Gestão de fornecedores: importância e como fazer corretamente no Ecommerce

Pontos principais do artigo:

• A gestão de fornecedores garante mais previsibilidade, melhores prazos e produtos de qualidade;
• Com processos simples, você melhora negociações, reduz prejuízos e fortalece a operação da loja;
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Todo negócio que depende de compras e vendas precisa lidar com fornecedores. 

Mas mais do que simplesmente fazer pedidos, é necessário saber gerenciar bem esses parceiros para garantir que a operação funcione sem surpresas.

A boa notícia é que esse controle não precisa ser complicado! 

Com alguns ajustes e processos simples, você consegue ter mais previsibilidade, melhorar as negociações e manter sua loja sempre preparada para vender.

Neste artigo, reunimos tudo o que você precisa saber para colocar a gestão de fornecedores em prática no seu dia a dia.

Vamos começar agora mesmo!

Qual é a importância da gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores é importante porque faz com que a sua loja tenha os produtos certos, no momento necessário e com qualidade. 

Sem esse controle, você corre o risco de atrasar pedidos, perder vendas e comprometer a experiência do cliente. 

É ela que ajuda a manter o estoque em dia, negociar melhores condições e evitar surpresas que afetam diretamente o seu faturamento.

Em termos práticos, com a gestão de fornecedores, você consegue saber:

• Quando precisa fazer um novo pedido;
• Quais são os prazos de entrega médios;
• Se um fornecedor está atrasando com frequência;
• Qual fornecedor entrega melhor custo-benefício;
• Quais parceiros você pode acionar em momentos de alta demanda.

Imagine que você vai abrir uma loja de roupas femininas e trabalha com três fornecedores diferentes. 

Um deles entrega rápido, mas tem pouca variedade. O outro tem peças incríveis, mas costuma atrasar. O terceiro é mais caro, mas sempre tem estoque. 

Sem uma boa gestão, você acaba se enrolando, perdendo vendas ou ficando refém de um só parceiro. 

O foco aqui é ter uma gestão estruturada, antecipando e fazendo escolhas mais inteligentes.

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Diferenças entre gestão de fornecedores e gestão logística

Mesmo que estejam diretamente ligadas, essas duas áreas não são a mesma coisa. Vamos explicar:

A gestão de fornecedores cuida da relação entre a sua empresa e quem fornece os produtos (ou matéria-prima) que você vende. 

Já a gestão logística cuida de tudo que envolve o transporte, armazenamento e entrega – ou seja, o "caminho" que o produto faz até o cliente final.

Um bom exemplo de como as duas áreas se complementam é: 

Caso um fornecedor atrase a entrega dos seus produtos, isso impacta diretamente na logística. 

E se a logística não for bem planejada, mesmo que o fornecedor entregue no prazo, o cliente pode não receber no tempo certo.

Tipos de fornecedores

Nem todo fornecedor é igual e, dependendo do tipo de produto que você vende, pode ser interessante trabalhar com mais de um perfil. 

Conheça os principais:

Serviços

Fornecedores de serviços fazem parte da operação de muitos Ecommerces. 

Eles não entregam produtos físicos, mas executam atividades vitais para o funcionamento do negócio. 

Na gestão desse tipo de fornecedor é preciso acompanhar prazos, qualidade do que está sendo entregue, custo-benefício e cumprimento dos acordos. 

Mesmo sem envolver estoque, esses serviços impactam diretamente na experiência do cliente na sua loja e na imagem da sua marca.

Por isso, gerencie todos com muita atenção.

Fabricantes

Como o nome já indica, os fabricantes produzem os produtos do zero. 

Trabalhar direto com eles pode ser vantajoso em termos de custo, principalmente quando você tem volume de compra. 

Por outro lado, exige mais planejamento – o tempo de produção pode ser maior, e o pedido mínimo mais alto.

Por exemplo, um lojista que vende calçados pode negociar direto com uma fábrica de sapatos do interior de São Paulo. 

Certamente vai sair mais barato, mas ele precisa fazer pedidos maiores e com antecedência.

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Atacadistas

O atacadista compra em grande quantidade de vários fabricantes e revende para lojistas. Ele não fabrica nada, mas serve como intermediário. 

Costuma trabalhar com os empresários que buscam uma ampla variedade de mercadorias e, por isso, seus preços unitários acabam sendo mais vantajosos.

Fazendo uma boa gestão, você consegue negociar preços competitivos e manter o estoque sempre abastecido, sem comprometer tanto o fluxo de caixa.

Independentes

São os pequenos produtores ou fornecedores locais que trabalham com tiragens limitadas. 

Eles podem oferecer produtos exclusivos ou artesanais, isto é, com um diferencial relevante para se destacar no mercado.

Um exemplo são os fornecedores de cosméticos naturais feitos à mão. Para marcas que querem vender com propósito ou criar uma identidade mais personalizada, essa pode ser uma excelente escolha.

Importadores

Se o seu produto vem de fora do Brasil, você provavelmente vai lidar com um importador. 

Pode ser uma empresa especializada em trazer produtos de outros países ou um fornecedor internacional com estrutura para atender o mercado brasileiro.

É preciso atenção com prazos (que costumam ser maiores), impostos (como os relacionados à remessa conforme) e políticas de troca e devolução. 

Ainda assim, muitos lojistas escolhem a importação de produtos para ter produtos diferentes e preços mais competitivos.

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Como fazer a gestão de fornecedores?

Agora que você já entendeu o papel dos fornecedores no seu Ecommerce, chegou a hora de colocar a mão na massa. 

A gestão acontece no dia a dia, com processos, decisões, acompanhamento e, principalmente, organização.

Não existe uma receita única, mas alguns passos ajudam a estruturar esse trabalho de forma mais clara e eficiente. 

Vamos a eles a seguir:

1. Mapeie os processos de compras da sua empresa

Antes de tentar melhorar qualquer coisa, você precisa entender como as compras de produtos ou matérias-primas estão funcionando hoje no seu negócio. 

Quem faz os pedidos? Com que frequência? Existe algum controle sobre o que foi comprado, recebido ou pago?

O objetivo aqui é ter uma visão clara do caminho que o produto faz desde o momento em que você percebe a necessidade de compra até ele chegar ao estoque. 

Mesmo que o processo ainda esteja desorganizado, vale a pena colocar tudo no papel ou em uma planilha. Isso ajuda a enxergar gargalos e oportunidades de melhoria.

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2. Classifique os fornecedores

Nem todo fornecedor vai ter o mesmo peso na sua operação – e está tudo bem. 

O que realmente importa é identificar quem são os parceiros mais estratégicos, quem costuma ter mais problemas, quais entregam com mais agilidade, entre outros critérios.

Uma boa dica é criar categorias como: “fornecedores principais”, “alternativos”, “em avaliação”, “com risco alto” e por aí vai.

Assim, será mais fácil manter tudo organizado e tomar decisões mais rápidas. 

Se um pedido urgente surgir, por exemplo, você já sabe quem responde melhor nesses casos.

3. Defina os objetivos e as metas da gestão de fornecedores

Sem um norte, fica difícil saber se a gestão está funcionando, concorda?

Atento a isso, o seu próximo passo deve ser a definição do que você deseja alcançar com esse processo. 

Pode ser reduzir o tempo médio de entrega, diminuir o número de erros nos pedidos, negociar melhores prazos de pagamento ou até encontrar novos fornecedores para diversificar o catálogo.

Tenha atenção apenas em traçar metas que estejam alinhadas com o momento atual do seu negócio. 

Se você está crescendo e vendendo mais, talvez o objetivo seja melhorar o abastecimento do estoque. 

Mas, caso esteja reduzindo custos, focar em negociações mais vantajosas pode ser o caminho.

↪️ Leia também: Lista de fornecedores dropshipping nacional grátis.

4. Elabore um plano de ação

Objetivos definidos? Ótimo! Agora chegou o momento de montar um plano simples para conseguir alcançá-los. 

Já avisamos que não há a necessidade de ser algo formal demais ou engessado – opte pelo simples!

O importante é saber quais ações serão feitas, quando, por quem e com que frequência.

Vamos a um exemplo prático: imagine que a sua meta seja apenas melhorar a comunicação com os fornecedores.

O plano pode incluir reuniões mensais de alinhamento, envio de pedidos com mais antecedência e a padronização das solicitações por e-mail ou algum sistema.

Tenha em mente que esse plano precisa ser viável dentro da sua rotina. 

Não adianta criar uma lista enorme de tarefas se você não vai conseguir colocá-las em prática. 

Comece com ações simples, que já tragam um bom resultado, e vá aprimorando aos poucos. 

5. Execute o plano de ação

Planejar é ótimo, mas é na execução que os resultados aparecem. E não é à toa que aqui entra uma dica valiosa: seja consistente. 

Mesmo que você não consiga aplicar tudo de uma vez, vá ajustando aos poucos e mantenha o controle do que está sendo feito. Faça acompanhamentos regulares.

Pode ser que, no começo, você enfrente resistência de alguns fornecedores ou dificuldades para implementar mudanças. Não estranhe, pois isso é normal. 

Atenha-se ao que planejado e ajuste a rota quando necessário.

6. Avalie os resultados

Não adianta só fazer, é preciso entender se está funcionando. 

Reserve um tempo – pode ser todo mês ou a cada trimestre – para analisar se os fornecedores estão entregando no prazo, se os erros diminuíram, se as condições de compra melhoraram.

Você pode usar indicadores simples: 

• Número de pedidos entregues no prazo;
• Nível de satisfação com cada fornecedor;
• Frequência de falhas;
• Entre outros. 

Se algo não estiver indo bem, essa é a hora de ajustar o plano ou buscar novas soluções.

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Quais são as vantagens da gestão de fornecedores?

Fazer uma boa gestão de fornecedores não é só uma tarefa “administrativa”.

O processo impacta diretamente no resultado das suas vendas, no relacionamento com os clientes e nas finanças do seu negócio. 

A seguir, você vai entender por que vale tanto a pena cuidar bem dessa parte da operação:

Qualidade do produto final

Quando você acompanha de perto o desempenho dos fornecedores, consegue fazer com que o produto chegue até o cliente com a qualidade prometida. 

O principal reflexo disso é a redução das chances de devoluções, reclamações e comentários negativos que podem afetar sua reputação online. 

Pense que, com bons fornecedores, você entrega exatamente o que o cliente espera – e isso vale ouro no digital.

Cumprimento de prazos

Em termos simples, ter fornecedores confiáveis significa ter mais previsibilidade. 

Ou seja, você sabe quando o produto vai chegar, consegue se organizar melhor e evita atrasos nas entregas ao cliente. 

E quanto mais pontual for a entrega, maior a satisfação do cliente. Algo que afeta diretamente as avaliações e a fidelização.

Aumento da colaboração

Outra vantagem interessante é que os fornecedores podem ser tornar verdadeiros parceiros quando a gestão é feita corretamente. 

Sabe por quê? Por que eles não precisam ser apenas executores de pedidos. 

Os seus parceiros podem te avisar sobre novidades, sugerir melhorias, negociar prazos em momentos difíceis e ajudar a criar soluções quando algo sai do previsto.

No fim do dia, essa proximidade torna o relacionamento mais leve e produtivo, beneficiando os dois lados.

Preços mais competitivos

O que muitos empreendedores nem desconfiam é que a negociação com fornecedores melhora bastante quando existe uma boa relação entre as partes. 

Na prática, isso pode abrir um excelente espaço para discutir condições de pagamento, descontos por volume, fretes mais baratos ou até exclusividades. 

E, consequentemente, tudo isso te dá margem para aplicar preços mais atrativos sem comprometer o lucro. Interessante, não acha?

Crescimento estruturado

Uma verdade quase que inquestionável é que os negócios que crescem desorganizados acabam tropeçando nos próprios processos. 

Não à toa, com uma gestão de fornecedores bem feita, você cria uma base sólida para expandir, seja aumentando o mix de produtos, vendendo em novos canais ou atendendo uma demanda maior.

Assim, o crescimento acontece de forma sustentável e sem causar confusão na operação.

Redução de perdas financeiras

Falta de controle com pedidos, estoque parado, produtos com defeito… tudo isso gera prejuízo. 

Quando você gerencia os fornecedores com atenção, identifica esses problemas com mais rapidez e consegue agir antes que causem problemas no seu caixa. 

Basicamente, evitar desperdícios e retrabalho ajuda a manter o negócio mais saudável financeiramente.

E com menos dinheiro indo embora por falhas operacionais, sobra mais margem para investir no que realmente faz o negócio crescer.

Antecipação frente aos riscos

Por último, mas não menos importante, há a vantagem da maior previsibilidade de possíveis riscos.

Problemas com entrega, aumento repentino de preços, instabilidade de produção… Sejamos francos? Tudo isso pode acontecer. 

Mas quando você tem uma visão mais completa dos seus fornecedores, consegue identificar sinais de alerta com antecedência. 

Dessa forma, dá para ganhar tempo para buscar soluções antes que o problema vire uma crise..

Dicas para uma boa gestão de fornecedores

Não existe uma fórmula mágica, mas algumas atitudes podem facilitar o seu relacionamento com os fornecedores. 

São práticas simples, que ajudam a evitar dor de cabeça, melhoram os resultados e trazem mais segurança para a sua operação. 

Veja só:

1. Realize uma pesquisa de mercado

Pode parecer básico, mas não é: antes de fechar com qualquer fornecedor, tire um tempo para entender o que o mercado oferece. 

Então, pesquise nomes, reputações, prazos, condições de pagamento, avaliações de outros lojistas… 

Isso evita escolhas por impulso e te dá mais argumentos na hora de negociar. Quanto mais você conhece o cenário, mais poder de decisão você tem.

A Babi Tonhela, referência no mercado quando o assunto é ter um Ecommerce de sucesso, Ainda ressalta alguns pontos importantes:

2. Solicite propostas e compare

Conversar com diferentes fornecedores é importante para enxergar as variações de preço, prazo e qualidade.

Quando você solicita propostas, torna-se possível colocar tudo lado a lado e avaliar o que realmente vale a pena.

Às vezes, o preço mais baixo não compensa se o prazo for muito longo ou a qualidade deixar a desejar. O ideal é encontrar equilíbrio.

3. Diversifique os fornecedores

Algo que reforçamos constantemente em nossos cursos é a necessidade de não depender de apenas um fornecedor.

Se algo sair do controle – atraso, aumento de preço, falta de estoque – seu negócio não pode parar. 

Ter mais de uma opção te dá flexibilidade e mais poder de negociação. Mesmo que um fornecedor principal funcione bem, é sempre bom manter alternativas mapeadas.

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4. Faça um contrato claro e detalhado

Amigos, amigos. Negócios à parte. Por mais que o relacionamento seja bom, sempre formalize o acordo. 

Um contrato evita mal-entendidos e garante que os dois lados saibam exatamente o que esperar. 

Coloque no papel prazos de entrega, formas de pagamento, responsabilidades, penalidades em caso de descumprimento e outros pontos importantes. Isso traz segurança jurídica e organiza a relação de forma profissional.

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