Compliance: o que é e porque aplicar na sua empresa

O compliance diz respeito à prática de garantir que uma empresa opere dentro dos parâmetros legais e éticos dentro do mercado. Apesar do conceito ser simples, muitos empresários sentem dificuldade na hora de implementá-lo. Neste artigo, vamos explicar tudo sobre compliance: o que é, suas vantagens, como aplicar e mais. Leia!

De acordo com dados fornecidos pela Ascom, 75% das empresas com mais de 200 trabalhadores já possuem um sistema de compliance ou planejam implementá-lo nos próximos anos.

Isso comprova que, mais do que um simples conjunto de regras, o compliance é a construção de uma cultura organizacional que valoriza a transparência, a ética e a responsabilidade. 

Por isso, envolve a implementação de políticas, processos e controles que atendem às normativas externas e também refletem os valores fundamentais da empresa. 

Entenda todos os detalhes no artigo!

Compliance: o que é?

Compliance é um termo que se refere ao conjunto de práticas, políticas e procedimentos adotados por uma empresa para assegurar que suas atividades estejam em conformidade com leis, regulamentações, normas internas e externas, bem como padrões éticos. 

O objetivo principal do compliance é garantir que a empresa opere de maneira ética, legal e transparente, evitando práticas que possam resultar em irregularidades ou violações.

Em outras palavras, o compliance envolve o comprometimento da organização em cumprir todas as regras e regulamentos aplicáveis ao seu setor de atuação. Isso inclui não só as leis do Ecommerce, mas também as leis trabalhistas, ambientais, tributárias, regulamentações específicas da indústria, entre outras. 

Além disso, o compliance também abrange a promoção de uma cultura organizacional baseada em princípios éticos e na integridade, envolvendo todos os membros da empresa.

Qual o significado de compliance?

O termo "compliance" tem sua origem no inglês e deriva do verbo "to comply", que significa "conformar-se" ou "cumprir". Em português, "compliance" é frequentemente traduzido como "conformidade". 

Como dito anteriormente, no contexto empresarial, o significado de "compliance" vai além do simples ato de cumprir regras… Ele se refere a um conjunto de práticas, processos e ações adotadas por uma empresa para garantir que suas operações estejam em conformidade com todas as regulamentações necessárias.

Mas como funciona o compliance na prática? É o que veremos a seguir! 

Como funciona o compliance nas empresas?

O compliance é importante porque atua em vários departamentos de uma empresa – desde o tributário até o trabalhista –, a fim de deixar toda a operação correta e gerando bons resultados. 

Assim, caso estejam acontecendo condutas equivocadas, suspeitas ou que possam ferir as diretrizes do negócio, o time de compliance consegue analisar tudo em detalhes e tomar decisões assertivas para corrigi-las.

Qual é a importância do compliance?

O compliance é fundamental para garantir a segurança financeira e a solidez de uma empresa no mercado. Afinal de contas, é a área responsável por resguardar a integridade do negócio, desempenhando um papel decisivo em sua operação no mercado, independentemente de seu nicho de atuação.

Por analisar o funcionamento do negócio de maneira ampla, o compliance diminui ou até mesmo acaba com eventuais riscos financeiros e patrimoniais. Além disso, estabelece práticas e procedimentos que estão em conformidade com as leis e regulamentos, criando um ambiente mais seguro para a empresa funcionar.

Qual é a diferença entre compliance e auditoria?

Como vimos, o compliance engloba um conjunto de práticas aplicados por uma empresa para garantir que suas operações estejam em conformidade com as regulamentações vigentes. A auditoria, por sua vez, é um processo retrospectivo que envolve a revisão e a avaliação das operações e controles internos da empresa.

Assim, os auditores examinam registros, documentos e procedimentos para verificar a precisão e a eficácia com padrões estabelecidos. 

A auditoria pode ser conduzida internamente por equipes dentro da organização ou externamente por auditores independentes.

Benefícios do compliance

Ao contrário do que muitos empresários podem pensar, implementar práticas de compliance em uma empresa oferece uma série de benefícios que vão muito além do mero cumprimento de normas. Veja:

Eficiência operacional

Não há dúvidas de que o compliance contribui para a eficiência operacional ao estabelecer processos padronizados e transparentes. Na prática, isso simplifica as operações diárias e reduz a probabilidade de erros e atrasos no cumprimento de regras, etc. 

Correção de desvios

Um dos principais papéis do compliance é identificar e corrigir desvios em relação às políticas, regulamentos e padrões éticos. Ao realizar auditorias e monitoramentos, por exemplo, a empresa pode corrigir irregularidades antes que se tornem problemas significativos, dando um fim aos riscos e preservando sua integridade.

Engajamento e retenção de funcionários

A implementação eficaz do compliance cria um ambiente de trabalho ético e transparente. No geral, isso fortalece a confiança dos colaboradores na empresa, aumenta o engajamento e contribui para a retenção de talentos. Lembrando que funcionários que se sentem parte de uma cultura organizacional sólida e ética são mais propensos a permanecer na empresa a longo prazo.

Sustentabilidade do negócio

Sim, o compliance é um alicerce para a sustentabilidade do negócio a longo prazo. Falamos iddo porque cumprir as regulamentações governamentais e padrões éticos não apenas evita multas e penalidades, mas também preserva a reputação da empresa. E, no fim das contas, uma boa reputação é um ativo valioso que contribui para a continuidade e sucesso duradouro do negócio.

Tipos de compliance

Agora que você já tem uma visão mais ampla sobre compliance, o que é o conceito e suas vantagens, podemos avançar ao abordar os tipos existentes. Já adiantamos que as áreas tributárias e fiscais estão diretamente envolvidas nesse tema. 

Confira!

Compliance empresarial

O compliance empresarial foi o tipo que mais vimos ao longo deste artigo. Ele se refere à conformidade com leis e padrões éticos ligados à gestão e operação correta dos negócios. Na prática, isso inclui a adoção de políticas internas que garantam práticas éticas, transparência e concordância com as normas do setor.

Compliance tributário

O compliance tributário se concentra nas leis e regulamentações fiscais. Basicamente, as empresas precisam garantir o correto cumprimento de suas obrigações, incluindo o pagamento de impostos, a apresentação de declarações e a conformidade com os requisitos tributários locais e nacionais.

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Compliance Fiscal

O setor tributário foca na apuração e recolhimento dos tributos, certo? O compliance fiscal, então, fica responsável por toda escrituração fiscal e inserção de dados no sistema de gestão. 

Na verdade, ambos possuem o objetivo de evitar o pagamento errado de impostos ou o recebimento de multas por erros e atrasos o Fisco – autoridade fazendária que controla os pagamentos de impostos em todas as esferas tributárias no país.

Compliance trabalhista

Já o compliance trabalhista assegura que as práticas de recursos humanos estejam de acordo com as leis trabalhistas. Isso inclui a elaboração adequada de contratos de trabalho, o respeito às condições de trabalho e a garantia dos direitos dos colaboradores.

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Compliance socioambiental

Este tipo de compliance tem o objetivo de deixar a empresa de acordo com regulamentações relacionadas ligadas a questões sociais e ambientais. Sendo assim, envolve práticas sustentáveis, gestão responsável de recursos naturais e ações que minimizem impactos negativos na sociedade e no meio ambiente.

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Como implantar o compliance nas empresas?

Existem alguns elementos que todo empreendedor ou gestor precisa prestar atenção na hora de entender como implantar compliance na empresa. Veja só:

 1. Elabore um código de conduta

Um código de conduta é um documento que estabelece as diretrizes éticas e comportamentais esperadas dos membros de uma companhia. Não à toa, sua elaboração requer bastante atenção.

Inicialmente, é necessário analisar os valores e a missão da empresa, garantindo que o código esteja alinhado com esses princípios fundamentais. Nesse processo, é válido identificar áreas-chave e envolver colaboradores de diversos níveis hierárquicos. 

Além disso, use uma linguagem clara e acessível ao redigir o código de conduta, a fim de possibilitar a compreensão de todos os funcionários. Uma boa dica é dar exemplos práticos para contextualizar as diretrizes, facilitando a aplicação no dia a dia. 

Outra iniciativa importante é revisar o código de conduta periodicamente para garantir que ele permaneça relevante e alinhado aos valores e às práticas da sua empresa. Vamos falar mais sobre isso ainda neste artigo… Prossiga com a leitura!

2. Reforce a comunicação

A etapa de reforço da comunicação tem o objetivo de garantir que as políticas, valores e expectativas relacionadas ao compliance sejam compreendidos em todos os níveis da companhia.

Nesse sentido, o engajamento de líderes e gestores pode fazer toda a diferença. Eles devem demonstrar apoio ao compliance, destacando sua importância e incentivando a conformidade entre os colaboradores. 

Também é interessante fazer campanhas de conscientização periódicas, incluindo mensagens, eventos temáticos ou desafios relacionados ao compliance. Isso vai ajudar para que o tema permaneça presente na mente dos colaboradores.

Lembre-se também que histórias e exemplos práticos são valiosos para ilustrar a aplicação real das políticas de compliance, tornando as diretrizes mais tangíveis e compreensíveis para a equipe. 

3. Faça auditorias internas

As auditorias internas servem para mapear as operações diárias feitas dentro da empresa, com o foco de entender o que está dando certo e o que precisa ser melhorado. De maneira geral, elas ajudam na prevenção de problemas futuros ao corrigir áreas que precisam de melhoria.

E mais do que isso… Essa prática fortalece a cultura de compliance da empresa, reforçando a iniciativa diante dos colaboradores e deixando claro o comprometimento com a integridade das ações. 

4. Crie canais internos para possíveis denúncias

Disponibilizar um canal de denúncias é uma forma eficiente de a empresa monitorar comportamentos contrários ao código de ética que podem causar riscos de compliance.

O indicado é que esses canais sejam transparentes e de fácil acesso a todos. Além disso, vale a pena que eles permitam denúncias anônimas, para preservar quem não deseja se expor de imediato.

5. Capacite os colaboradores

A capacitação visa garantir que todos compreendam as políticas, identifiquem riscos e saibam como agir corretamente. Mas saiba que é importante adaptá-la para cada departamento, ou seja, de acordo com suas respectivas necessidades.

No mais, os treinamentos devem ser regulares e atualizados para refletir mudanças nas leis e práticas do setor. E oferecer canais para perguntas e esclarecimentos pode ajudar a garantir a compreensão de todos.

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6. Acompanhe os resultados

Como toda iniciativa dentro de uma empresa, é preciso que exista um monitoramento eficiente dos resultados das ações voltadas para compliance. 

Em termos práticos, o processo envolve a avaliação contínua da adesão das políticas estabelecidas e se os comportamentos estão dentro do esperado.

É relevante também estabelecer indicadores de desempenho, como taxas de conformidade, denúncias recebidas e resultados de auditorias internas, por exemplo. Além disso, incorpore o feedback dos colaboradores, pois eles podem oferecer percepções e insights valiosos para o seu negócio. 

Qual é a relação entre compliance e LGPD?

A relação entre compliance e LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) engloba a busca por um tratamento adequado e ético das informações pessoais. 

Isso porque a LGPD, legislação brasileira que regulamenta o uso de dados pessoais, estabelece diretrizes que dizem respeito aos dados dos colaboradores e de todos que as empresas têm acesso. Não à toa, elas precisam agir com transparência na coleta e no tratamento de dados. 

Sendo assim, o compliance com a LGPD implica na adaptação das políticas organizacionais para garantir conformidade com essa legislação. Esse alinhamento é determinante para evitar multas e outras sanções, assegurando que as práticas internas estejam em total conformidade com os requisitos legais. 

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O assunto de compliance é importante e abrange empresas de diversos mercados e segmentos. Contudo, quando falamos sobre Ecommerce, não podemos deixar de citar que a criação de uma empresa envolve muitos outros elementos importantes.

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