Razão social e nome fantasia: entenda a diferença e quando usar

Razão social é o nome legal e formal de uma empresa, usado em contratos e documentos oficiais. Já o nome fantasia é o nome comercial ou marca sob o qual o negócio opera no dia a dia, sendo mais usado para fins de marketing. Ambos são importantes e, neste artigo, você vai aprender como criá-los e usá-los. 

Todos aqueles que já abriram uma empresa, ou já pesquisaram sobre o processo, se pararam com esses dois termos: razão social e nome fantasia. Se você ainda não sabe, estes são elementos obrigatórios para a criação de qualquer negócio. 

Muitos, no entanto, não sabem a diferença entre os dois termos, ou quando eles são aplicados. 

É por isso que, neste artigo, vamos abordar a fundo a diferença entre razão social e nome fantasia, suas funções, como escolhê-los, e responder a algumas das perguntas mais comuns que empreendedores podem ter. 

Faça uma boa leitura! 

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O que é a razão social de uma empresa? 

Razão social é o nome oficial de uma empresa. Seria como o nome completo de uma pessoa na sua certidão de nascimento, ou seja, é aquele que vai estar em todos os documentos legais, contratos, notas fiscais e registros governamentais. A razão social é a forma como o seu negócio será reconhecido perante os órgãos públicos.

Imagine, por exemplo, que você tem uma loja de produtos naturais. Seu nome fantasia pode ser "Natureza Pura", mas a sua razão social, o nome oficial, pode ser "Natureza Pura Produtos Naturais Ltda.".

Também vale salientar que a razão social é exclusiva. Isso significa que, ao registrar sua empresa, é essencial garantir que a razão social escolhida não seja já utilizada por outra entidade. No caso de haver uma duplicidade, o registro da sua empresa pode ser barrado. 

Como escolher a razão social? 

Escolher a razão social para a sua empresa é uma tarefa que exige muito cuidado. Este, afinal, trata-se do nome que será registrado oficialmente e estará presente em todos os documentos mais importantes da sua empresa. 

Aqui vão algumas dicas para fazer essa escolha: 

• Leve em consideração a identidade da sua empresa: na hora de escolher a razão social, é importante que você escolha termos ligados ao seu nicho de mercado;

• Verifique a disponibilidade com cuidado: a razão social da sua empresa deve ser única. Essa informação pode ser consultada na Junta Comercial do seu estado;

• Mantenha o nome simples: dê preferência para os nomes mais simples e fáceis de pronunciar. Além disso, evite nomear a sua empresa com termos que podem parecer datados ao longo do tempo;  

• Escolha um nome para durar: por mais que alterações na razão social sejam possíveis, elas costumam ser custosas e burocráticas. Por isso, escolha um nome que você gosta e que possa acompanhar o seu negócio à medida que ele cresce; 

• Na dúvida, consulte um profissional: os processos de abrir uma empresa e criar uma razão social podem ser um tanto demorados. Por isso, você não deve hesitar em pedir ajuda profissional – seja de um contador, um consultor de Ecommerce ou qualquer outra especialidade – para garantir que você está seguindo todas as normas. 

Leia também: Nomes para loja virtual? Dicas para escolher, ferramentas e +250 exemplos 

Quando a razão social é usada? 

A razão social é usada em uma variedade de situações que exigem formalidade e legalidade. Essencialmente, sempre que sua empresa interage com órgãos governamentais, outras empresas ou até mesmo com clientes em um contexto oficial, a razão social é utilizada. Aqui estão alguns exemplos comuns de quando a razão social é aplicada:

• Notas fiscais;
• Faturas de clientes;
• Certificados;
• Contratos;
• Comunicados à imprensa;
• Folha de pagamento;
• Emissão de cheque bancário.

O que é o nome fantasia de uma empresa? 

O nome fantasia de uma empresa é como ela é conhecida popularmente e como será apresentada ao público. É o nome que você vê na fachada de uma loja, no website de uma empresa, ou na embalagem de um produto. Ele serve para atrair clientes e criar uma conexão entre o público e o negócio.

Por exemplo, se considerarmos uma livraria online, o nome fantasia poderia ser "Livros & Saberes", enquanto a razão social seria "Livros & Saberes Comércio de Livros Ltda.".

Ao contrário da razão social, não existem regras rígidas para o nome fantasia e este é escolhido livremente pelo empreendedor. Embora possa ser igual à razão social, geralmente é diferente e tem como objetivo principal ser memorável e facilmente reconhecível pelo público.

Outro ponto importante a considerar é o registro do nome fantasia. Apesar de não ser obrigatório, o registro junto ao Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI) pode ser realizado para assegurar a exclusividade do uso desse nome.

Isso significa que, se o nome fantasia da sua empresa for registrado, outra empresa não poderá usá-lo. É um passo adicional que pode trazer segurança para a sua marca e evitar possíveis conflitos no futuro.

Leia também: Licenciamento de marca: o que é e como utilizar no Ecommerce 

Como escolher o nome fantasia? 

O nome fantasia da sua empresa é a primeira impressão que muitos clientes terão do seu negócio e, por isso, fazer uma boa escolha é essencial. Portanto, dedique algum tempo a esse processo e escolha um nome que represente verdadeiramente o que você e sua empresa querem transmitir.

Aqui estão algumas dicas para tornar o processo um pouco mais fácil:

• Considere a relevância para o negócio: o seu nome deve tornar fácil para o cliente entender o que a sua empresa faz. Selecione os termos que mais se relacionam com o seu nicho e pense em como torná-los mais atrativos; 

• Preze pela simplicidade: um nome curto e fácil de lembrar tem maiores chances de causar um impacto em seus clientes. Evite termos complicados ou que pertençam à uma língua estrangeira, se possível; 

• Seja original: o nome fantasia da sua empresa deve ser único, a fim de tornar seu negócio diferente da concorrência. Faça uma pesquisa rápida online para garantir que nenhuma outra empresa esteja usando o mesmo nome;

• Verifique a disponibilidade de domínio na web: se você planeja ter um site, é uma boa ideia verificar se o domínio com o nome fantasia que você escolheu está disponível;

• Peça opiniões: fale com amigos, familiares ou colegas de trabalho. Muitas vezes, eles podem fornecer insights valiosos e ajudá-lo a ver as coisas de uma perspectiva diferente.

Quando o nome fantasia é usado? 

O nome fantasia da sua empresa é usado em uma variedade de situações e contextos. Aqui estão alguns dos momentos mais comuns:

• Divulgação e marketing: 
• Na loja online, na fachada e em divulgações digitais e físicas;  
• Durante o atendimento ao cliente; 
• Nos e-mails, cartas e quaisquer outras correspondências comerciais; 
• Na embalagem dos produtos.

Lembre-se, o nome fantasia é a face da sua empresa para o mundo, é como os clientes conhecerão e lembrarão do seu negócio. Portanto, deve ser usado de forma consistente e estratégica.

A diferença entre razão social e nome fantasia

Se pudermos resumir a diferença entre razão social e nome fantasia, diríamos que a distinção se baseia no uso de cada um desses elementos. 

A razão social se refere ao nome oficial e legal da empresa, sendo registrado junto a órgãos governamentais e utilizado em contextos formais, como a emissão de documentos e contratos e o cumprimento de obrigações fiscais. 

O nome fantasia, por outro lado, é como a empresa se apresenta no cotidiano, sendo usado em campanhas de marketing, na fachada do estabelecimento, na interação com clientes e em diversos outros contextos menos formais.

Para te ajudar a entender melhor a diferença entre esses dois elementos, aqui vai uma tabela comparativa:

O nome fantasia e a razão social podem ser alterados posteriormente?

Sim, é possível alterar tanto o nome fantasia quanto a razão social de uma empresa, porém, os processos são diferentes.

O nome fantasia, mais flexível, pode ser modificado a qualquer momento. Só é necessário garantir que não exista outra empresa com o mesmo nome. Essa alteração é mais simples, não envolvendo tantas burocracias.

Por outro lado, a alteração da razão social é mais complexa e burocrática, e é realizada em casos específicos, como uma mudança de atividade da empresa, ou durante processos de fusão ou cisão. Para o Microempreendedor Individual (MEI), a mudança da razão social é viável, mas exige a realização de um novo registro.

Vale ressaltar que qualquer alteração no nome fantasia ou na razão social deve ser comunicada aos órgãos competentes e as mudanças devem ser refletidas em todos os documentos oficiais da empresa. 

Quais as regras para a escolha da razão social e nome fantasia?

Ao selecionar a razão social e o nome fantasia da empresa, existem algumas diretrizes e regras que você deve seguir. Vamos aos principais pontos:

Para a razão social:

• Deve estar relacionado à atividade exercida pela empresa;
• Precisa ser de fácil compreensão e assimilação;
• Evite nomes muito longos;
• Deve ser único e não pode ser demasiadamente semelhante à razão social ou nome fantasia de outras empresas.

Para o nome fantasia:

• Deve ser fácil de lembrar;
• Evite nomes muito semelhantes aos dos concorrentes;
• Deve ser um nome que não possa ser interpretado de forma negativa;
• Antes de definir, verifique se não há empresas com nome igual ou parecido;
• O nome escolhido deve ser adequado para comunicação com o público e representar a imagem do negócio.

É possível ter mais de um nome fantasia?

Sim, é perfeitamente possível ter mais de um nome fantasia para a mesma empresa. Contudo, é crucial lembrar que o nome fantasia atua como uma marca, e para assegurar sua exclusividade, é recomendado que seja registrado. 

Outro ponto importante é garantir que o nome fantasia escolhido não esteja sendo utilizado por outra empresa, evitando assim, futuras complicações legais. Por fim, é fundamental frisar que a razão social é única e não pode ser idêntica à de outra empresa.

O que fazer se o nome fantasia já estiver sendo usado por outra empresa?

Se você descobrir que o nome fantasia que escolheu já está sendo utilizado por outra empresa, será necessário selecionar um novo nome. Isso porque o nome fantasia atua como uma marca, necessitando de registro para garantir seu uso exclusivo. 

Além disso, a utilização de um nome fantasia que já pertence a outra empresa pode levar a complicações jurídicas, como processos por violação de marca. Ninguém quer se preocupar com um problema como esse, certo? 

Exemplos de razão social e nome fantasia

Agora, para fecharmos este guia com chave de ouro, vamos dar exemplos de nomes fantasia e razão social de empresas famosas no mercado brasileiro. Veja: 

Entendeu a diferença entre razão social e nome fantasia?

Espero que este guia sobre a diferença entre razão social e nome fantasia tenha esclarecido suas dúvidas e lhe proporcionado dicas úteis para sua jornada empreendedora. A escolha do nome é uma etapa fundamental, mas é importante lembrar que ela é apenas o primeiro passo para tirar uma empresa do papel.

Existem muitos outros aspectos a considerar ao abrir sua loja virtual e muitos empreendedores se vêem perdidos neste momento. Mas nós podemos te ajudar a dar o próximo passo agora mesmo… 

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