Como funciona o estoque de segurança? Entenda como montar 

O estoque de segurança representa uma quantidade de produtos mantida em armazenamento, mas que só será usada em casos de imprevistos internos ou externos à empresa. Quer entender o motivo desse recurso ser tão importante? Neste artigo te contamos tudo…

Você já parou para pensar na evolução impressionante do Ecommerce no Brasil? De acordo com dados da NielsenIQ Ebit Brasil, 2022 registrou um aumento expressivo de 24% no número de consumidores online, se comparado ao ano anterior. 

Isso quer dizer que cada vez mais pessoas têm se rendido às facilidades da compra online – e um dos principais motivos para isso foi o desenvolvimento logístico do setor nos últimos anos.

Hoje, não é estranho que uma encomenda chegue na casa do cliente no mesmo dia, ou apenas alguns dias depois da conclusão da compra. 

Muitos fatores contribuíram para que isso se tornasse uma realidade, mas nenhum deles teve tanto impacto quanto a conscientização dos lojistas quanto a processos internos importantes, como a criação de um estoque de segurança. 

Se você quer entender mais sobre o assunto, este artigo é para você!

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O que é estoque de segurança e para que ele serve?

O estoque de segurança, também conhecido como estoque mínimo, refere-se à quantidade extra de produtos que uma empresa mantém em reserva para prevenir a falta de itens devido a variações imprevistas na demanda ou atrasos no reabastecimento. 

Em essência, ele serve como uma reserva para garantir que os processos de venda não sejam interrompidos e que os clientes permaneçam satisfeitos.

No mundo do Ecommerce, onde a demanda pode flutuar rapidamente, ter um estoque de segurança ajuda a empresa a se proteger contra surpresas desagradáveis, como picos inesperados de vendas ou problemas na cadeia de fornecimento.

Além disso, ao manter um estoque de segurança, as empresas podem planejar melhor suas compras, evitando gastos excessivos ou insuficientes.

Embora manter um estoque extra possa parecer um custo adicional, ele pode, na realidade, economizar dinheiro a longo prazo. Isso porque a falta de produtos pode resultar em vendas perdidas, enquanto a superprodução pode levar a descontos e liquidações para escoar o excesso de estoque.

Entender e gerenciar adequadamente o estoque de segurança é, portanto, uma estratégia essencial para qualquer empresa que deseja se destacar no varejo online. Vem com a gente descobrir mais sobre como otimizar essa ferramenta em sua operação!

Vantagens de ter um estoque de segurança

No Ecommerce, a concorrência é acirrada e conquistar a satisfação do cliente é primordial para o sucesso nos negócios. Não é à toa que empresas estão sempre em busca de estratégias que as diferenciem no mercado. 

E uma dessas estratégias é manter um estoque de segurança. 

Mas por que investir nessa abordagem? Quais são os benefícios tangíveis que ela pode trazer para o seu negócio? Vamos explorar as vantagens de adotar essa prática…

• Atendimento contínuo ao cliente: uma das maiores vantagens do estoque de segurança é garantir que os produtos estejam sempre disponíveis para os clientes, evitando a frustração de um produto esgotado e mantendo a continuidade das vendas;

• Redução de vendas perdidas: com um estoque de segurança, as chances de perder uma venda devido à falta de produto são minimizadas. Isso significa mais receita e maior fidelização do cliente;

• Flexibilidade na cadeia de fornecimento: eventuais atrasos dos fornecedores ou problemas na produção podem ocorrer. Com um estoque de segurança, sua empresa tem uma margem de manobra, permitindo que continue atendendo seus clientes enquanto resolve esses contratempos;

• Melhoria na reputação da marca: ao garantir a disponibilidade constante de produtos, sua marca ganha reputação de confiabilidade no mercado. Os clientes sabem que podem contar com sua empresa para atender às suas necessidades;

• Otimização do planejamento de compras: com um estoque de segurança, é possível fazer previsões de compras mais precisas, evitando gastos desnecessários com excesso de estoque ou compras emergenciais devido à falta de produtos.

• Redução de custos operacionais: embora possa parecer contraditório, manter um estoque de segurança pode, na verdade, reduzir custos. Isso porque a gestão eficiente do estoque evita despesas com armazenamento excessivo e reduz a necessidade de pedidos frequentes e de pequeno volume, que muitas vezes têm custos de frete mais altos.

📦 Leia também: Controle de estoque: o que é e como fazer [PLANILHA GRATUITA] 

Desvantagens de ter um estoque de segurança

Toda estratégia tem seus prós e contras – e no comércio eletrônico, isso não poderia ser diferente. Embora o estoque de segurança traga uma série de benefícios, como vimos anteriormente, ele também vem com algumas desvantagens. 

É essencial que os empreendedores estejam cientes desses pontos para tomar decisões informadas. Entenda agora os possíveis desafios de manter um estoque de segurança:

• Custos de armazenamento: manter um estoque adicional significa que você precisará de mais espaço de armazenamento. Isso pode resultar em custos mais altos, seja alugando um espaço maior ou utilizando serviços de armazenamento terceirizados;

• Capital imobilizado: o dinheiro investido em produtos que estão parados no estoque poderia ser usado em outras áreas do negócio, como marketing ou pesquisa e desenvolvimento;

• Risco de obsolescência: dependendo do tipo de produto que você vende, manter um estoque de segurança pode levar ao risco de obsolescência. Produtos tecnológicos, por exemplo, podem se tornar desatualizados rapidamente;

• Complexidade na gestão: quanto maior o estoque, mais complexa se torna sua gestão. Isso pode exigir sistemas mais sofisticados e mais tempo dedicado à sua administração;

• Possíveis perdas: produtos armazenados por longos períodos podem sofrer danos ou se deteriorar, especialmente se não forem armazenados nas condições adequadas;

• Desafios na previsão de demanda: estabelecer a quantidade ideal para o estoque de segurança requer uma previsão precisa da demanda. Erros nessas previsões podem levar a excessos ou faltas no estoque;

Assim, enquanto o estoque de segurança pode ser uma ferramenta valiosa para muitos negócios de Ecommerce, é crucial ponderar cuidadosamente suas vantagens e desvantagens. 

Você pode determinar a melhor estratégia de estoque para sua empresa e garantir que ela atenda às suas necessidades específicas. Afinal, quando o assunto é a sua loja virtual, cada detalhe conta!

Pontos de atenção ao calcular o estoque de segurança

Você já percebeu que o estoque de segurança é uma estratégia relativamente complexa, mas que pode fazer uma grande diferença para sua empresa, certo? Calcular a quantidade ideal de produtos a ser mantida em reserva pode determinar o sucesso da sua operação, afinal. 

Portanto, ao embarcar nessa jornada, quais são os pontos de atenção que você deve ter em mente? Vamos explorar esses elementos agora… 

Em primeiro lugar, analise as vendas passadas para entender as tendências e padrões. Isso ajudará a prever a demanda futura com maior precisão.

Além disso, tenha em mente que certos produtos podem ter picos de venda em determinadas épocas do ano. Esteja atento a essas variações sazonais ao calcular o estoque de segurança.

Também considere o tempo que leva desde a realização do pedido até o recebimento dos produtos. Quanto maior esse período, maior pode ser a necessidade de um estoque de segurança.

E se você trabalha com fornecedores que frequentemente atrasam entregas ou enfrentam problemas de qualidade, pode ser necessário manter um estoque de segurança maior. Não podemos esquecer também que promoções, feriados ou eventos especiais têm impacto direto sobre a demanda e o volume de vendas. Esteja atento! 

Por fim, mantenha um canal aberto de comunicação com seus clientes. Eles podem fornecer insights valiosos sobre produtos que estão em alta ou que podem se tornar tendência.

Quando aplicar o estoque de segurança?

Quando o assunto são as vendas online, o timing é tudo. E quando falamos em gestão de estoque, saber o momento certo de aplicar o estoque de segurança pode ser o diferencial entre atender com excelência ou deixar um cliente na mão. 

Mas, afinal, quais são os momentos ideais para se investir nessa estratégia? 

1. Lançamento de produtos

Quando uma empresa decide lançar um novo produto, ela se aventura em território desconhecido. Mesmo com pesquisas de mercado e análises prévias, é difícil prever com precisão como os consumidores reagirão a essa novidade. 

Será que o produto será um sucesso instantâneo? Ou levará algum tempo para ganhar tração?

Nesse contexto de incertezas, as previsões de demanda tornam-se um desafio. Pode haver um súbito aumento nas vendas logo após o lançamento, impulsionado pela curiosidade e pelo marketing. Ou, em contrapartida, o interesse pode crescer de forma mais gradual, à medida que os consumidores tomam conhecimento do produto.

Manter um estoque de segurança nesse período inicial é uma estratégia inteligente por várias razões:

• Antecipação a picos de demanda;
• Flexibilidade de marketing;
• Construção de reputação;
• Redução de pressão na cadeia de fornecimento.

Ao lançar um novo produto, o estoque de segurança atua como uma rede de segurança, garantindo que a empresa esteja pronta para qualquer cenário, seja ele um sucesso estrondoso ou uma adoção mais lenta pelo mercado. 

2. Promoções e eventos especiais

Promoções e eventos especiais são momentos-chave no calendário comercial do Ecommerce. Eles têm o poder de atrair uma enxurrada de clientes e impulsionar as vendas de forma significativa em um curto período de tempo. 

Ao planejar uma grande promoção ou se preparar para eventos de grande magnitude, como a Black Friday, a Cyber Monday ou o Natal, a demanda por produtos tende a disparar. 

Durante promoções, os clientes esperam encontrar os produtos que desejam em estoque. Afinal, eles estão em busca de boas ofertas e não querem sair de mãos vazias.

Além disso, eventos especiais podem multiplicar o número de visitantes em seu site. Com um estoque de segurança, você garante que pode atender a esse aumento súbito de pedidos.

Com um estoque robusto, a equipe de marketing pode ser mais agressiva em suas campanhas, promovendo produtos com confiança e sem o medo de esgotar rapidamente.

3. Feriados e datas comemorativas

Além das promoções e eventos especiais, o calendário do varejo também é impactado por feriados e datas comemorativas, como Dia das Mães, Dia dos Pais, férias escolares e mais. As datas mais relevantes vão variar de acordo com o segmento da sua loja. 

Nesse sentido, você deve considerar que é comum dar presentes durante feriados e datas comemorativas. Isso se traduz em um fluxo maior de consumidores buscando o presente perfeito online.

Além disso, estas datas são acompanhadas de campanhas promocionais intensas, atraindo ainda mais atenção para o Ecommerce e, consequentemente, aumentando a demanda.

E, dependendo da data, apenas certos produtos podem se tornar mais populares. Por exemplo, joias e perfumes podem ser mais procurados no Dia dos Namorados, enquanto brinquedos são os campeões de venda no Dia das Crianças.

Sabendo que a demanda aumentará, é fundamental ter um estoque de segurança robusto. Isso garante que os clientes não se deparem com produtos esgotados, o que poderia prejudicar a reputação da loja e a experiência de compra.

4.Mudanças na cadeia de fornecimento

A cadeia de fornecimento é a espinha dorsal de qualquer negócio de Ecommerce. Ela garante que os produtos cheguem às mãos dos clientes de forma eficiente. No entanto, ela pode enfrentar desafios, como atrasos, greves e problemas logísticos que fogem à alçada do empreendedor.

Vamos explorar mais a fundo esses temas?

Para começar, devemos lembrar que a natureza dinâmica da cadeia de fornecimento significa que nem sempre tudo ocorre conforme o planejado. Seja um atraso na produção, problemas na alfândega ou interrupções no transporte, esses contratempos podem afetar diretamente o seu Ecommerce.

Ao perceber ou prever possíveis interrupções, é prudente ter um plano B. E é aqui que entra o estoque de segurança. Ele atua como uma rede de proteção, garantindo que, mesmo com contratempos na cadeia de fornecimento, sua loja continue operando sem interrupções.

5. Variações sazonais

O ciclo das estações traz consigo mudanças não apenas no clima, mas também nas tendências e comportamentos de compra no Ecommerce. Cada estação tem suas particularidades, e os produtos que são campeões de venda em uma época do ano podem não ter o mesmo desempenho em outra. 

Por exemplo, enquanto o verão pode ser sinônimo de roupas leves e acessórios de praia, o inverno traz a busca por agasalhos e itens que proporcionam conforto no frio.

A boa notícia é que esse é um fenômeno previsível. Sabemos quando o verão ou o inverno se aproxima, e isso nos dá a oportunidade de nos prepararmos com antecedência. Analisar as tendências de vendas dos anos anteriores pode fornecer insights valiosos sobre o que esperar.

Com a chegada de uma nova estação, é essencial adaptar o estoque para atender às demandas específicas daquele período. Você, que conhece o seu nicho de mercado como ninguém, sabe exatamente em que época do ano certos produtos têm mais procura.

Vale ressaltar, no entanto, que algumas estações, como o inverno, podem trazer desafios logísticos, como atrasos devido a condições climáticas adversas. Em um país como o nosso, com dimensões continentais, é importante ter isso em mente e planejar o seu estoque de segurança de acordo. 

⏰Leia também: 8 estratégias para promover um produto sazonal [GUIA] 

Dicas para otimizar seu estoque no Ecommerce

Gerenciar o estoque é uma das tarefas mais desafiadoras no mundo do Ecommerce. Um estoque bem otimizado pode ser a diferença entre um cliente satisfeito e uma venda perdida. 

Além disso, essa variável pode impactar diretamente na saúde financeira do seu negócio, evitando custos desnecessários com armazenagem e desperdícios. 

Para ajudá-lo nessa missão, separamos algumas dicas valiosas que vão além do cálculo do estoque de segurança. Vamos a elas:

• Preveja as demandas: utilize ferramentas de análise e histórico de vendas para prever as demandas futuras. Considere também eventos sazonais que podem influenciar nas vendas;

• Atente-se à reposição: monitore constantemente os níveis de estoque e estabeleça pontos de reordenação. Assim, você saberá o momento certo de repor determinado item antes que ele acabe;

• Trabalhe com fornecedores de confiança: estabeleça parcerias sólidas com fornecedores que ofereçam produtos de qualidade e cumpram os prazos de entrega. Isso evita atrasos e problemas com a reposição;

• Negocie prazos de pagamento: ao negociar prazos mais extensos com fornecedores, você pode ter um fluxo de caixa mais flexível, permitindo investir em outras áreas do negócio;

• Utilize a tecnologia a seu favor: invista em sistemas de gestão de estoque que automatizem processos e forneçam relatórios detalhados. Isso facilita o controle e a tomada de decisões;

• Reavalie produtos encalhados: se determinado produto está há muito tempo no estoque sem sair, considere fazer promoções ou até mesmo descontinuá-lo. O espaço que ele ocupa pode ser usado para itens com maior giro;

• Capacite sua equipe: garanta que sua equipe esteja bem treinada e atualizada sobre as melhores práticas de gestão de estoque. Uma equipe bem informada pode identificar problemas e oportunidades mais rapidamente;

• Monitore o giro de estoque: o giro de estoque indica quantas vezes o estoque foi vendido e reposto em um determinado período. Um giro baixo pode indicar excesso de estoque ou baixa demanda, enquanto um giro alto pode indicar alta demanda ou estoque insuficiente.

Com essas dicas em mãos, você estará mais preparado para enfrentar os desafios do gerenciamento de estoque no Ecommerce e garantir que seu negócio opere de forma eficiente e lucrativa!

Como calcular o estoque de segurança?

Como você já sabe, o estoque de segurança é uma quantidade de estoque que é mantida, mas não é desejada para uso imediato. Ele é calculado para fornecer segurança em casos de variações inesperadas, como problemas no fornecedor, atrasos na entrega ou demanda não prevista.

Para calcular o estoque de segurança, siga os passos: 

1. Reúna as seguintes variáveis

• Venda máxima do produto em um dia: refere-se à quantidade máxima de produtos vendidos em um único dia.
• Média de vendas do produto por dia: é a média diária de produtos vendidos ao longo de um período determinado.
• Prazo máximo para a entrega do produto: o maior tempo que leva para um produto ser entregue.
• Prazo médio de entrega do produto: é o tempo médio que leva para um produto ser entregue.

2. Utilize a seguinte fórmula para calcular o estoque de segurança

Estoque de Segurança = (Venda máxima X Prazo Máximo) – (Média de Vendas X Prazo Médio)

Essa fórmula irá fornecer a quantidade de produtos que você deve manter em estoque para garantir que não haja falta de produtos, mesmo em situações de alta demanda ou atrasos na entrega.

Como fica o cálculo na prática?

Vamos a um exemplo prático para facilitar o entendimento?

Imagine que você tem uma loja virtual de calçados. Em média, você vende 50 pares de sapatos por dia. No entanto, em promoções ou datas comemorativas, suas vendas podem chegar a 100 pares por dia (Venda máxima).

O prazo médio de entrega dos seus fornecedores é de 5 dias, mas em situações atípicas, pode chegar a 8 dias (Prazo Máximo).

Substituindo os valores na fórmula, temos:

Estoque de segurança = (100×8)–(50×5)

Estoque de segurança = 800–250

Estoque de segurança = 550

Portanto, para garantir que não haja falta de produtos, mesmo em situações de alta demanda ou atrasos na entrega, você deve manter um estoque de segurança de 550 pares de sapatos.

Mas será que não existe um jeito mais simples de fazer esse cálculo de estoque de segurança? Sim, existe…

Apresentamos a nossa Planilha Inteligente de Reposição de Estoque Mínimo Viável. Com ela, você poderá manter seu estoque sempre organizado e atualizado, inserindo apenas algumas informações básicas.

Com essa ferramenta, você terá a data exata para a reposição do estoque, considerando até mesmo feriados e finais de semana. Assim, você terá mais controle sobre seus produtos e poderá evitar imprevistos!

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