O plano de contas é um conjunto de operações que servem para organizar as finanças da sua empresa. Ele classifica e controla todas as transações, ajudando na gestão do fluxo de caixa, no cálculo dos lucros e na tomada de decisões estratégicas.
Quem empreende sabe que, no dia a dia de um negócio, há uma grande quantidade de transações financeiras.
Pagamentos de fornecedores, salários de colaboradores, impostos, vendas e investimentos são alguns exemplos.
Organizar esses gastos e receitas de forma estruturada é o que ajuda o empresário a manter o controle e evitar prejuízos nos negócios.
E é justamente nesse contexto que o plano de contas entra!
Quer entender o que é plano de contas, seus tipos, sua estrutura e como fazer um para a sua empresa? Leia este artigo na íntegra!
Índice:
O que é plano de contas?
O plano de contas é uma ferramenta que organiza todas as transações financeiras de uma empresa em categorias e subcategorias, como receitas, despesas, ativos e passivos.
Ele serve como base para elaborar relatórios contábeis importantes, como o balanço patrimonial (BP) e a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE), que mostram a situação financeira e o desempenho do negócio.
Ao organizar cada movimentação financeira em contas específicas, o plano de contas facilita o controle financeiro, o cumprimento de obrigações fiscais e a análise detalhada dos resultados.
Isso ajuda gestores a entenderem de onde vem o dinheiro, para onde ele vai e a tomar decisões estratégicas com maior segurança.
Para que serve o plano de contas?
O plano de contas serve para organizar e categorizar todas as transações financeiras de uma empresa, funcionando como uma base para o registro contábil.
Ele permite acompanhar com precisão as receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio, facilitando o controle financeiro.
Como já foi explicado, essa estrutura organizada é indispensável para gerar relatórios financeiros importantes, como o BP e a DRE, que ajudam a entender a situação financeira e o desempenho do negócio.
Além disso, com o plano de contas, fica mais fácil cumprir obrigações fiscais, analisar a rentabilidade e os custos de cada área e tomar decisões estratégicas bem fundamentadas.
📑 Leia também: Modelo de DRE: o que é, para que serve, como fazer [+ planilha gratuita].
Qual a estrutura ideal de um plano de contas?
A estrutura ideal de um plano de contas organiza as contas principais em categorias como:
- Ativos;
- Passivos;
- Receitas;
- Custos;
- Despesas.
Cada uma dessas categorias possui subcategorias específicas que garantem clareza e facilitam a análise financeira.
Abaixo, vamos descrever a estrutura ideal para cada uma dessas contas:
1. Ativos
Os ativos incluem tudo o que a empresa possui e que tem valor econômico, sendo a parte positiva do seu patrimônio. Esse grupo pode ser dividido em:
- Ativo circulante: itens que podem ser transformados rapidamente em dinheiro, geralmente em um período de até um ano. Exemplos incluem o caixa da empresa, estoques e contas que clientes ainda precisam pagar;
- Ativo não circulante: bens ou direitos que podem levar mais tempo para serem transformados em dinheiro, ou seja, mais de um ano.
Dentro dessa categoria de ativos não circulantes ainda há:
- Longo prazo: valores que serão realizados a partir do segundo ano, como empréstimos a receber;
- Investimentos: participações de longo prazo que geram retorno, como ações de outras empresas;
- Imobilizado: bens permanentes, como imóveis e equipamentos, essenciais para a operação da empresa;
- Intangível: recursos não físicos, mas de valor, como patentes e marcas registradas.
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2. Passivos
Os passivos refletem as obrigações do negócio, ou seja, o que ela deve a terceiros. São organizados em:
- Passivo circulante: dívidas que devem ser pagas em até um ano, como contas de fornecedores e despesas operacionais;
- Passivo não circulante: obrigações de longo prazo, com vencimento superior a um ano, como financiamentos de longo prazo;
- Patrimônio líquido: representa o capital próprio dos donos da empresa, incluindo investimentos feitos e lucros que foram reinvestidos no negócio.
3. Receitas
As receitas representam todo o dinheiro que a empresa ganha com suas operações. Elas podem ser classificadas em:
- Receita de vendas: valores obtidos pela venda de produtos;
- Receita de serviços: renda gerada pela prestação de serviços;
- Receita financeira: ganhos adicionais, como juros e rendimentos de aplicações.
4. Custos
Os custos são os gastos diretamente ligados à produção de produtos ou à realização de serviços, sendo fundamentais para o funcionamento do negócio. Eles podem ser organizados em:
- Custo de Mercadorias Vendidas (CMV): cálculo do valor das mercadorias que foram vendidas, considerando o estoque;
- Custo de produção: envolve despesas com materiais e processos de fabricação;
- Custo de serviços: abrange custos com pessoal, equipamentos, e outros recursos necessários para prestar o serviço.
5. Despesas
As despesas são os gastos que mantêm a operação do negócio, mas que não se ligam diretamente à produção. Elas incluem:
- Despesas operacionais: custos necessários para administrar o dia a dia, como salários, aluguel e contas de energia;
- Despesas de vendas: gastos associados à comercialização, como publicidade e distribuição;
- Despesas financeiras: custos com operações financeiras, incluindo juros e taxas bancárias.
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Como fazer um plano de contas?
Para criar um plano de contas eficiente e alinhado com as necessidades da sua empresa, é preciso seguir alguns passos.
Antes de começar, vale destacar a importância de contar com o apoio de um contador experiente.
Um profissional de contabilidade garante que o plano de contas esteja em conformidade com as normas contábeis.
Além disso, também gera a segurança de que as contas estão bem organizadas e devidamente categorizadas para facilitar a análise financeira e a tomada de decisões.
Mas, para esclarecer o processo, vamos apresentar algumas etapas importantes. São elas:
1. Liste as contas
O primeiro passo é listar todas as contas financeiras da empresa. Isso pode parecer básico demais, mas merece a sua atenção.
O fato é que esse levantamento deve cobrir todas as movimentações financeiras realizadas pela empresa, como compras, vendas, impostos e salários.
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2. Separe por categorias
Após listar as contas, o próximo passo é separá-las em categorias. Como vimos anteriormente, as principais categorias a serem utilizadas são:
- Ativos;
- Passivos;
- Receitas;
- Custos;
- Despesas.
O que você deve ter em mente é que separar as contas dessa forma facilita a organização e compreensão das finanças da empresa.
4. Nomeie as contas
Uma vez separadas as contas em suas categorias, é importante nomeá-las de maneira clara e objetiva.
Por exemplo, dentro da categoria de Ativos, você pode ter contas como "Caixa", "Contas a receber" e "Estoques".
Para os Passivos, pode nomear as contas como "Fornecedores" e "Empréstimos Bancários".
As receitas podem ser nomeadas como "Vendas de produtos" e "Serviços prestados", enquanto os custos podem ter nomes como "Custo de mercadorias vendidas" e "Custo de mão de obra".
Já as despesas podem ser nomeadas como "Salários administrativos" ou "Publicidade".
A ideia de fazer essa nomeação é simplificar a organização e a análise dos relatórios financeiros.
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5. Elabore o plano de contas
Agora, organize-as em um documento de forma hierárquica, atribuindo uma numeração para cada categoria e subcategoria.
Por exemplo, você pode usar números como "1" para Ativos, "2" para Passivos e assim por diante. Isso cria uma estrutura organizada que facilita a busca e o controle das informações financeiras.
Além disso, essa numeração também auxilia na geração de relatórios contábeis, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados.
Tipos de planos de contas
Existem três tipos de planos de contas, cada um com uma função específica dentro da gestão financeira de uma empresa.
Veja só:
Plano de contas referencial
Este plano serve como um modelo básico e orientativo para a criação do plano de contas de uma empresa.
Ele não é obrigatório, mas oferece um ponto de partida com as categorias e subcategorias padrão utilizadas na contabilidade.
Normalmente, o plano de contas referencial é utilizado por empresas que estão começando a estruturar sua contabilidade, pois ele já está alinhado com os princípios contábeis gerais.
Plano de contas contábil
O plano de contas contábil é utilizado pelas empresas para atender às exigências legais e fiscais.
Ele segue as normas estabelecidas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e outros órgãos reguladores.
Este plano é mais detalhado e completo, incluindo todas as contas que permitem a elaboração de demonstrações financeiras, como o BP, a DRE e outros relatórios importantes.
Plano de contas gerencial
O plano de contas gerencial tem foco no controle interno e na tomada de decisões estratégicas.
Ele é menos rígido que o plano contábil e pode ser ajustado de acordo com as necessidades da gestão da empresa.
Este plano de contas é usado para monitorar a performance da empresa, acompanhando os resultados operacionais e financeiros, como o lucro bruto, o custo de vendas e a margem de contribuição.
É indicado para fornecer informações úteis para os empresários e gestores, que podem usar esses dados para melhorar a performance e a eficiência operacional.
Erros comuns ao criar um plano de contas
Criar um plano de contas adequado é um passo essencial para a organização financeira de qualquer negócio.
No entanto, alguns erros podem comprometer a eficácia do plano, tornando difícil para os empreendedores entenderem os números e para a empresa atender às exigências fiscais.
Alguns exemplos são:
- Não separar as contas corretamente: misturar categorias, como ativos e passivos, ou Despesas e Custos, gerando descontrole financeiro;
- Inadequação ao tipo de empresa: adotar um plano genérico, sem considerar as particularidades do negócio, como o setor ou o porte da empresa;
- Falta de flexibilidade: criar um plano rígido, sem espaço para adaptações conforme a evolução da empresa;
- Não atualizar regularmente: ignorar a revisão periódica do plano, o que pode gerar desorganização e relatórios imprecisos;
- Misturar contas pessoais e empresariais: incluir despesas ou receitas pessoais nas contas da empresa, gerando confusão;
- Subestimar a importância do planejamento: criar o plano de contas de forma apressada, sem uma análise detalhada das necessidades do negócio;
- Não integrar com outros sistemas: falta de integração com outros sistemas financeiros, o que pode resultar em duplicidade e erros.
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Quando falamos sobre a saúde financeira de uma empresa, o plano de contas é apenas um dos fatores relevantes.
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