Atualizado em 10/08/2022 por Vitória Freitas
Se você é procrastinador, não consegue se organizar e têm dificuldade de colocar as tarefas em prática, precisa saber como aumentar a produtividade.
Para isso, trouxemos algumas dicas simples para você começar a mudar a sua rotina HOJE e ter um dia mais produtivo tanto no trabalho, quanto nos negócios.
Dessa forma, você terá mais clareza sobre a sua rotina, além de ter mais foco e conseguir se desenvolver com mais facilidade.
No vídeo abaixo, a Babi Tonhela, sócia e CPO do Ecommerce na Prática, ensina como melhorar a produtividade. Assista:
Índice:
Monte o Diagrama da Produtividade
O diagrama da produtividade nada mais é do que um quadro separado em 4 modalidades: urgente, secundário, importante e trivial. A ideia é gerenciar o seu tempo por meio deste diagrama conforme a imagem acima.
Esse diagrama é chamado de “Diagrama da Produtividade”.
Talvez você já tenha visto isso na internet em algum lugar na internet, pois foi pesquisando no google anos atrás que a Babi, sócia e CPO do EnP, encontrou e conseguiu ter dias muito mais produtivos.
Mas como funciona?
Vamos montar junto com você cada quadrante do diagrama.
Antes, pegue um papel, um lápis e desenhe o diagrama para preenchermos juntos.
Tudo pronto? Então, vamos lá!
1- Urgente e Importante
Primeiro, você vai priorizar todas as tarefas que forem URGENTES! Por exemplo, dar banho no seu cachorro é algo urgente? Provavelmente não…
Então, para e pensa: o que é realmente urgente no seu dia? O que você precisa fazer sem falta para não atrapalhar o seu desenvolvimento?
Coloque no primeiro quadrante para que você consiga focar o quanto antes nessa lista de tarefas e dar check.
E você pode organizar essas tarefas urgentes em sua maioria na parte da manhã, pois, provavelmente é o horário que você tem mais energia.
Mas se você tem mais energia e concentração na parte da tarde ou da noite, não tem problema. O importante é organizar uma rotina que faça sentido para você.
Afinal, a mesma rotina não serve para todos e você precisa se conhecer para conseguir se organizar e ter mais produtividade.
2- Urgente e Trivial
O próximo passo é identificar o que não é urgente, mas que ainda precisa ser feito ao longo da sua semana. Para isso, é necessário programar todas essas tarefas.
Neste caso, estamos falando de coisas como aprender algo novo, fazer um check up médico ou até mesmo viajar.
Todas essas tarefas precisam ser feitas, mas há um tempo para que elas aconteçam. Então, o planejamento vai te ajudar muito para aumentar a produtividade e saber priorizar o que deve ser feito agora ou depois.
Por que você iria se preocupar com uma viagem agora se só está programada para daqui a 2 meses? Ainda mais se ela já está planejada com data marcada?
E o diagrama te ajuda a organizar as prioridades da sua rotina, organizando-as por esses quadrantes.
3- Secundário e Importante
Chegou a hora de pensar em todas as tarefas que podem ser delegáveis, ou seja, aquelas que outras pessoas podem fazer por você e ajudar na rotina.
Essa é ótima, principalmente para quem tem uma empresa. Se você não está dando mais conta de fazer todos os processos do seu negócio, isso significa que é o momento para contratar uma pessoa e delegar algumas tarefas.
E pensando no lado mais pessoal, você pode delegar tarefas como fazer compras no mercado.
Por exemplo, hoje, com alguns cliques você consegue fazer compras no mercado por um aplicativo e não precisa ficar horas no estabelecimento.
Leia também: Gestão de Equipe: 4 dicas para melhorar a performance do seu time
4- Secundário e Trivial
E, no último quadrante, você deve colocar o que você faz hoje, mas é completamente indiferente para a sua evolução profissional ou pessoal.
Mexer no celular, assistir uma série, jogar, ler um livro de entretenimento… Todas essas tarefas que fazem parte da sua rotina também devem estar no diagrama.
Você pode não achar importante, mas ter um momento de descanso e distração é mais importante do que você imagina.
Por isso, também colocamos no nosso diagrama! Isso faz parte do seu dia a dia.
Agora que todas as tarefas estão anotadas, é o momento de organizá-las na agenda de acordo com a prioridade e também na divisão de blocos de tarefas.
Ex: bloco da manhã, bloco da tarde, bloco da noite. E em cada um desses blocos você organiza as suas atividades similares em horários próximos.
Lembra que falamos que na parte da manhã, geralmente as pessoas têm mais energia? Se esse for o seu caso, organize as tarefas mais urgentes no bloco da manhã.
E assim você vai conseguindo organizar de acordo com as prioridades e também com os horários que você tem maior foco e melhor desempenho no trabalho e também na empresa.
Gostou das dicas sobre como aumentar a produtividade?
E essas dicas não param por aqui…
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