A gestão de tempo e produtividade é essencial para que empresários alcancem os objetivos que desejam. Isso se dá principalmente porque ela é uma ferramenta capaz de fazer com que negócios atinjam um outro patamar… Entretanto, uma das dificuldades que logo surgem nesse sentido é justamente saber como fazer esse gerenciamento da maneira correta.
Trabalhar com foco em resultados é o básico para quem quer ter um bom desempenho profissional… no caso dos lojistas, quem deseja ter um Ecommerce de sucesso, com um bom volume de vendas e clientes satisfeitos.
No dia a dia, essa missão acaba sendo mais complexa do que deveria ser, fazendo com que empreendedores não consigam priorizar demandas ou cumprir prazos importantes. E isso é um grande problema, não é mesmo?
Pensando nisso, nós criamos este artigo com tudo o que você precisa saber sobre gestão de tempo e produtividade… isto é, desde o seu significado até um passo a passo rápido para você fazer isso da melhor forma possível.
Então, sem mais enrolação… Vamos ao conteúdo?
Índice:
O que é a gestão de tempo?
A gestão de tempo nada mais é do que um conjunto de iniciativas utilizado para otimizar a realização de tarefas, priorizando sempre a eficiência e a produtividade.
Na prática, o processo de gestão de tempo engloba técnicas e ferramentas que ajudam um indivíduo a cumprir com suas atividades - sejam elas de rotina ou não. E isso acontece em um determinado prazo e sempre com o foco de atingir os melhores resultados.
O que é gestão de produtividade?
A gestão de produtividade é um conjunto de iniciativas que visa planejar, acompanhar, conferir e aprimorar os fatores que influenciam a produtividade de um indivíduo ou de uma empresa como um todo.
É uma prática importante para diagnosticar e ajustar comportamentos e situações que podem comprometer em algum nível a produtividade.
Qual a importância da organização para a gestão do tempo e produtividade?
Pare um momento para refletir: quantas vezes você já se pegou se sentindo improdutivo ou não aproveitando o seu tempo como deveria? Pois é… Apostamos que algumas vezes, acertamos?
A verdade é que isso é mais comum do que você imagina, tanto quando analisamos de forma individual quanto pensando no coletivo. Isto é, no contexto de uma empresa.
O ponto-chave dessa questão é que, na maioria das vezes, ela está relacionada à organização - ou a falta dela. Afinal de contas, como trabalhar sem priorizar uma hierarquia de demandas ou acompanhar prazos de entrega, por exemplo? Complicado… O tempo não rende e as tarefas não são cumpridas como deveriam.
Isso fica ainda mais evidente quando observamos que muitas pessoas ainda acreditam que ser produtivo está diretamente ligado à quantidade de horas trabalhadas, o que não é verdade… Algo que precisa ser levado em conta nesse sentido é justamente os resultados gerados ao longo do tempo trabalhado.
Ou seja, não dá para fugir: a organização é fundamental quando o assunto é gestão de tempo e produtividade.
10 dicas práticas de gestão de tempo e produtividade
Agora que você já sabe bem o que é gestão de tempo e produtividade, que tal conferir dicas para aplicá-la na sua rotina de trabalho e de seus colaboradores?
Criamos uma lista bem completa para te ajudar nisso… Veja:
1. Planeje a sua rotina
O primeiro passo é fazer um planejamento completo para a sua rotina. Mas como você pode fazer isso no dia a dia de um jeito simples? Fácil: utilize agendas para deixar tudo bem organizado.
Se você não é uma pessoa muito ligada às tradicionais agendas de papel, sem problemas… hoje, com o avanço da tecnologia, você pode fazer tudo isso de forma online. É comum que provedores de e-mails disponibilizem esse tipo de serviço, como o Gmail do Google, que fornece o Google Agenda, por exemplo.
Mas caso você não queira usar essa plataforma, certamente existem aplicativos ou outras ferramentas que podem te ajudar nesse sentido. O importante é você ter um local para planejar a sua rotina e não deixar de cumprir com o que precisa.
2. Crie metas
As metas são fundamentais na hora de estabelecer uma boa gestão de tempo e produtividade. Isso porque, a partir do momento que você cria metas, fica mais fácil atingir os objetivos definidos, já que você vai se organizar e trabalhar todos os dias para atingir essas metas.
Além disso, elas são ótimas para manter as pessoas mais motivadas. Na prática, as metas contribuem para o foco e, quando atingidas, promovem uma sensação de dever cumprido. Existem muitos sistemas para o desenvolvimento e acompanhamento de metas… As OKRs são um bom exemplo disso.
E caso queira saber mais sobre o tema como um todo, leia: Passo a passo para atingir seus objetivos e metas
3. Estabeleça prazos
Esta etapa está diretamente ligada à anterior. Ou seja, metas e prazos caminham lado a lado quando o assunto é gestão de tempo e produtividade.
Os prazos são importantes para que você consiga se organizar ao longo dos dias e, assim, atingir seus objetivos. É comum que algumas pessoas procrastinem, deixando para resolver problemas em cima da hora… E, logo de cara, já podemos te dizer que isso não é uma boa escolha.
Isso porque conforme você soluciona pendências e conclui demandas, outras podem ser priorizadas. Fora as que podem surgir ao longo do caminho… Então, para dar conta de tudo sem se atrapalhar, não tem jeito: é preciso estabelecer prazos.
4. Tenha foco e diminua as distrações
Outro fator essencial na hora de entender tudo sobre gestão de tempo e produtividade é diminuir as distrações enquanto trabalha. É isso mesmo: evite locais com muito barulho ou com pessoas te chamando a todo momento…
Por muitas vezes, o ato de verificar mensagens no celular a todo momento também acaba sendo uma grande distração, tirando o seu foco daquilo que realmente interessa. Priorize, então, por momentos em que você terá foco total nas suas atividades. Nada nem ninguém pode atrapalhar nessas horas…
E caso você trabalhe com agenda compartilhada com os colaboradores da sua empresa, “trave” na agenda os horários que deseja ter esse foco total, não permitindo que ninguém marque reuniões com você, por exemplo.
5. Gerencie suas demandas
Ao longo do processo para se estabelecer uma boa gestão de tempo e produtividade, fazer um gerenciamento das demandas é algo primordial.
Na prática, isso significa indicar o nível de prioridade e dificuldade que as demandas possuem. Isto é, se a prioridade é “muito, pouco ou nada urgente” e se a dificuldade é “difícil, normal ou fácil”
Com isso, você consegue definir quais tarefas pegar primeiro e quais podem ficar para um segundo momento.
6. Delegue tarefas na hora de fazer a gestão de tempo e produtividade
Quem tem um negócio - independentemente do porte ou do segmento de atuação - deve delegar tarefas para os colaboradores. Isso nada mais é do que o ato de descentralizar os processos.
Sendo assim, entenda de forma ampla quais são as atividades que precisam ser feitas, os objetivos a serem alcançados e as pessoas que podem ser responsáveis por cada uma delas. É assim que você terá mais tempo para focar em ações mais estratégicas, como novas campanhas de vendas, por exemplo.
7. Vincule a gestão de tempo à produtividade
É super comum que as pessoas passem o dia todo trabalhando e, por isso, considerem-se produtivas…mas, como vimos, a produtividade não está relacionada ao tempo que a pessoa passa na frente de um computador.
O fato é que uma pessoa pode passar horas fazendo uma tarefa que poderia ser resolvida em bem menos tempo. Como ter uma noção mais clara sobre isso, então?
Uma boa alternativa é atrelar a gestão do tempo à produtividade por meio de sistemas que te permitem entender quanto tempo é gasto na realização de cada tarefa. Dessa forma, você consegue identificar gargalos que podem estar atrapalhando a sua produtividade no dia a dia e ajustar o que for preciso para resolver isso.
O jeito mais fácil de fazer isso é utilizando aplicativos específicos ou um cronômetro mesmo… A ideia é simplificar, certo?
8. Fuja da procrastinação
Muitas pessoas têm o hábito de deixar para a última hora a execução de tarefas ou resolução de problemas. Elas fazem isso porque sentem que ficam mais focadas e motivadas quando há um prazo curto para fazer o que precisam… Se este é o seu caso, pense bem pois você pode estar cometendo um grande equívoco.
No dia a dia dos negócios, é normal que surjam novas demandas ou assuntos que precisam da sua atenção e, por mais organizado que você seja, elas podem “atrapalhar” as tarefas que você já tinha que fazer.
Diante disso, pense que se você fugir da procrastinação, tudo será feito dentro do prazo, reorganizando a ordem das tarefas e sem comprometer a sua produtividade. Excelente, não é verdade?
9. Faça revisões semanais
A gestão de tempo e produtividade não pode ser pautada em um planejamento fixo… É preciso revisar semanalmente tudo o que foi definido.
Você pode até planejar a sua agenda de todo o mês, mas revisá-la com frequência é crucial. É isso que vai te permitir fazer ajustes e priorizar o que, de fato, precisa ser tratado com mais urgência.
10. Separe um tempo para você
Engana-se quem pensa que não é preciso fazer pausas, priorizando momentos de descanso e de cuidados com o próprio bem-estar e saúde. Essas folgas são, na verdade, essenciais para se ter um bom desempenho no trabalho.
Pense assim: mente e corpos cansados trabalham com o máximo de suas capacidades? É claro que não…
Por isso, na hora de fazer uma boa gestão de tempo e produtividade, não hesite em separar um tempo para você… Isso vai te ajudar a evitar o esgotamento físico e mental, além de contribuir para melhorar consideravelmente sua performance.
Quais são as ferramentas de gestão de tempo?
Existem algumas ferramentas que podem te ajudar a fazer uma gestão de tempo adequada - inclusive, elas também contribuem para a produtividade.
As opções podem variar de acordo com o tipo de negócio, claro… Mas existem algumas básicas que servem para a maioria das empresas. Veja:
Google Sheets
O Google Sheets é uma das opções mais utilizadas por empresas de diversos setores atualmente… Ele é um programa de planilhas oferecido pelo Google - como o próprio nome indica.
Além das planilhas, a ferramenta também inclui Google Docs, Google Slides, Google Drawings, Google Forms, Google Sites e Google Keep.
É um recurso que contribui muito para uma excelente gestão de tempo e produtividade, já que você consegue compartilhar com sua equipe e organizar todo fluxo de trabalho com ele. E tudo pode ser acessado diretamente pelo Google Drive.
Trello
A plataforma serve para gerenciar processos de forma simples e fácil. Basicamente, você terá a possibilidade de criar boards (quadros), inserindo cards (cartões) com as respectivas tarefas que precisa desempenhar…
Neles, você e os membros da sua equipe podem estabelecer prazos, inserir informações relevantes (documentos e links, por exemplo), definir nível de prioridade, organizar por etiquetas e por aí vai… É uma ferramenta extremamente útil no dia a dia.
Pomodoro
O Pomodoro não é necessariamente uma ferramenta, mas sim uma técnica muito utilizada por pessoas que querem trabalhar de forma mais concentrada.
O método consiste em separar as tarefas em pequenos períodos de 25 minutos - que são chamados de “Pomodoros” - além de intervalos de 5 minutos para descanso.
Ou seja, ele funciona como um temporizador para concentração. E você pode utilizá-lo por meio do aplicativo ou extensão do Chrome.
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