O Google tem diversas ferramentas extremamente úteis para o seu negócio e o Google Drive é uma delas. Aprenda a usar o Google Drive, que permite armazenar e editar diversos tipos de arquivos sem sobrecarregar seu computador:
Índice:
O que é Google Drive
O Google Drive é mais que um serviço de armazenamento de dados. Nele, você pode centralizar diversos tipos de arquivos, fotos, vídeos, planilhas e contatos pessoais e corporativos.
Além disso, é possível compartilhar absolutamente todos os dados do drive com seus colaboradores, podendo separar as permissões em "arquivos fechados", "apenas visualização" e "edição habilitada".
Ou seja, você decide quem terá acesso ao conteúdo e o que cada um pode fazer com o material.
O armazenamento é feito na nuvem, deixando o espaço do computador livre para outros programas. A plataforma é muito bem-vinda para empresas que querem manter todos os seus arquivos em um só lugar, para facilitar o acesso de seus colaboradores.
Outro recurso interessante é que o Google Drive se integra com os programas do computador, fazendo com que todas as informações estejam sempre sincronizadas, por meio de uploads e downloads.
Além disso, há diversas outras funcionalidades, como edição de textos e planilhas, calendário, chat etc.
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Quais recursos estão disponíveis no Google Drive
As principais funcionalidades são:
- Calendar (agenda) - Organizador de compromissos e tarefas
- Contacts (contatos) - lista de contatos e emails corporativos ou pessoais
- Drive - Armazenamento em nuvem
- Docs (documentos) - Editor de texto similar ao Microsoft Word
- Hangouts - Ferramenta para chat, chamadas de vídeo e compartilhamento de tela.
- Presentations (apresentações) - Editor de apresentações similar ao Power Point
- Spreadsheets (planilhas) - Editor de planilhas similar ao Microsoft Excel
Quanto custa o Google Drive?
Começar a usar o Google Drive é gratuito. Nos primeiros 5 GB de armazenamento, o usuário não paga nada pelo serviço.
A partir daí, há o plano para empresas, que varia de acordo com a necessidade de espaço virtual e a quantidade de usuários habilitados.
Os valores podem ser acessados no site.
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Como usar o Google Drive
Para usar o serviço, basta ter uma conta do Gmail. Se não tiver ainda, crie gratuitamente para poder acessar todas as funcionalidades do Google Drive.
Depois disso, vá até o Google Apps, localizado no canto superior direito da sua caixa de email, e clique na opção do Drive.
Uma nova aba será aberta, em que você pode navegar pelo Google Drive e utilizar seus recursos.
Navegadores compatíveis
Para acessar o Google Drive, é indicado que se use um dos seguintes browsers:
- Chrome
- Safari
- Firefox
- Microsoft Edge
- Internet Explorer
A ferramenta funciona em qualquer navegador, mas se você tentar acessar por outros (como Opera, por exemplo), é possível que algumas funções estejam indisponíveis.
A formatação de alguns arquivos também pode ser afetada nos browsers que não tem compatibilidade total.
Além disso, a opção de edição offline só pode ser usada no Google Chrome.
Aplicativo
Você também pode acessar o aplicativo e diretamente de dispositivos móveis, como tablets e smartphones.
Para isso, é só baixar o app, que está disponível tanto para IOS quanto para Android.
É só fazer o download e sincronizar o aplicativo com a sua conta do Google.
Vantagens do Google Drive
Além da possibilidade de compartilhamento dos arquivos, a principal vantagem do Google Drive é a segurança. O armazenamento na nuvem é bastante prático para quem usa.
Usar o Drive também poupa espaço do seu computador e faz tudo estar ao alcance de um clique, de forma organizada.
É uma ferramenta extremamente simples de ser usada. A usabilidade é intuitiva e os recursos são bastante úteis, tanto para pessoa física quanto para empresas.
Apesar de não estar disponível para todos os navegadores, poder usar o Google Drive offline também é interessante. A conexão de internet do Brasil é instável, e ter essa possibilidade facilita muito.
O preço também conta a favor. Os planos pagos não são caros para empresas, têm preços justos em relação à quantidade de recursos e o espaço de armazenamento oferecidos.
Desvantagens do Google Drive
Uma das principais desvantagens é que a integração com planilhas complexas e textos altamente editados e com recursos complexos pode trazer problemas.
As ferramentas de edição do Google Drive não têm todos os recursos disponíveis no Word e Excel, o que faz com que alguns documentos percam suas configurações originais.
Por esse motivo, é fundamental que o upload de arquivos seja feito de forma gradual. Esteja sempre atento na hora de subir seu material para o Drive e veja se não houve qualquer tipo de falha técnica no processo.
Outro ponto negativo é que o aplicativo para dispositivos móveis tem ainda menos funções do que a versão para web, o que torna algumas edições simplesmente impossíveis.
No geral, é uma ferramenta muito prática para o dia a dia e para facilitar o seu acesso e de seus colaboradores onde quer que estejam. Entretanto, se o seu negócio necessita de alta complexidade nos arquivos, é melhor usar outra opção.
Para os demais, que precisam de praticidade e querem compartilhar os documentos da empresa, o Google Drive funciona muito bem.
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