ERP no Ecommerce: o que é e como escolher o melhor sistema

Pontos principais do artigo:

• O ERP centraliza suas vendas e estoque em um só lugar. Ele acaba com o trabalho manual e evita erros que custam caro;

• Use um ERP quando as planilhas tomarem todo o seu tempo.Você precisa conseguir focar na estratégia para a sua loja crescer, não só no operacional;

• Ferramenta sozinha não faz o seu negócio crescer. Garanta o apoio e direcionamento que sua loja precisa com o Ecommerce na Prática. Seja nosso aluno agora! 💙  

Muitos lojistas começam cuidando de tudo em planilhas ou cadernos. 

E no começo, esse controle manual até ajuda. 

O problema surge quando as vendas crescem e acontecem em vários canais ao mesmo tempo. 

A gente vê isso acontecer todo dia: o estoque rompe, o dinheiro some e a rotina vira uma bagunça. 

A questão não é a falta de dedicação, mas a ausência de um sistema que una as partes da loja em um só lugar. 

É aqui que o ERP entra.

Neste artigo, vamos explicar o que é ERP, os cuidados que você precisa ter antes de usá-lo e como implementá-lo na sua loja. 

O que é ERP e para que ele serve?  

ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais) é um sistema que une as áreas da sua loja em um só lugar. 

Ele centraliza dados de vendas, estoque e financeiro para você gerenciar o negócio com clareza e sem erros manuais.

O sistema faz os setores conversarem em tempo real. 

Quando sai uma venda, o estoque baixa e o financeiro registra na hora. Sem esse apoio, o lojista corre o risco de se perder em dados soltos. 

Essa organização se torna ainda mais urgente quando você decide vender em vários sites ou marketplaces ao mesmo tempo. 

Sobre esse desafio, o empresário e consultor de Ecommerce, Fabio Ludke, é direto:

↪️ Leia também: Ferramentas para Ecommerce: 52 opções para sua loja virtual. 

Como o ERP funciona na rotina de quem vende online

Veja como essa ferramenta age dentro do dia a dia real do negócio:

1. Centraliza a recepção de pedidos de todos os canais 

O sistema funciona como uma ponte entre suas vitrines e os seus indicadores de estoque. 

Ele puxa os dados de cada venda no site ou marketplaces e gera uma lista única. 

Isso evita que você abra várias abas para conferir se caiu pedido. 

Você ganha clareza sobre o que precisa ser enviado agora para o cliente.

2. Sincroniza o estoque em todas as vitrines

O sistema atualiza o saldo de itens em todos os sites assim que a venda ocorre. 

Se um produto sai na Shopee, o ERP avisa seu site e o Mercado Livre para baixarem a contagem na hora. 

Isso impede que você venda o que não existe no estoque. Você evita punições e mantém a palavra com o cliente.

3. Agiliza a separação e a emissão de NFe na expedição

O sistema gera a lista de separação e a nota fiscal em segundos.

Você para de perder tempo digitando dados no site do governo manualmente. 

Com a etiqueta de envio pronta, o pacote segue para o despacho muito mais rápido. É o fim daquela demora na expedição que trava o seu dia.

↪️ Leia também: Aplicativo de vendas: 20 opções para começar agora. 

4. Monitora o trajeto da entrega e informa o cliente 

O sistema rastreia o trajeto do pacote e avisa o cliente sobre cada passo da entrega. 

Isso reduz as mensagens no seu suporte perguntando "onde está meu pedido". 

O comprador fica tranquilo e você ganha fôlego para focar em vender. 

Ter esse controle automático evita o estresse no pós-venda.

5. Consolida as taxas e analisa o lucro líquido de cada transação

O sistema faz a conta final de cada venda. Ele desconta as taxas dos sites, o frete e os impostos do valor total. 

No fim, você vê quanto sobrou de lucro no bolso. Isso evita que você venda muito sem saber se está ganhando dinheiro ou apenas pagando para trabalhar.

O que você precisa fazer antes de contratar um ERP? 

Quando uma loja começa a crescer no online, a vontade de resolver a bagunça é grande. 

Vemos muitos lojistas correndo para assinar um contrato esperando um milagre. 

Só que o sistema não arruma processos que não existem. 

Colocar tecnologia em cima da confusão traz mais gastos e estresse. 

Antes de escolher sua ferramenta de ERP, você precisa dar alguns passos básicos: 

Mapeie sua operação para eliminar desperdícios de tempo

Muitas vezes, o lojista acredita que o sistema vai resolver todos os problemas sozinho. 

A real é que o software só faz o que você manda. 

Se o seu processo atual está bagunçado, a ferramenta vai apenas repetir essa confusão de um jeito automático. 

Enxergar o caminho que o produto faz ajuda a notar onde você perde horas do seu dia. 

Estamos falando de olhar para cada clique e cada movimento dentro do estoque. 

Siga estes passos para desenhar sua operação:

• Registre o trajeto do pedido desde a compra até a entrega;

• Marque as tarefas que são feitas de forma manual hoje;

• Liste quais informações são repetidas em diferentes tabelas;

• Conte quanto tempo cada parte do processo leva para terminar.

Atualize o cadastro de produtos e fornecedores da sua empresa

Subir os dados de uma vez parece o caminho mais rápido para ver o sistema funcionando. 

Só que levar informações erradas para a nova ferramenta cria um problema dobrado lá na frente.

Se o nome do produto está confuso ou o código fiscal está errado, o sistema vai emitir notas com falhas.

Isso pode gerar multas e travar o seu trabalho no dia a dia.

Para colocar isso em prática, revise cada item da sua lista atual agora mesmo. 

Verifique se os nomes seguem um padrão e se os códigos de barras e impostos estão certos. 

Olhe também para os dados dos seus fornecedores e atualize contatos ou registros que mudaram com o tempo. 

Organize o estoque físico e defina o endereçamento dos itens

Muitas vezes, o lojista confia apenas na própria memória para achar os produtos. 

Isso até funciona com poucos itens, mas vira um problema sério quando o negócio cresce. 

A verdade é que ter um software de ponta não resolve o gargalo se, na hora de separar o pedido, você ou sua equipe ficam perdidos entre as caixas.

A rapidez que o sistema traz para o seu computador precisa ser acompanhada pela ordem no mundo físico. 

Sobre essa ligação entre o que está na tela e o que está na prateleira, o Denis Paiva, sócio e fundador da Pangeia96, explica:

O software não consegue enxergar o seu estoque sozinho. Ele só entende o que você ensina para ele. 

Por isso, aconselhamos que você crie uma lógica de nomes e localizações para o armazenamento. 

Um espaço bem arrumado poupa o seu tempo e evita que você venda o que não consegue encontrar.

Algumas dicas são:

• Separe os produtos por tipo, modelo ou tamanho;

• Crie etiquetas claras para identificar corredores e estantes;

• Dê um nome ou número para cada posição na prateleira;

• Garanta que o código físico seja o mesmo usado no computador.

↪️ Leia também: Inteligência artificial no varejo: o que muda para quem vende? 

Liste as integrações mais importantes para os seus canais de venda

Vender em vários lugares ao mesmo tempo ajuda a divulgar sua marca. 

Mas, se as ferramentas não conversam entre si, sua rotina vira um trabalho manual de copiar e colar.

Isto é, um trabalho que, além de consumir o seu tempo, te deixa vulnerável a erros. 

Comece anotando todos os lugares onde você anuncia seus itens hoje. 

Verifique se o software escolhido já tem ligações prontas com esses canais de venda. 

Procure saber se essas conexões estão incluídas no preço ou se existem taxas extras por cada uma delas. 

Planeje sua escala para escolher o sistema que suporte seu ritmo

Escolher um sistema apenas para o que você vende hoje é um erro comum. 

A gente entende que o orçamento pode estar apertado no começo.

Mas se a sua loja cresce rápido, uma ferramenta limitada vira uma trava para o seu avanço. 

Trocar de software no meio do caminho dá um trabalho enorme. 

Além disso, custa caro.

A ideia é achar uma ferramenta que, sim, te ajude nas tarefas básicas de agora mas também te ajude a chegar onde você quer nos próximos meses.

Para escolher a ferramenta certa, siga estes passos:

• Estime quantos pedidos você pretende enviar por mês no próximo ano;

• Confira se o software cobra por volume de vendas ou tem limite de envios;

• Pesquise sobre a facilidade de subir de plano quando o negócio crescer;

• Avalie se a ferramenta oferece funções extras para quando sua equipe aumentar.

ERP em nuvem ou local: qual o melhor para quem vende online?

O sistema em nuvem vence por ser prático e acessível. Ele permite gerenciar sua loja de qualquer lugar e evita gastos com máquinas caras, o que facilita muito a rotina de quem vende online.

Ter um servidor físico gera custos altos com energia e técnicos de TI. 

Na nuvem, a empresa do software cuida da segurança e das atualizações para você. 

A agilidade de acessar os dados pelo celular é o que faz a diferença real para quem precisa tomar decisões rápidas.

3 vantagens reais de usar um sistema de ERP 

Mudar o jeito de trabalhar dá frio na barriga, e a gente entende isso.

Afinal, mexer na estrutura da loja exige tempo e dedicação. 

Mas a verdade é que o sistema traz alívios que vão muito além de apenas automatizar tarefas chatas. 

Descubra agora os ganhos reais que esperam por quem decide se organizar.

Fim das tarefas manuais e do retrabalho

O sistema assume o preenchimento de dados entre seus canais. Você para de conferir as mesmas informações várias vezes ao dia. 

Isso libera tempo para focar no que traz dinheiro para o bolso.

Além disso, o risco de errar um número ou um nome cai muito. A rotina fica mais leve e o trabalho anda sem paradas chatas.

Decisões baseadas em dados reais

No dia a dia das vendas online, a intuição pode ser uma armadilha perigosa. 

Muitos lojistas perdem dinheiro porque compram produtos baseados apenas no que eles gostam, sem olhar para a realidade da demanda. 

Sobre esse aprendizado, o Matheus Tardin, fundador da YSY Acessórios, dá o recado:

Com o apoio do software, você sai do escuro. 

Ter o controle desses números permite que você pare de gastar energia com o que não traz retorno e foque apenas no que realmente faz a sua marca crescer com segurança.

↪️ Leia também: As 20 principais ferramentas de vendas para sua loja. 

Escalabilidade sem perda de controle

Vender dez vezes mais não pode significar dez vezes mais problemas. 

O sistema organiza o aumento das vendas para você não se perder no volume de envios. 

A operação continua arrumada mesmo com muitos pedidos novos. Você mantém o padrão sem se sobrecarregar. 

O controle total fica sempre na sua mão.

Quando é o momento certo de investir em um  ERP?

O momento ideal é quando você vende em vários canais ou quando o controle manual gera falhas no estoque. 

Se a desorganização trava suas vendas, você precisa de um sistema agora.

Não espere o caos tomar conta para agir. 

Muitos acreditam que precisam ser gigantes para ter um sistema, mas o erro no estoque custa caro desde o início. 

Se você gasta horas em tabelas em vez de focar em vender, a ferramenta já se paga. 

Guia prático para implementar um ERP na sua loja

Você já viu que o sistema é o apoio que sua loja precisa para parar de patinar.

Agora, chega o momento de tirar os planos do papel e fazer a ferramenta rodar de verdade. 

Sem correria, vamos mostrar como configurar tudo para que a tecnologia finalmente trabalhe por você.

1. Escolha o sistema para o seu nível de maturidade no Ecommerce 

Contratar uma ferramenta pesada demais para o seu momento traz gastos extras e trava o trabalho. 

Por outro lado, escolher uma opção simples demais pode segurar o seu crescimento logo ali na frente. 

Para saber onde você está, olhe para a sua rotina atual de forma honesta. 

Se você ainda faz tudo sozinho e vende pouco, seu foco deve ser o baixo custo e a facilidade. 

Já quem possui equipe e vende em vários sites precisa de ligações automáticas e dados claros. 

Siga estes passos para fazer o seu diagnóstico:

• Conte quantos pedidos você envia por dia hoje;

• Liste em quantos sites ou marketplaces você anuncia seus produtos;

• Verifique se você já tem pessoas ajudando no estoque ou no financeiro;

• Defina o valor mensal que você pode pagar sem prejudicar o lucro.

2. Configure o ambiente de testes para validar os fluxos

O ambiente de testes funciona como um treino antes do jogo começar de verdade. 

Ele permite que você aprenda a mexer na ferramenta sem medo de errar ou de perder dinheiro. 

Para colocar isso em prática, use o modo de demonstração ou peça uma conta de treino para o suporte da sua ferramenta de escolha. 

Simule todo o caminho que o seu cliente faz.

Veja se o estoque baixou do jeito certo e se os dados da nota fiscal aparecem sem erros. 

Esse teste ajuda você a ganhar confiança e garante que o time saiba exatamente o que fazer quando o sistema estiver valendo para valer.

↪️ Leia também: 28 melhores sites de vendas para anunciar produtos. 

3. Estabeleça as conexões com plataformas e parceiros logísticos

O objetivo aqui é fazer a informação correr sozinha, sem que você precise mexer em tudo toda hora.

Um pedido feito no site deve aparecer no painel do software no mesmo segundo. 

Depois, a etiqueta de envio precisa estar pronta para imprimir sem nenhum erro de escrita. 

Essa união entre as plataformas digitais é o que cria um negócio profissional de verdade. 

Se uma dessas partes não fala com a outra, o seu ritmo de vendas corre o risco de travar.

Siga estes passos para configurar as suas ligações:

• Acesse a área de integrações dentro do seu novo sistema;

• Coloque as chaves de acesso da sua loja virtual e dos marketplaces;

• Conecte sua plataformas de Ecommerce, formas de pagamento online e gateway de fretes que você usa;

• Confira se o peso e as medidas dos produtos estão certos para o cálculo do envio.

4. Capacite sua equipe para a nova rotina operacional

Ter a melhor ferramenta do mundo não adianta se o seu time não souber o que fazer com ela. 

Aliás, se a equipe não entende o motivo da mudança, ela pode acabar voltando para as planilhas antigas.

Isso cria uma bagunça nos dados e faz você perder o rumo do negócio. 

Sobre essa necessidade de organização para quem quer avançar, o Igor Moraes, CEO e Co-Fundador da Agências Lucrativas, é bem direto:

Capacitar as pessoas é, na verdade, ensinar esses novos processos para que a tecnologia finalmente trabalhe por você. 

O segredo aqui é o diálogo e a paciência no começo:

• Marque conversas curtas para mostrar as funções de cada área;

• Crie manuais simples com o passo a passo das tarefas principais;

• Escolha uma pessoa de cada setor para ser a referência no sistema;

• Dê tempo para o grupo praticar antes de abandonar as ferramentas antigas.

Mostre para o time como a nova rotina vai facilitar o dia a dia deles. 

Quando eles percebem que vão gastar menos tempo com tarefas operacionais e repetitivas, a vontade de aprender cresce. 

5. Monitore a virada de chave e faça ajustes finos

O dia que o sistema começa a valer de verdade traz uma mistura de alívio e pressa. 

Só que os primeiros dias exigem um olhar muito atento de perto.

É comum aparecer um detalhe ou outro que ficou de fora da configuração inicial. 

Nesse momento, o foco deve ser em ouvir quem usa a ferramenta na prática. 

Reserve os primeiros dias para acompanhar cada etapa da operação e liste todos os erros que aparecerem no estoque ou no financeiro.

↪️ Leia também: O que é frete fixo e como usar para vender mais? 

Quais as principais plataformas de ERP do mercado?

Você já entendeu as vantagens e como organizar a casa, mas agora vem a dúvida: qual software escolher? 

Existem centenas de opções por aí.

Por isso, separamos os nomes que mais aparecem no dia a dia de quem vende online. 

Veja:

Bling 

O Bling é o sistema que a gente mais indica para os nossos alunos do Ecommerce na Prática.

Essa é uma ferramenta que cresce junto com você. A grande vantagem dela é seus recursos ilimitados em todos os planos: 

• Emissão de notas fiscais;
• Integração com marketplaces, lojas virtuais, loja física, logística;
• Atualização automática de pedidos e estoque

Além disso, ela se conecta com quase todos os marketplaces e sites do Brasil. 

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Tiny 

O Tiny também foca muito em pequenos negócios e tem um visual bem simples de mexer. 

Ele ajuda a organizar os pedidos e o estoque de um jeito bem prático.

É uma opção comum para quem busca agilidade na rotina e quer algo que não seja difícil de aprender. 

Assim como outros nomes da lista, ele oferece um tempo para você testar as funções.

Totvs 

A Totvs é uma gigante nacional que atende empresas que já estão em um nível muito alto de faturamento. 

Ela oferece soluções para quase todos os setores, desde serviços até grandes indústrias. 

É um sistema para quando o seu jogo já está muito grande e você precisa de controles muito específicos em várias áreas diferentes da empresa.

Linx 

A Linx foca bastante em quem mistura a loja física com a venda online. 

O forte deles é o varejo de rua e de shopping, como lojas de roupas e calçados. 

Se você já tem um ponto físico e quer que ele trabalhe junto com o seu site, é uma opção para olhar de perto. 

Eles acompanham o lojista que já possui uma estrutura maior de estoque.

SAP 

A SAP é uma empresa alemã muito conhecida mundialmente. 

O sistema deles é usado por grandes corporações e foca em inovação constante. 

Ele faz de tudo: cuida do financeiro, das vendas e de toda a produção. 

Por ser uma ferramenta muito robusta, ela costuma ser buscada por empresas que já possuem operações globais e equipes muito grandes.

Além da automação: o impacto da IA e dos dados no seu sistema

O sistema não serve apenas para repetir tarefas. Agora, ele também ajuda você a pensar o negócio. 

A Inteligência Artificial para vendas já faz parte das ferramentas modernas e traz previsões que facilitam sua vida. 

Ela consegue olhar para o passado das suas vendas e avisar o que deve acontecer no futuro. 

Isso evita que você compre produtos que vão ficar parados na prateleira por muito tempo.

Muitos lojistas ignoram os dados porque acham que é algo difícil de entender.

Sim, olhar planilhas pode ser cansativo no fim de um dia cheio. 

Mas ter essas informações na mão tira o peso de decidir as coisas apenas por instinto. 

Veja como usar a inteligência e os dados a seu favor:

• Use as previsões de estoque para saber a quantidade certa de cada item na hora da compra;

• Confira quais produtos dão mais lucro real depois de descontar todas as taxas e fretes;

• Ative alertas automáticos para saber quando um item muito vendido está perto do fim;

• Analise os horários que seus clientes mais compram para criar promoções que funcionam.

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Agora você já sabe o que é um ERP e qual a importância dele. 

Esse é um bom começo – mas saiba que a ferramenta sozinha não faz o seu negócio crescer.

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