Gerenciar uma empresa significa preocupar-se constantemente com a otimização de processos. E, para isso, é necessário muito planejamento e uma boa capacidade analítica. Nessa equação, o ciclo PDCA pode ser extremamente útil. Conheça um pouco mais sobre o método e como aplicá-lo neste artigo.
Um recente estudo promovido pela Data Paradox mostra que o mercado brasileiro está cada vez mais preocupado com o gerenciamento mais eficiente de suas operações. De acordo com os achados, 73% dos executivos acreditam que os dados são essenciais para o negócio.
Ainda assim, apenas 28% deles conseguem tratar essas informações e transformá-las em verdadeiros insights para a companhia.
Sendo assim, neste artigo, queremos te apresentar um método de otimização corporativa que pode ajudar a tirar seus planos de otimização do papel de uma vez por todas: o PDCA.
Você já ouviu falar sobre esse termo? Se sim, podemos apostar que vai aprender ainda mais com nosso artigo. Mas, se ainda não… é hora de parar de perder tempo. Vem com a gente para os próximos tópicos!
Índice:
O que é o ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão composta por 4 passos. Seu principal objetivo é criar uma cultura de melhoria contínua, dando a gestores e colaboradores as ferramentas para prosperar em suas posições.
O método também também é referenciado como ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, mas podemos te dizer que a sigla torna tudo mais fácil de se lembrar. Ao contrário de outras siglas, o PDCA representa não só uma, mas várias palavras. Na verdade, essas letras são mais do que palavras, são etapas do processo.
Em resumo, as letras PDCA remetem às palavras em inglês Plan, Do, Check, Act (ou Adjust). Vamos falar mais sobre elas daqui a pouco…
Se você já estuda sobre gerenciamento empresarial, provavelmente já se deparou com uma porção de siglas, não é mesmo? GMV CRM, ERP… enfim, os exemplos são inúmeros. Isso acontece porque as siglas tornam mais fácil lembrar dos conceitos – e no caso do PDCA, isso é uma ótima coisa, afinal são muitos os passos.
Como o ciclo PDCA surgiu?
O método PDCA foi criado pelo engenheiro estadunidense Walter Shewhart, ainda na década de 1920. A metodologia, no entanto, só ganhou fama e reconhecimento nos anos 1950, no Japão, graças ao estatístico William Deming .
A ideia do ciclo PDCA manteve-se, mais ou menos, tal como a original, até os dias de hoje. Alguns de seus ciclos originais envolviam o mapeamento de dificuldades na gestão empresarial, a localização do problema, e definição dessa questão, a sugestão de possíveis soluções e a aplicação das teorias.
O ciclo PDCA foi muito utilizado na gestão de qualidade e, hoje, aprimorada, é amplamente aplicada nos mais diversos âmbitos empresariais.
Nós falamos sobre uma outra metodologia famosa no Japão neste artigo aqui: Metodologia 5s: o que é, como funciona nas empresas e como implementar.
Quais as etapas do método PDCA?
O método PDCA não é chamado de ciclo à toa. Como falamos anteriormente, este é um processo que visa a melhoria contínua e, por isso, não é um projeto que tem início, meio e fim, mas etapas que se repetem visando o aperfeiçoamento constante.
Dito isso, é importante entender quais etapas do processo existem e, de preferência, você deve executá-las em ordem, a fim de maximizar resultados. Assim como muitos outros processos no mundo corporativo, tudo começa com o planejamento e, só então, passamos para a etapa de execução, conferência e ajustes, se necessários.
Vamos entender um pouco mais sobre o método? Continue acompanhando o artigo…
Plan (Planejar)
Este é o primeiro passo do método PDCA – e também o que merece mais atenção. Sua primeira atividade deve ser elaborar um plano, desenvolvendo-o com base nas políticas internas da sua empresa, a fim de combater um problema pré-determinado.
Essa primeira fase pode ser dividida em 3 diferentes etapas:
- Identificação do problema;
- Análise aprofundada da questão;
- Elaboração do plano de ação.
O planejamento, no fim das contas, tem como intuito evitar perdas e falhas futuras.
Apesar disso, muitos empreendedores cometem o erro de planejar pouco, afinal, a ansiedade para agir pode ser grande. Isso, no entanto, pode levar a ações pouco elaboradas, que não resolvem o problema completamente ou criam outros em seu lugar.
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Do (Fazer)
Depois de passar tempo suficiente planejando suas ações, é hora de colocá-las em prática. Nessa fase, é importante certificar-se de que todos os colaboradores estão na mesma página e, para isso, podem ser necessários treinamentos, reuniões e demais pontos de orientação.
Ainda que todas as diretrizes estejam alinhadas no plano de ação, é crucial que a execução desse planejamento seja acompanhada de perto pelos profissionais adequados, a fim de garantir que não aconteçam desvios.
Check (Checar)
A etapa de checagem acontece depois que todo o plano foi executado. Dessa forma, é necessário que sejam coletados dados e que estas informações sejam interpretadas corretamente.
O problema foi solucionado? Os resultados foram tão positivos quanto o esperado? O que deu certo? O que deu errado? Aconteceram problemas que não foram previstos? Todos esses são questionamentos importantes a serem feitos na etapa de checagem.
Vale lembrar que, se os resultados foram muito abaixo do esperado, o mais indicado é reiniciar o processo e voltar à fase de planejamento.
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Act ou Adjust (Agir ou Ajustar)
Essa é a última fase do ciclo PDCA e, como o próprio nome sugere, é nela que são feitos os ajustes, com base nos dados coletados no passo anterior. A ideia é que, chegando ao fim do processo, você tenha um entendimento melhor sobre como ele funciona e possa analisá-lo com mais propriedade…
Por que o método PDCA é importante?
Muitas empresas crescem repentinamente e, com isso, alguns processos e áreas podem tornar-se insuficientes, ou seja, com performances abaixo do que é esperado. Este é um cenário comum para muitas empresas e, exatamente por isso, metodologias de otimização constante precisam ser implementadas sempre que possível.
O PDCA é apenas uma delas. Apesar disso, o método se mostra extremamente eficiente, principalmente pela sua simplicidade e pela sua orientação a dados. Sendo assim, as mudanças não são guiadas pelo mero achismo, mas por informações confiáveis.
Os 4 pilares do ciclo PDCA
Por mais que o ciclo PDCA seja uma metodologia eficiente, ela precisa de determinados ingredientes para ter os melhores resultados. Dentro desse contexto, é notável que empresas com os seguintes elementos têm mais sucesso na aplicação do processo:
Liderança presente e atuante
Por mais que uma empresa seja composta de muitas pessoas – e cada uma delas desempenhe um papel inestimável na busca pelos objetivos do empreendimento – a liderança ainda é o ponto de referência dentro desses ambientes.
E, quando se trata da aplicação do PDCA, isso não é diferente.
Líderes engajados e comprometidos têm mais chances de sucesso na otimização de processos, pois acompanham todas as etapas de perto. Eles funcionam como verdadeiros embaixadores e incentivam colaboradores de seu time a alcançarem a excelência.
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Muito conhecimento técnico
Ter uma equipe com alto conhecimento técnico é muito importante, para além de qualquer processo de otimização. Isso quer dizer que os seus colaboradores já têm maturidade profissional e podem tomar decisões assertivas por conta própria.
Dentro do contexto de aplicação do PDCA, isso é importante porque, apesar dos passos pré-estabelecidos, o método pode ser personalizado e flexibilizado para atender às necessidades de cada empresa.
Espírito do “mão na massa”
Quando falamos sobre conhecimento técnico, temos que ter cuidado para que este não seja confundido com um apego pela teoria. Na verdade, a aplicação do método PDCA requer exatamente o oposto.
Esse é um ciclo muito orientado para a prática e, por isso, é importante que as equipes não tenham medo de arregaçar as mangas e trabalhar duro para implementar as mudanças.
Como falamos alguns tópicos acima, o ciclo PDCA também incentiva o aprendizado por meio da experimentação e experiências, duas coisas que só podem ser adquiridas por meio do trabalho prático.
Adaptabilidade
Como você pode imaginar, melhorar processos e mudá-los constantemente não é uma tarefa fácil. É muito cômodo continuar a fazer as coisas da mesma maneira sempre, mesmo que ela não seja uma das mais eficientes.
Sendo assim, empresas que desejam implementar o PDCA precisam ter equipes maleáveis, com alto grau de adaptabilidade às mudanças, a fim de que a produtividade no trabalho não seja comprometida.
Exemplo de aplicação do PDCA
Para exemplificar o método PDCA, vamos imaginar que você tenha uma loja de roupas masculinas. Ao analisar os números do último semestre, você percebe que houve um aumento considerável na devolução de produtos.
Isso compromete o seu fluxo de caixa, é claro, assim como a reputação da sua empresa. Mas, afinal de contas, o que pode estar causando este problema? Na fase de planejamento, é importante perguntar-se algumas questões sobre o seu site:
- As descrições de produto estão satisfatórias?
- O fornecedor tem matérias-primas de qualidade?
- As características dos itens estão claras para o cliente?
- O processo de entrega ocorreu como o esperado?
Com cada uma dessas hipóteses em mãos, é o momento de investigar o que pode ter acontecido e entender o que pode ser feito para que este indicador seja otimizado.
Digamos, por exemplo, que o problema esteja nas descrições de seus produtos. Os passos seriam os seguintes:
- Mapear os itens que apresentam a maior taxa de devolução: fase de planejamento;
- Aperfeiçoar o cadastro do produto: fase de execução;
- Analisar dados do próximo período de vendas (checagem);
- Realizar as alterações necessárias (ajustes).
Dentro do seu planejamento, você pode ter inserido uma fase de pesquisa com clientes, a fim de entender quais os seus problemas com o produto. Esse é, portanto, um ciclo. Afinal de contas, novos problemas poderão surgir com o mesmo produto ou outros itens de seu estoque. Com um planejamento adequado, no entanto, você sempre estará preparado para agir!
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Nesse artigo nós falamos sobre o método PDCA, um processo de otimização que gestores e empreendedores utilizam para otimizar processos.
No entanto, não podemos deixar de notar que, para além do aperfeiçoamento da empresa, também é preciso investir no seu desenvolvimento como profissional… afinal de contas, o conhecimento é uma das maiores ferramentas de qualquer empreendedor.
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