Outsourcing: tudo que você precisa saber sobre a prática

Outsourcing é a prática de contratar uma empresa externa para realizar serviços que antes eram realizados internamente. Isso pode incluir funções como atendimento ao cliente, contabilidade e desenvolvimento de software. O objetivo é reduzir custos e melhorar a eficiência.

Se você empreende – seja no varejo físico ou no digital –, sabe que a competição é acirrada e que cada centavo conta. Reduzir custos e aumentar a eficiência são prioridades para manter a saúde financeira do seu negócio e se destacar no mercado. É aí que o outsourcing pode entrar em cena.

Em resumo, essa é a prática de contratar uma empresa externa para realizar demandas que não cabem mais na rotina de sua equipe interna. 

Assim como qualquer estratégia, o outsourcing tem suas vantagens e desvantagens. Por isso, neste artigo vamos explorar cada uma delas, além de apresentar os diferentes tipos de outsourcing e a diferença entre outsourcing e terceirização. E, para finalizar, vamos mostrar como aplicar o outsourcing na sua empresa de forma eficiente.

Se você quer levar a sua empresa para o próximo nível, não deixe de ler este artigo até o fim!

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O que é outsourcing? 

Outsourcing é uma estratégia empresarial na qual um negócio contrata os serviços de outra empresa para realizar demandas específicas, que antes eram desempenhadas pela equipe interna. O principal objetivo dessa estratégia é reduzir custos e aumentar a eficiência 

Algumas das áreas que mais usam o outsourcing, ou BPO (Business Process Outsourcing), são:

• Marketing;
• Finanças;
• Gestão de pessoas ;
• Assessoria jurídica;
• TI;
• Contabilidade;
• E mais.

Para empreendedores do varejo online, o outsourcing pode ser especialmente útil. Muitas vezes, esses empresários precisam lidar com múltiplas áreas do negócio, desde a gestão do site de vendas até a logística e o atendimento ao cliente, o que demanda uma gama ampla de conhecimentos e experiência – coisas que nem todo empreendedor possui.

Ao terceirizar algumas dessas tarefas, gestores podem dedicar mais tempo e recursos para aprimorar o próprio negócio, além de contar com profissionais especializados em cada área.

Por exemplo, se você tem um Ecommerce de moda e precisa lidar com a gestão de logística para Ecommerce, pode terceirizar essa tarefa para uma empresa especializada em fulfillment. Dessa forma, você reduz os custos com armazenamento e transporte e pode focar em outras atividades, como marketing e design de produto.

Outro exemplo muito comum de outsourcing é a terceirização do atendimento ao cliente. Muitas empresas oferecem esse serviço, o que pode ser útil para negócios que não têm estrutura para lidar com uma grande demanda, sobretudo em épocas de vendas sazonais.

Além disso, essas empresas costumam ter profissionais treinados e capacitados, o que pode melhorar a experiência do cliente.

Em resumo, o outsourcing é uma estratégia que pode trazer diversos benefícios para empreendedores de Ecommerce – e nós falaremos sobre essas vantagens logo mais. Para aplicá-la na prática, é preciso identificar quais atividades podem ser terceirizadas e buscar empresas confiáveis e com experiência na área.

Qual o objetivo do outsourcing?

Um dos objetivos do outsourcing é ajudar os negócios a se concentrarem em suas atividades principais e estratégicas, enquanto outras empresas se responsabilizam pelas atividades que não fazem parte de sua especialidade.

Isso pode tornar a companhia mais enxuta e competitiva, uma vez que ela pode se concentrar em oferecer produtos e serviços de alta qualidade e satisfazer seus clientes. É por isso que, normalmente, a prática de outsourcing é aplicada nas atividades-meio de uma empresa.

Mas o que isso quer dizer? 

As atividades-meio são aquelas que não têm relação direta com a entrega final da empresa, mas contribuem para o seu funcionamento. Uma atividade-meio para uma empresa que vende artigos eletrônicos na internet, por exemplo, pode ser a logística de entrega dos produtos. Embora a entrega dos produtos seja importante para o negócio, não é a atividade principal da empresa. 

Outro ponto a ser destacado como objetivo do outsourcing é a redução de custos. Ao terceirizar atividades que não são centrais para o negócio, as empresas não precisam contratar e treinar funcionários para essas atividades. 

Outro objetivo importante do outsourcing é agregar valor. Ao contratar companhias especializadas para realizar atividades, as empresas podem se beneficiar dessa experiência e conhecimento extras. 

É importante lembrar que o outsourcing não deve ser visto como uma solução rápida e fácil para todos os problemas de uma empresa, mas sim como uma estratégia que deve ser usada de forma inteligente e estratégica.

As vantagens do outsourcing

Outsourcing é uma prática cada vez mais comum entre as empresas, especialmente para aquelas que vendem na internet. Neste tópico, vamos destacar as principais vantagens do outsourcing para empreendedores deste segmento. Veja: 

1. Redução de custos 

Uma das principais vantagens do outsourcing é a redução de custos, já que os serviços terceirizados são geralmente mais baratos do que manter uma equipe interna para realizar as mesmas tarefas. Com o outsourcing, os empreendedores de Ecommerce podem economizar em salários, benefícios, impostos, treinamentos e infraestrutura.

2. Acesso a especialistas

Ao terceirizar serviços, os empreendedores podem contar com profissionais especializados e experientes nas tarefas contratadas, sem ter que treinar uma equipe interna do zero. Isso pode resultar em serviços de maior qualidade e maior eficiência, aumentando a competitividade do negócio.

3. Flexibilidade

O outsourcing oferece maior flexibilidade para os empreendedores de Ecommerce, pois é possível contratar serviços temporários ou sazonais de acordo com a demanda, sem precisar manter uma equipe fixa. Isso permite que o negócio se adapte rapidamente a mudanças no mercado e mantenha a eficiência mesmo em períodos de pico de vendas.

4. Foco no core business

Com a terceirização de atividades-meio, os empreendedores podem se concentrar no core business do Ecommerce, ou seja, nas atividades principais que geram mais valor e são essenciais para o sucesso do negócio. Isso pode resultar em uma melhor estratégia de negócios e maior vantagem competitiva.

5. Aumento da produtividade

Ao terceirizar tarefas, os empreendedores de Ecommerce podem aumentar a produtividade, pois a equipe interna terá mais tempo para se dedicar às atividades principais e estratégicas. Com isso, é possível aumentar a eficiência, reduzir o tempo de resposta aos clientes e melhorar a qualidade dos serviços prestados.

No fim das contas, cada negócio é único e pode se beneficiar de maneira diferente da terceirização de serviços. O importante é avaliar cuidadosamente os custos e benefícios do outsourcing e escolher as melhores opções para cada etapa do crescimento do negócio.

As desvantagens do outsourcing

Embora a prática de outsourcing seja bastante comum, ela não é isenta de desafios. Para empreendedores do varejo online, é importante conhecer não só os benefícios, mas também as possíveis desvantagens dessa estratégia de negócios. 

A seguir, vamos explorar alguns pontos que devem ser considerados antes de decidir terceirizar serviços em sua empresa: 

1. Perda de controle sobre os processos

Ao delegar tarefas para outras empresas, o empreendedor pode ter dificuldades em monitorar o andamento dos projetos, garantir a qualidade do trabalho e manter o alinhamento com os objetivos da companhia. Isso pode gerar atrasos, erros ou conflitos de interesse que prejudicam a operação do Ecommerce.

2. Dependência

Outra desvantagem é a dependência de terceiros. Quando uma empresa terceiriza serviços importantes para a sua operação, ela acaba ficando vulnerável a fatores externos, como problemas financeiros ou mudanças na estrutura da empresa terceirizada.

Isso pode levar a atrasos na entrega de produtos ou serviços, o que afeta a satisfação do cliente e a reputação da empresa.

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3. Custos adicionais

Por fim, é importante destacar que o outsourcing pode gerar custos adicionais para a empresa, especialmente no curto prazo. Além do valor dos serviços terceirizados, há também os custos de gerenciamento, supervisão e comunicação com a empresa contratada. 

O empreendedor deve avaliar cuidadosamente se o retorno financeiro e estratégico justifica o investimento nessa estratégia.

Quais os tipos de outsourcing?

Quando falamos em outsourcing, é importante destacar que não existe apenas uma maneira de colocar a estratégia em prática. Existem diversos tipos de outsourcing e a sua aplicação varia de acordo com as necessidades de cada empresa. O principal motivo para a adoção do outsourcing é a redução de custos, além de outras vantagens competitivas. 

Nesse tópico, serão abordados os tipos de outsourcing existentes. Veja: 

1. Tático

O outsourcing tático refere-se à subcontratação de uma tarefa específica que não é essencial para a empresa. Esse tipo de outsourcing é utilizado principalmente para reduzir custos, e a empresa contratada é responsável por executar uma atividade específica que não está diretamente relacionada às atividades principais da empresa.

2. Estratégico

No outsourcing estratégico, a empresa estabelece um relacionamento próximo e estável com a empresa contratada. As alianças estratégicas são formadas para melhorar a qualidade ou capacidade da empresa e a dependência existente entre a tarefa e as outras funções da organização. 

Esse tipo de outsourcing tem como objetivo obter vantagens competitivas e melhorar a posição da empresa no mercado.

3. Co-sourcing

O co-sourcing é um cenário em que ambas as organizações compartilham responsabilidades e riscos na prestação do serviço. Isso significa que existe um relacionamento de parceria entre as organizações. 

Esse tipo de outsourcing é utilizado para melhorar a eficiência e a eficácia da empresa, além de obter um melhor alinhamento com as necessidades do cliente.

4. In house

O outsourcing in house refere-se a serviços que são executados dentro das instalações da empresa que os solicita. Esse tipo de outsourcing é utilizado quando a empresa precisa de um serviço específico que não está disponível internamente, mas que pode ser executado dentro de suas próprias instalações.

5. Offshoring

O offshoring é o nome dado quando uma empresa contrata uma empresa estrangeira para lidar com tarefas ou fabricar seus produtos. Isso ocorre porque a empresa estrangeira pode oferecer menores custos de produção do que as empresas nacionais. Esse tipo de outsourcing é muito utilizado em países como a China.

6. Off site

No outsourcing off site, os serviços são executados e distribuídos diretamente ao consumidor nas instalações das empresas que prestam o serviço. Esse tipo de outsourcing é muito utilizado por empresas de logística e distribuição, que precisam fornecer serviços aos clientes de forma rápida e eficiente.

A diferença entre terceirização e outsourcing

A diferença entre terceirização e outsourcing está no objetivo de cada um. Para começar, a terceirização se refere à contratação de serviços externos para desempenhar atividades não essenciais, enquanto o outsourcing envolve a contratação de serviços especializados para atividades que influenciam diretamente a experiência do consumidor – ainda que nem sempre tenham relação com a atividade-fim. 

Em outras palavras, o outsourcing pode ser entendido como uma parceria mais estratégica para a empresa, que ajuda a tornar o seu produto final mais completo e satisfatório para as necessidades do cliente. 

Usualmente, a ajuda contratada no outsourcing é mais especializada e tem recursos mais avançados. É por isso que o outsourcing pode ser uma ferramenta de gestão empresarial tão valiosa. 

Como aplicar o outsourcing na sua empresa?

Para aplicar o outsourcing em sua empresa, é necessário seguir alguns passos importantes:

• Avalie as atividades a serem terceirizadas: antes de mais nada, é preciso avaliar quais atividades são passíveis de terceirização na empresa. Verifique quais áreas podem ser beneficiadas e quais processos podem ser melhorados com a ajuda de um serviço terceirizado;

• Defina o tipo de outsourcing mais adequado: depois de avaliar as atividades, é necessário definir qual tipo de outsourcing é mais adequado para a empresa. Considere fatores como a importância das atividades para a empresa, a complexidade dos processos, entre outros;

• Pesquise fornecedores de outsourcing: com o tipo de outsourcing definido, é hora de pesquisar fornecedores que oferecem o serviço desejado. Faça uma pesquisa detalhada, avalie a reputação das empresas, as referências e histórico de atuação no mercado;

• Escolha o fornecedor ideal: depois de avaliar os fornecedores, escolha aquele que oferece a melhor relação custo-benefício e que atenda às necessidades específicas da empresa;

• Estabeleça contratos claros: é essencial que o contrato estabelecido entre a empresa e o fornecedor de outsourcing seja claro e preciso. Defina os termos e condições da parceria, prazos, obrigações e direitos de cada parte;

• Gerencie a parceria: por fim, é importante gerenciar a parceria de outsourcing de forma adequada. Mantenha uma comunicação frequente com o fornecedor, estabeleça metas e monitore o desempenho dos serviços terceirizados. Dessa forma, é possível garantir que a parceria seja bem-sucedida e traga benefícios reais para a empresa.

Precisa de uma ajuda extra para levar a sua empresa ao próximo nível? 

Ao longo deste guia, pudemos compreender que o outsourcing e a terceirização não são a mesma coisa e que cada um pode ser aplicado de maneira estratégica para melhorar o desempenho e reduzir custos da empresa. 

O outsourcing, em especial, pode trazer benefícios significativos, como maior especialização dos prestadores de serviço e melhoria na qualidade do produto final.

Dentro do contexto do gerenciamento de empresas, contar com uma consultoria especializada em Ecommerce pode ser uma maneira inteligente de aplicar o outsourcing. 

Ter um consultor de Ecommerce disponível para o seu negócio permite contar com o conhecimento e a experiência em diversas áreas, o que pode ajudar a identificar oportunidades de melhoria e implementar estratégias para alcançar os objetivos traçados.

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