O que é fluxo de caixa e como fazer? Dicas e boas práticas para não errar

O fluxo de caixa está entre as principais dores de empreendedores dos mais variados segmentos. Você sabia? Por isso, neste artigo, vamos falar todos os detalhes sobre o assunto. Leia agora…

Pontos principais do artigo:

• O fluxo de caixa monitora entradas e saídas de dinheiro, sendo essencial para a saúde financeira da empresa;

• Ele permite projeções futuras, planejamento financeiro e ajuda a evitar crises de caixa;

• Ferramentas automatizadas, como essa planilha de fluxo de caixa gratuita, ajudam a manter o fluxo de caixa eficiente. Baixe grátis! ⬇️

Para muitos empreendedores, a maior prioridade é colocar mais dinheiro para dentro do caixa. Isto é, fechar mais vendas e contratos. Isso é essencial, é claro, mas não é a única variável que deve ser considerada na busca pela saúde financeira. 

Analisar apenas o dinheiro que entra pode dar ao empreendedor uma visão errada sobre o estado financeiro da empresa. Por isso, é importante olhar para as movimentações como um todo – o tão famoso fluxo de caixa. 

Ao longo dos próximos tópicos, vamos descobrir o que é um fluxo de caixa, para que ele serve e como colocá-lo em prática na sua empresa.

Vamos começar?

O que é fluxo de caixa? 

O fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa. Em outras palavras, o fluxo de caixa representa quanto você recebe e o quanto você gasta com o seu negócio. 

Se você quer ter um Ecommerce de sucesso vai precisar estar atento ao fluxo de caixa diariamente, pois é nele que fica registrado todas as movimentações financeiras do seu negócio, desde pagamento dos clientes até o pagamento dos fornecedores.

Acompanhando o fluxo de caixa, você consegue entender de onde vem e para onde vai o dinheiro da sua empresa, o que te ajudará a saber onde é preciso investir mais e o que é preciso cortar, para manter o negócio com uma boa saúde financeira.

Além disso, o fluxo de caixa não só te dá uma visão completa do presente, mas também pode te ajudar a antecipar o futuro. 

O fluxo de caixa vai te mostrar as entradas e saídas do dinheiro, bem como a sua categoria, o que te faz entender o presente financeiro do seu negócio, como o capital está girando diariamente. 

Com esses dados em mãos, você tem uma base de como funciona a movimentação financeira do seu negócio, o que possibilita fazer uma projeção de como será o futuro. Um belo exemplo de como os dados podem influenciar a tomada de decisão, certo? 

Mas antes de falarmos dos tipos, precisamos lembrar que fazer essa projeção futura só é possível se os dados forem atualizados frequentemente. Caso contrário, não haverá dados suficientes para fazer previsões concretas. Ou pior, você terá que trabalhar com dados defasados, que levam a previsões equivocadas.

Leia também: Data driven marketing: o que é e como tomar decisões baseadas em dados.

Qual a importância do fluxo de caixa?

Agora que você já sabe o que é fluxo de caixa, está na hora de entender melhor a importância dele para o negócio como um todo.

Confira abaixo três fatores que ressaltam a importância do gestor ter um fluxo de caixa funcionando da maneira correta!

1. Garante uma vida duradoura para a sua empresa

Bem no início do texto, vimos que 20% das empresas, ou seja 1 a cada 5, fecham antes mesmo de completar um ano de existência. E uma das principais causas é "ficar sem dinheiro", ou seja, não conseguir fazer uma boa gestão financeira. 

Uma boa forma de evitar isso é tendo um fluxo de caixa eficiente, pois ele te dará o conhecimento necessário para garantir que o dinheiro não pare de circular na empresa. Assim, tendo o capital, você garantirá que o negócio continue vivo no mercado.

2. Possibilita ter um planejamento financeiro

Sabendo cada passo que o seu dinheiro dá, você conseguirá saber exatamente onde pode colocar os seus esforços para crescer o seu negócio. 

O fluxo de caixa vai te dar informações para que você tenha noção de quais metas de crescimento são viáveis e o que pode ser cortado para diminuir os gastos, garantindo que consiga cumprir com todas as suas obrigações do mês, seja com fornecedores, funcionários ou Estado. 

3. Possibilita projetar o futuro

Ter um fluxo de caixa bem feito possibilita que as empresas consigam pensar nas ações de marketing e vendas a longo prazo. 

Isso porque entendendo a movimentação financeira do presente conseguimos projetar o futuro e visualizar como estará o nosso caixa para poder sabermos o que podemos executar. 

Assim, o fluxo de caixa ajuda não só com o controle financeiro do presente, mas também possibilita ao gestor visualizar o futuro.

Tipos de fluxo de caixa

Agora que você já entendeu o que é o fluxo de caixa está na hora de aprender sobre os diferentes tipos existentes desse controle financeiro. 

Vamos abordar os 6 principais e esperamos que após ler esse artigo, você aplique pelo menos um deles no seu negócio!

1.  Fluxo projetado

Lembra que falei para você que o fluxo de caixa ajuda a fazer projeções para o seu negócio, então, é sobre isso que se trata o fluxo projetado.

Ele é construído a partir da análise da movimentação de entrada e saída do dinheiro do caixa, com base nesses dados, o gestor consegue visualizar e planejar cenários futuros para a empresa. 

Portanto, ao fazer esse tipo de fluxo de caixa, conseguimos ajustar situações para conseguirmos evitar ficarmos no saldo negativo ou deixarmos nossas contas ainda mais no positivo.

Esse tipo está muito ligado ao planejamento estratégico, porque foca nos objetivos a longo prazo. Sendo assim, o fluxo de caixa projetado é muito mais sobre o futuro do que sobre o presente, porque é uma previsão de onde a empresa pode chegar financeiramente tendo como base a movimentação atual.

Neste modelo, pegamos os dados de como está a movimentação do caixa no presente, analisamos tudo, tiramos uma média e projetamos o futuro.

Para fechar esse tópico, vamos a um exemplo de fluxo de caixa projetado:

Sua empresa tem R$ 5.000 em caixa, precisou pagar hoje R$ 2.000 a um fornecedor. Após esse pagamento, o caixa ficou com R$ 3.000, mas daqui a 5 dias, você vai receber alguns pagamentos de clientes que somam ao todo R$ 7.000. Portanto, seu saldo projetado é de R$ 10.000. 

Ao realizar esse tipo de fluxo de caixa, você consegue ter uma visão mais macro do seu negócio, consegue organizar ações para o futuro próximo e projetar soluções para possíveis imprevistos.

Leia também: Ciclo financeiro: entenda o que é, sua importância e como diminuí-lo.

2. Fluxo de caixa líquido

A palavra líquido na economia significa a quantidade de dinheiro que sobra no caixa após dedução dos impostos e outros gastos. 

Sendo assim, o fluxo de caixa líquido é definido pelo valor que sobra depois do empreendedor realizar todos os pagamentos do seu negócio.

Esse tipo de fluxo de caixa é bem útil para quem deseja investir em um novo negócio, pois mostra se está sobrando dinheiro, bem como a quantia, que pode ser usada pelo gestor para novos projetos.

3. Fluxo de caixa direto

Esse tipo leva em consideração a entrada ( tudo que o negócio recebeu de pagamento) e a saída (pagamentos feitos pela empresa para terceiros) sem aplicar qualquer tipo de desconto fiscal. 

Ele fornece dados todos os dias e isso faz com que seja necessário uma maior dedicação e disponibilidade de tempo de todos os integrantes do time financeiro.

Além disso, por ser um método que não inclui a parte fiscal, esse tipo de fluxo de caixa é bem mais fácil de ser administrado.

4. Fluxo de caixa indireto

A base desse tipo de fluxo não é a análise dos fluxos de caixa, mas sim os lucros e prejuízos apontados no Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE).

Mas afinal, o que é o Demonstrativo de Resultados do Exercício?

É um documento contábil que mostra de forma detalhada todas as despesas e receitas de uma empresa dentro de um determinado período, para mostrar se ela teve lucro ou prejuízo.

O fluxo de caixa indireto utiliza o balanço patrimonial ( verificação do que a empresa tem e o que ela deve, que pode ser dívidas e obrigações fiscais) para considerar a variação de ativos (tudo que pode ser convertido em dinheiro) em um determinado período.

Para manter a empresa saudável financeiramente, o gestor precisa fazer de tudo para manter o equilíbrio na balança patrimonial, para não acabar com dívidas maiores do que sua capacidade de arrecadar.

Se caso a balança fique no negativo, para reverter a situação, o gestor deve ver os bens que pode liquidar para pagar as dívidas.

Assim sendo, o balanço patrimonial é um controle de caixa muito mais completo, porque nele entram todas as posses da empresa e não só a movimentação financeira (receitas e despesas), o que ajuda a termos uma visão mais 360º da real situação do negócio.

Esse artigo pode te interessar: Modelo de DRE: o que é, para que serve, como fazer [+ planilha gratuita]

5. Fluxo de caixa livre

O fluxo de caixa livre lida com o capital (dinheiro) que está livre para ser usado, pois já foram pagos todos os custos da empresa.

A fórmula desse tipo de fluxo é:

Lucro líquido + depreciação - investimentos - aumento no capital de giro - juros pagos 

Glossário:

• Lucro líquido = diferença entre a receita total e o custo total do negócio. 
• Depreciação = perda do valor do bem por conta do uso do mesmo.
• Capital de giro = diferença entre os recursos disponíveis em caixa e a soma das despesas a pagar.

Esse tipo mede a capacidade da gestão de conseguir gerar capital a curto, médio e longo prazo. Se você quiser usar o fluxo de caixa livre, vai precisar olhar para dois tipos de relatório: um de curto prazo (60 a 90 dias) e um de longo prazo ( 2 a 5 anos).

💡 Já conhece o Glossário para Ecommerce do Ecommerce na Prática? Nele, você conhece os principais termos do setor e ganha uma visão ainda ampla sobre o mercado. Confira!

6. Fluxo de caixa operacional

Diferentemente do fluxo de caixa projetado, que está no nível mais estratégico do negócio, esse aqui lida mais com o operacional, ou seja, com o que é feito no dia a dia, atividades a curto prazo. 

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Ele é um dos métodos mais simples de fluxo de caixa, porque lida basicamente com o dia a dia financeiro da sua empresa, somando receitas, despesas e o volume disponível, deixando de fora os investimentos ou necessidade de mais capital de giro.

Se você está iniciando seu Ecommerce, indicamos esse tipo de fluxo de caixa, pois é bem simples de ser feito, visto que é só colocar receitas e despesas operacionais do negócio.

Lembrando que o nível de informações colocadas nesse tipo de fluxo são mais simples e caso queira fazer algo mais complexo, pensando em investimentos futuros e no cálculo da parte fiscal, vai precisar adotar um mais completo.

3 dicas para ter um fluxo de caixa funcional

Veja agora alguns cuidados que você deve tomar para ter um fluxo de caixa efetivo:

1. Organize bem as informações

Como gestor, você vai ver o tempo todo dinheiro entrando e saindo do seu caixa e isso vai gerar um grande volume de informações. 

Para não se perder, você deve centralizar tudo em um único lugar e categorizar cada elemento que movimenta o seu caixa. Assim, você conseguirá manter o controle da operação financeira.

2. Invista em ferramentas

Planilhas não são suficientes para fazer uma gestão financeira eficiente, é preciso fazer um investimento em outras ferramentas que vão tornar o processo da captação de dados mais automatizado.

No Ecommerce uma ferramenta que pode te ajudar a fazer esse processo de coleta de dados é o ERP, sistema que vai atualizar, de forma automática e armazenar todas as informações da sua empresa em tempo real.

Chega de ficar fazendo todo o processo de coleta de dados manualmente. Por ser uma atividade repetitiva, o cansaço pode te levar a preencher a planilha de forma errada ou acabar deixando passar algo. 

Ao escolher uma ferramenta de qualidade no mercado, você tem menos riscos de errar na sua captação de dados. Além disso, você consegue centralizar tudo em um único lugar e de quebra ainda tem acesso a relatórios, que te ajudam a tomar decisões mais assertivas.

3. Atenção ao seu estoque

Você sabia que a gestão do estoque está diretamente ligada a um fluxo de caixa funcional? 

Lembra quando falei aqui no blog sobre a ponta de estoque e disse que produto parado é igual a dinheiro sendo perdido? Então, podemos traduzir isso para um estoque mal gerido pode levar a problemas no fluxo de caixa.

É preciso que o dinheiro se movimente para que um negócio consiga se desenvolver e um dos pontos principais de atenção precisa ser o estoque. 

Como gestor, você vai precisar estar atento aos produtos que têm mais saída e os que demoram mais tempo para sair do estoque. 

Assim, você conseguirá saber exatamente onde investir nas compras futuras com os fornecedores e cortará gastos desnecessários com produtos que não possuem quase procura, fazendo assim o seu caixa ter movimentação.

3 erros que podem prejudicar o seu fluxo de caixa

Agora, veja alguns dos equívocos mais comuns entre empreendedores durante o gerenciamento do caixa. 

1. Não dividir as movimentações em categorias

É preciso colocar cada dado na categoria correta, para que você entenda exatamente de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa. Assim, você consegue ter uma visão clara de como funciona o fluxo de caixa do seu negócio.

2. Não atualizar a planilha com frequência

Jamais deixe para amanhã, o que você pode fazer hoje. Essa frase funciona muito quando se trata de gestão financeira, mas eu modificaria um pouco para: Jamais deixe para amanhã, o que você deve fazer hoje. 

Se você quer ter um bom fluxo de caixa, vai precisar estar sempre atualizando a sua planilha com o que entrou e saiu de dinheiro da sua operação. 

Para que sua planilha esteja sempre em dia, você deve criar uma rotina de atualização diária para não deixar que a sua planilha fique desatualizada. 

Assim, alimentando sua planilha de gestão financeira diariamente conseguirá entender como é a movimentação diária do capital na sua empresa.

3.  Ser mais otimista do que realista

Trabalhe sempre com fatos e não com idealizações. Por exemplo, ao projetar o futuro da sua empresa, use como base os dados do fluxo de caixa atual. Jamais tire um número da sua cabeça, para ser a sua meta de lucro, pois isso vai fazer você se perder.

Para ter essa visualização financeira do futuro, você deve utilizar o fluxo de caixa projetado, que possibilita visualizar e planejar cenários futuros para a empresa.

Leia também: O que é pró-labore? Como funciona, quando usar e como definir

Como fazer o fluxo de caixa?

Sua grande aliada na hora de fazer o seu fluxo de caixa é a planilha. Todo o passo a passo desse tópico está relacionado com a planilha. 

Para seguir os próximos passos, sugerimos que você faça o download gratuito da planilha de fluxo de caixa do EnP. Vamos nessa!

1.  Categorize as informações

Todas as entradas e saídas do caixa do seu Ecommerce devem ser colocadas nas categorias corretas. Assim, você vai conseguir saber exatamente a origem de cada recebimento e pagamento realizado.

Exemplos de categorias de entrada:

Basicamente, vendas, que podem ser divididas na forma de pagamento do cliente.

• Dinheiro;
• Débito;
• Crédito;
• Boleto;
• Depósitos e transferências.

Exemplos de categorias de saída:

• Aluguel;
• Internet;
• Folha de pagamentos dos funcionários;
• Plataforma do site;
• Fornecedores;
• Comissão da venda dos produtos/serviços;
• Compra da matéria prima;
• Impostos.

2.  Anote todas as movimentações

Tudo que sai e entra do caixa do seu negócio deve ser colocado na sua planilha. Isso vai te dar uma visão clara do presente financeiro da empresa e conseguir também ter as informações corretas para fazer uma projeção do futuro.

3.  Faça uma análise 

Não faz sentido algum você ter todo um trabalho de anotar cada passo do dinheiro da sua empresa, se depois não usar essa informação para nada.

Depois de registrar todas as movimentações do seu caixa, você deve fazer uma análise bem detalhada da origem de cada um dos seus gastos e das suas receitas, para ver se há alguma forma de otimizar isso. 

Por exemplo, nessa análise, você pode acabar vendo que o custo para produzir um determinado produto está bem alto e não está compensando vender ele pelo preço atual. 

Você tem três caminhos: o primeiro é conversar com o fornecedor sobre e ver se há alguma forma de tornar mais barato o custo da matéria-prima. Já o segundo é aumentar o preço do seu produto para compensar e, por fim, o terceiro é parar de vender.

Qual a relação entre fluxo de caixa e o sucesso nos negócios? 

O fluxo de caixa é o equilíbrio entre a entrada e a saída de dinheiro. Se o resultado final desse cálculo não for positivo ao final do mês, seu negócio estará “sangrando”. Se isso acontecer de novo no mês seguinte, o problema persiste e tende a piorar.

Chegará uma hora em que o empreendedor precisará pagar contas ou repor estoque e o dinheiro simplesmente não vai estar disponível. Ou as contas simplesmente param de ser pagas ou o proprietário precisará injetar recursos pessoais na manutenção do negócio – um cenário que ninguém quer. 

Você sabia que 1 a cada 5 empresas fecham com antes mesmo de completar um ano de operação? Esse é o dado divulgado pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) no final de 2021, um levantamento que foi feito antes da pandemia.

Outro estudo só que agora da CB Insights (2019), plataforma de inteligência artificial, revelou que a segunda principal razão dos empreendedores falharem é "Ficar sem dinheiro".

Se colocarmos isso de uma maneira mais formal é "Gestão financeira ineficiente". E um dos principais pontos que levam a isso é não saber fazer o fluxo de caixa da maneira correta ou até mesmo nem ter noção do que é isso.

Esse motivo só fica atrás de "Não satisfazer as necessidades do mercado", que é quando o empreendedor resolve vender um produto ou serviço porque ele quer e não porque há uma demanda. 

Nesse caso, não há uma preocupação em entender os fatores externos, onde o empreendedor deseja abrir o seu negócio. Vale lembrar que é fundamental fazer essa análise para saber quais são as oportunidades e as ameaças do mercado.

E se o fluxo de caixa estiver negativo?

Se o fim do mês se aproxima e o negócio ainda está no vermelho, veja se consegue fazer algum progresso financeiro. Para isso, esses dois caminhos podem ser bastante interessantes:

• Antecipe recebíveis: além disso, se esforce para vender mais e segure as despesas. Nem sempre é legal focar tanto nas pequenas economias, mas, como dizem por aí: tempos difíceis pedem medidas difíceis.

• Adie compras: se possível, também ligue para os fornecedores para negociar prazos. É claro que eles não ficarão tão felizes com a sua ligação, mas certamente serão solidários e vocês poderão entrar em um acordo.

Para antecipar recebíveis, entre em contato com sua operadora de cartões e os sistemas de pagamento. Não precisa adiantar tudo — somente a quantia suficiente para equilibrar as contas.

Seu negócio não precisa ser uma operação inovadora e extraordinária que renda milhões por semestre. Se ele trouxer rentabilidade, sustentabilidade e tranquilidade nas entradas e saídas, é um bom negócio! 

Sendo assim, nosso conselho é: fique de olho no fluxo de caixa. Use sistemas de gerenciamento de fluxo e registre entradas e saídas. Se não trabalhar o lado financeiro da empresa de forma disciplinada e organizada, as coisas, em algum momento, provavelmente sairão do controle.

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