A forma como você estrutura seu negócio e a sua equipe desempenha um papel importante na capacidade da empresa escalar com facilidade. Nesse sentido, a utilização de um organograma do Ecommerce pode ajudar, e muito, nesse crescimento.
Ter uma boa ideia de negócio é apenas o primeiro passo para alcançar o sucesso na sua empresa. Depois que a ideia estiver validada, começam outros desafios de organização da estrutura de um Ecommerce para que ele cresça da maneira que você deseja.
E esses desafios passam por definir o organograma do seu Ecommerce, suas estruturas organizacionais e de equipe. Quanto mais você se planejar nesse sentido, maiores são as possibilidades de o seu negócio escalar de forma saudável.
A boa notícia é que nós podemos te ajudar nesse processo. Continue lendo este texto para aprender sobre as diferentes estruturas organizacionais de um Ecommercee e saber como montar a sua.
Índice:
Organograma do Ecommerce: a estrutura do negócio
Quando você começa como MEI, a estrutura do negócio é bem simples: você mesmo é o empreendedor, o administrador, o vendedor. Porém, quando o negócio cresce e se torna uma pequena, média ou grande empresa, as coisas ficam um pouco diferentes.
Nesse momento, é hora de contratar uma equipe que vai se desdobrar em várias funções. Em empresas assim, a estrutura do Ecommerce costuma se organizar da seguinte forma:
Equipe de Gestão
A equipe de gestão é a base para desenvolver o seu negócio. É ela que faz a análise do mercado potencial e concorrência, além da viabilidade do negócio, busca de novos canais, integração com marketplaces, televendas e lojas físicas.
Outra função essencial dessa equipe é definir o organograma e as atribuições das equipes que formam toda a estrutura do Ecommerce.
Dessa forma, sua empresa é mapeada para descobrir quem são os principais concorrentes na internet, quais os melhores canais para o produto, como diminuir custos sem impactar nas vendas e até mesmo como e quando aumentar a sua equipe.
Para entender mais sobre gestão de Ecommerce, leia também o artigo: Gestão de Ecommerce: entenda TUDO o que precisa para alavancar o seu negócio
Equipe de Tecnologia
Essa equipe tem como grande desafio absorver ao máximo o potencial das plataformas de vendas, otimizar a navegação buscando melhor usabilidade e aumento de conversão, além de monitorar disponibilidade e tempo de resposta dos servidores.
Também é ela que faz as integrações de gateway, adquirentes e anti-fraude, e os demais processos tecnológicos da empresa.
A equipe da Tecnologia deve estar sempre pensando em questões como:
- O que fazer para melhorar a taxa de conversão?
- Como tornar o site da empresa mais leve?
- Como ter mais agilidade no faturamento dos pedidos?
- O que faço para melhorar meu checkout e trazer mais pedidos?
Entre outras questões relativas à tecnologia.
Equipe de Marketing
Depois de estruturar e desenvolver, o próximo passo para fazer um Ecommerce dar certo é anunciar, certo?
Então, a equipe de Marketing monitora o ROI por mídia para aumentar a rentabilidade do investimento e faz o tráfego pago. Além disso, essa equipe planeja ações comerciais e estratégias para aumentar o faturamento.
Outra função da equipe de marketing é manter os novos clientes sempre envolvidos com o conteúdo de blog e redes sociais. Ou seja, essa equipe faz a criação de campanhas e ações de marketing, através de conteúdos que conversem com todas as estratégias propostas.
Além disso, o design estratégico para comunicação visual da marca também entra nessa equipe, seja por meio da produção de banners para a loja virtual, publicações nas redes sociais ou das campanhas para mídia paga, envolvendo campanhas de reconhecimento de marca e conversão.
Dessa forma, são solucionadas as questões relacionadas a investimentos em mídia de forma mais assertiva. Também a compreensão e melhoria de diversos KPI’s, para então começar a compreender melhor como se manter atrativo para os clientes, até como melhorar o cadastro de produtos e implementação de boas práticas de CRM.
Leia também: 5 KPIs que todo Gestor deve analisar no Ecommerce
Equipe de Atendimento e Logística
Essa equipe cuida dos canais importantes para atendimento, mapeando os fluxos de suporte e organizando as transportadoras e o atendimento por faixas de CEP.
É a equipe de logística que faz o monitoramento das entregas e SLAs e o aumento de conversão entre capturados e faturados.
Outros colaboradores fundamentais para a equipe de atendimento são os embaladores e entregadores e os profissionais de customer experience (experiência do cliente). Esses profissionais normalmente estão no contato mais direto com o cliente e são eles que deixam a impressão mais forte do seu negócio.
Atenção: organograma do Ecommerce não é camisa de força
É importante ressaltar que na vida real as coisas não são assim tão quadradas. Aqui nós apresentamos um modelo geral de organograma para o seu Ecommerce.
Mas claro que, no dia a dia, muitas vezes as funções se misturam. De todo modo, as funções devem estar lá, no organograma de um Ecommerce, para guiar as ações de crescimento do seu negócio.
Estrutura da equipe de um Ecommerce
A estrutura do negócio e a estrutura da equipe não são a mesma coisa. Isso porque enquanto a primeira separa as equipes em áreas de atuação, a segunda posiciona os profissionais de forma hierárquica e em níveis de responsabilidade diferentes.
Quando uma empresa de Ecommerce atinge um porte médio, é chegado o momento de contratar gerentes intermediários para ajudar a diminuir a responsabilidade da alta administração e separar ainda mais os departamentos.
Isso significa que você precisará de uma estrutura de equipe para contratar um gerente de Ecommerce, um especialista em gerenciamento de pedidos, um gerente de controle de estoque entre outros profissionais.
Como estruturar uma equipe segundo o organograma do Ecommerce?
A estruturação de uma equipe de Ecommerce depende do equilíbrio entre custo-benefício e as metas de crescimento da sua empresa.
A recomendação é, antes de tudo, fazer as previsões e avaliações do negócio para definir metas de crescimento antes de criar qualquer vaga de emprego. Isso permitirá que você se concentre apenas nas funções mais importantes e procure pessoas que se encaixem bem no que a empresa precisa.
A ideia aqui é ser estratégico e usar dados concretos para delegar tarefas às pessoas certas na hora de montar uma equipe.
Porém, vale pontuar que todo negócio de Ecommerce precisa lidar com três grupos principais de profissionais: produto, aquisição e retenção de clientes. Dentre esses três grupos, vão surgir os profissionais que você precisa para crescer.
A seguir, nós listamos outros pontos fundamentais para te ajudar com a estrutura do Ecommerce.
1. Defina claramente as necessidades da sua empresa
Uma estrutura de equipe eficaz que funcione para sua empresa deve crescer organicamente, com base nas necessidades do seu negócio.
Cada nova função deve agregar valor ao seu negócio. É por isso que antes de expandir e fazer novas contratações, você precisa definir as tarefas que serão realizadas diariamente, mensalmente e anualmente.
Vale lembrar também que o sucesso de uma empresa não é pautado necessariamente no tamanho da equipe, mas sim na qualidade das ações realizadas por ela.
2. Contrate as pessoas certas
Não importa se a sua equipe trabalha presencialmente em um escritório compartilhado ou de forma remota. Você precisa contratar pessoas em quem possa confiar para realizar o trabalho e procurar ativamente oportunidades para melhorar a eficiência dos processos.
Por isso, contratar uma empresa de recursos humanos ou mesmo ter profissionais dessa área na sua própria empresa pode ser essencial para acertar na escolha dos colaboradores que farão o seu negócio crescer.
3. Crie um processo de integração eficiente
Criar um programa de integração de equipe estruturado economiza tempo e dinheiro. Esse processo ajuda você a transformar um membro da equipe de novato para veterano de maneira rápida e eficiente.
Compile seu programa de treinamento básico para funcionários. A cada nova integração, você pode melhorar o processo até que seja aperfeiçoado. É crucial ser o mais claro possível sobre cada etapa e entender os desafios do treinamento remoto de funcionários.
Você pode nunca conhecer determinados funcionários pessoalmente, por isso é importante que isso seja refletido em seu programa. Você precisa ter uma identidade de marca forte para os funcionários se agarrarem para que eles tenham interesse no sucesso da empresa.
Se uma parte considerável de sua equipe é remota, é essencial estabelecer canais claros de comunicação e construir laços entre os membros da equipe.
4. Projete um fluxo de trabalho que os funcionários usem
Não importa o tamanho da sua equipe, o tipo de produto que você vende ou onde faz isso, você precisa configurar um fluxo de trabalho claro que seja usado por toda a sua equipe.
Para administrar uma equipe de Ecommerce bem-sucedida, eficiente e com economia de dinheiro, concentre-se na otimização de processos.
Leia também: Gestão de Pessoas: o que é e como aplicar no seu time de Ecommerce
4 dicas essenciais para ter um organograma de Ecommerce eficiente
Agora que você já entendeu o que é um organograma de Ecommerce e já sabe como estruturar a sua equipe, veja nossas dicas essenciais para criar um organograma perfeito para sua empresa.
Defina as funções da gerência executiva
O fundador/CEO da empresa deve se concentrar na parte mais estratégica do negócio e para isso deve definir as atribuições de cada gerente de forma assertiva. Isto é sem desperdiçar seu tempo de trabalho com atribuições de podem ser delegadas.
Vale lembrar ainda que cabe aos gerentes manter toda a equipe no caminho certo em direção às metas estabelecidas para o crescimento da empresa.
Gestão eficiente de produtos
Os produtos são uma parte essencial de qualquer negócio. E a forma como sua empresa lida com a descoberta, fabricação e aquisição deles depende do seu organograma de Ecommerce, do tipo de produto e de onde você os vende.
Muitas dessas etapas podem ser automatizadas, incluindo gerenciamento de estoque e colocação automática de novos pedidos quando o estoque estiver baixo.
Mas você ainda sempre vai precisar de alguém para negociar com os fornecedores e supervisionar o atendimento dos pedidos.
Captação e retenção de clientes
Pode ser difícil escalar seu negócio se você não souber como seus clientes se sentem a respeito dele. Por isso, você precisa estabelecer um processo para obter feedback do cliente e compartilhar essas informações com o resto da sua organização.
Quando reunir os dados desses feedbacks, você deve analisar os resultados procurando tendências no comportamento do cliente e áreas para melhorar a experiência do usuário. Então, compartilhe essas informações com as equipes que mais se beneficiarão dele.
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