradas e saídas
Durante o dia, todas as movimentações financeiras devem ser registradas de forma detalhada.
Não abra margem para erros, combinado?
Saiba que as entradas incluem vendas, recebimentos, depósitos, entre outros.
As saídas, por sua vez, envolvem despesas como pagamentos de fornecedores, trocos, retiradas, entre outras.
💡 É importante frisar que esses fatores podem variar dependendo do ambiente em que a sua loja funciona – físico ou digital.
No Ecommerce, por exemplo, não há a necessidade de dar trocos. Percebe a diferença?
Esses registros podem ser feitos manualmente ou, preferencialmente, em um sistema de gestão que automatize esse processo, evitando erros.
Vamos falar mais sobre isso adiante… Continue lendo! 😉
4. Confira todos os valores, ao fim do dia
No final do expediente, é hora de conferir todos os valores.
Verifique o montante em dinheiro (se for o caso) e outros meios de pagamento (como cartões), comparando com o que foi registrado ao longo do dia.
Esse processo garante que o valor final no caixa condiz com as transações realizadas.
E não esqueça: se houver discrepâncias, investigue-as imediatamente para evitar erros acumulados.
5. Conclua o fechamento de caixa
Após conferir os valores, conclua o fechamento de caixa, registrando o saldo final. Esse saldo é o resultado das entradas e saídas, além do saldo inicial.
A conclusão do fechamento de caixa envolve o armazenamento seguro de todo o valor e o registro completo de todas as transações em um livro caixa, sistema ou planilha.
COMECE SEU ECOMMERCE DO ZERO HOJE E FATURE OS PRIMEIROS 30 MIL EM 90 DIAS
Aula exclusiva (e gratuita) começando em:
00 horas
10 minutos
00 segundos
6. Utilize tecnologias de gestão empresarial
Para facilitar o processo e reduzir o risco de erros, é altamente recomendado o uso de tecnologias de gestão empresarial.
Sistemas como ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em português) integram vendas, estoque e finanças, automatizando o registro de entradas e saídas.
Isso torna o processo de fechamento de caixa mais ágil, preciso e seguro.
Além disso, o uso de tecnologias permite gerar relatórios detalhados, auxiliando no planejamento financeiro e na tomada de decisões.
Nos casos das lojas virtuais, o uso de tecnologias é ainda mais relevante, já que elas funcionam 24 horas por dia, durante 7 dias por semana.
Qual a diferença entre fluxo e fechamento de caixa?
A principal diferença entre fluxo de caixa e fechamento de caixa está no objetivo e no tempo.
O fluxo de caixa é o controle de todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa ao longo de um período maior, como dias, semanas ou meses.
Ele mostra como o dinheiro está circulando e ajuda no planejamento financeiro a longo prazo.
Como vimos, o fechamento de caixa é algo mais imediato, feito geralmente ao final do dia.
Ele serve para conferir se o dinheiro no caixa bate com as vendas e despesas do dia, garantindo que não houve erro ou diferença nos valores.
Enquanto o fluxo de caixa é mais amplo, o fechamento de caixa é uma conferência diária para ver se tudo está correto.
Quais os cuidados que se deve ter no fechamento de caixa simples?
No fechamento de caixa simples, é importante tomar alguns cuidados para garantir que tudo esteja correto e evitar problemas financeiros.
Vamos listar os principais deles a seguir:
1. Verifique a coerência dos valores
Parece algo repetitivo, mas não é. É fundamental conferir se o valor que está no caixa bate com o que foi registrado nas vendas.
Por exemplo:
Se o sistema indica que o total de vendas foi de R$ 30 mil, é necessário que essa quantia esteja no caixa, somando todas as formas de pagamento.
Caso haja qualquer diferença, é preciso investigar de onde ela vem: pode ser um erro de registro? Problema com o sistema de pagamento?
Faça essa verificação com atenção para que pequenos erros não se acumulem e prejudiquem o controle financeiro da sua empresa.
💳 Você também pode se interessar por: Como receber pagamentos online? Confira as 10 melhores opções.
2. Atente-se aos documentos fiscais
Além de conferir o dinheiro, você precisa se certificar de que cada venda tenha o documento fiscal correto, como notas fiscais ou recibos.
⚠️ O objetivo por trás disso é manter a empresa dentro da legalidade e facilitar a gestão de caixa.
Caso uma venda tenha sido realizada sem emitir a nota fiscal ou com algum erro no recibo, isso pode criar problemas tanto com a Receita Federal quanto na hora de fechar o caixa.
Então, dê uma atenção especial aos documentos fiscais a fim de não ter dores de cabeça futuras, combinado? Evite multas e problemas com auditorias fiscais.
⚖️ Leia também: Leis do Ecommerce no Brasil: saiba como adequar sua loja às legislações.
3. Faça a conferência de estoque
Outro ponto importante é verificar se as saídas de produtos ou serviços estão alinhadas com o que foi vendido e registrado.
Por exemplo:
Se o fechamento do dia mostra que 200 produtos foram vendidos, é importante que 200 produtos tenham sido retirados do estoque – ou estejam no processo para isso acontecer.
O foco aqui é prevenir roubos, perdas ou desvios e a manter o controle preciso sobre os produtos.
Além disso, um bom controle de estoque melhora o planejamento de compras e impede que falte mercadoria para vendas futuras.
Por que fechar o caixa diariamente?
Fechar o caixa diariamente – e da maneira correta – é uma prática que contribui muito para uma gestão financeira mais eficiente.
Em termos simples, ao realizar o fechamento de caixa todos os dias, você evita acúmulo de erros, consegue identificar possíveis inconsistências rapidamente e tem maior controle sobre o fluxo de dinheiro da sua empresa.
Mas, quando falamos sobre a saúde financeira de uma empresa, o fechamento de caixa é apenas um dos fatores relevantes…
Você precisa dominar tudo o que diz respeito ao setor financeiro da sua empresa!
E foi pensando nisso que nós criamos o treinamento Mestre das Finanças! 💰
Nele, você vai aprender todas as etapas financeiras do zero ao avançado e poderá tomar decisões certeiras entendendo todas as despesas, lucros, entradas e saídas.
Preparado para alavancar os resultados da sua loja? Clique no botão abaixo:
