Quanto custa um funcionário para a empresa? Calcule e economize

Saber quanto custa um funcionário para a empresa é essencial para uma gestão financeira eficiente e estratégica. Afinal, contratar um colaborador envolve não apenas o salário base, mas também encargos trabalhistas, benefícios e outros custos indiretos. 

Decidir quando contratar um novo funcionário envolve uma análise cuidadosa das necessidades do negócio, dos recursos disponíveis e do potencial impacto financeiro. 

Isso porque contratar um funcionário no momento certo pode impulsionar o crescimento e melhorar a eficiência operacional.

Mas quando a contratação é prematura ou inadequada, há chances de gerar desequilíbrios financeiros e danos ao fluxo de caixa da empresa.

Por isso, neste artigo, vamos mostrar quanto custa um funcionário para a empresa, abordando os diferentes aspectos que compõem o custo de um colaborador, etc.

Vamos começar? 😊

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Por que é preciso saber o custo de um funcionário?

Saber quanto custa um funcionário para a empresa é crucial para os empreendedores, pois permite um planejamento financeiro adequado, evitando surpresas no orçamento. 

Também auxilia na tomada de decisões estratégicas, como a escolha do regime tributário e do tipo de contratação.

O fato é que os custos de um colaborador variam de acordo com o regime tributário adotado pela empresa, seja Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. 

Cada um possui particularidades em relação aos encargos trabalhistas, impostos e contribuições sociais. 

Conhecer as alíquotas e obrigações de cada regime é fundamental para calcular corretamente o custo de um funcionário.

Além do regime tributário, existem diferentes formas de contratação de funcionários, como CLT, PJ, estágio e terceirização. 

Cada modalidade tem suas características e impactos nos custos para a empresa:  

• A contratação CLT envolve o pagamento de encargos sociais, férias, 13º salário e outros benefícios;
• Já a contratação como PJ pode resultar em custos mais reduzidos, mas é necessário atentar às normas e legislação vigente.

Vamos falar sobre tudo isso em mais detalhes ao longo deste artigo… 

Como calcular o custo de um funcionário?

Para calcular o custo de um funcionário é necessário levar em consideração o regime tributário escolhido pela companhia, além dos benefícios oferecidos pela empresa.

Mas, para deixar um exemplo prático, vamos apresentar um cálculo como base a seguir. Veja:

• Salário: R$ 1.000,00;
• Fração de 13° (8,3%): R$ 83,00
• Fração de férias (11,11%): R$ 111,10;
• FGTS (8%): R$ 80,00;
• Fração do FGTS com 13° e férias (1,4%): R$ 14,00;
• INSS (20%): R$ 200,00;
• Fração do INSS com 13° e férias (4%): R$ 40,00.

Como você pode notar, não incluímos valores referentes à alimentação, transporte, plano de saúde ou demais. E o custo total do funcionário ficou, então, de: R$ 1.528,10.

Tipos diferentes de contratação de funcionários

Os custos de um funcionário para a empresa envolve o modelo de contratação. 

Dois dos principais tipos de contratação são a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e a PJ (Pessoa Jurídica). 

Cada uma dessas modalidades possui características distintas e implicações legais específicas. 

Veja mais detalhes abaixo:

Contratação CLT (Consolidação das Leis do Trabalho)

Na contratação CLT, o funcionário é registrado como empregado da empresa, estabelecendo um vínculo empregatício formal. 

Assim, o empregador é responsável por cumprir diversas obrigações trabalhistas e previdenciárias, como registro em carteira, pagamento de salários e benefícios, recolhimento de encargos sociais, concessão de férias remuneradas, 13º salário, entre outros.

Além disso, o funcionário tem direito a diversos benefícios trabalhistas, como seguro-desemprego, FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), aviso prévio, licença-maternidade/paternidade, entre outros, de acordo com a legislação trabalhista vigente.

Lembrando que a jornada de trabalho, os horários e as condições de trabalho são definidos conforme a CLT e as convenções coletivas de trabalho.

Contratação PJ (Pessoa Jurídica)

Já na contratação PJ, o funcionário é contratado como uma empresa prestadora de serviços. 

Ele atua como um prestador de serviços autônomo ou constitui uma empresa individual (MEI e EI são as mais comuns), emitindo notas fiscais pelos serviços prestados.

O contrato é firmado entre a empresa contratante e a empresa do funcionário PJ, não havendo vínculo empregatício. 

Além disso, o funcionário PJ é responsável por gerir sua própria empresa, incluindo aspectos como controle financeiro, emissão de notas fiscais, recolhimento de impostos e contribuições, entre outras obrigações.

Outro ponto importante é que ele não possui os mesmos direitos e benefícios trabalhistas garantidos aos funcionários CLT, uma vez que não há vínculo empregatício.

Por fim, tenha em mente que a escolha entre contratação CLT e contratação PJ depende de diversos fatores, como a natureza do trabalho, a relação de subordinação, as preferências do contratante e do contratado, bem como a legislação vigente. 

É recomendado buscar orientação jurídica ou contábil especializada para fazer a escolha adequada e garantir o cumprimento das obrigações legais.

Quanto custa um funcionário para a empresa?

Agora que você sabe quais são os tipos de contratação, vale a pena entender quanto custa um funcionário para a empresa. 

Para isso, é preciso considerar os regimes tributários que podem ser adotados. São eles:

Simples nacional

No regime Simples Nacional, as micro e pequenas podem optar por um sistema simplificado de tributação. 

O cálculo dos encargos trabalhistas é feito com base em uma alíquota única, que varia de acordo com a atividade da empresa e engloba impostos e contribuições sociais.

Assim, no regime Simples Nacional, o funcionário deve receber o salário-base acrescido de:

• Férias: 11,11%;
• 13º salário: 8,33%;
• FGTS: 8%;
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%;
• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%.

Além disso, é preciso somar a quantia mensal necessária para o transporte e a alimentação. 

Lucro Presumido ou Real

Já no Lucro Presumido ou Real, paga-se os encargos assumidos no Simples Nacional, acrescidos de outras taxas como:

• Férias: 11,11%;
• 13º salário: 8,33%;
• INSS: 20%;
• Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%;
• Salário educação: 2,5%;
• Incra / SENAI / SESI / SEBRAE (“Sistema S”): 3,3%;
• FGTS: 8%;
• FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%;
• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%;

Vale ponderar que,quando se contrata um novo membro para a equipe, a empresa deve assumir 37% do valor do salário líquido com os encargos sociais. Deste total, 29% simboliza a contribuição patronal (INSS).

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Além disso, também há outros relacionados a benefícios, por exemplo. Vamos explicar melhor isto no tópico sobre os principais custos de um funcionário. Continue a leitura!

Quais são os gastos extras na contratação de um funcionário?

Antes de saber, de fato, quanto custa um funcionário para a empresa, é preciso ter uma compreensão clara dos custos associados além do salário base. 

Isso vai te ajudar a fazer uma gestão financeira eficiente e tomar decisões informadas ao contratar e remunerar os colaboradores da sua empresa. 

Confira:

Vale-transporte

O vale-transporte é um benefício obrigatório para o funcionário que usa transporte público para se deslocar até o local de trabalho. 

Normalmente, o colaborador arca com 6% do valor de seu salário e o restante fica de responsabilidade da empresa;

Vale-alimentação ou refeição

O vale alimentação ou refeição é um benefício concedido ao funcionário para auxiliar nas despesas com alimentação e é determinado pelo sindicato em convenção coletiva. 

Pode ser fornecido por meio de cartão ou voucher, e o valor varia de acordo com a política da empresa.

Assistência médica e odontológica

Alguns empregadores oferecem aos funcionários um plano de saúde e odontológico como benefício adicional. 

O custo desse benefício pode variar de acordo com a abrangência do plano, a quantidade de beneficiários e outros fatores.

Seguro de vida

O seguro de vida é uma proteção oferecida pelo empregador para garantir uma indenização aos beneficiários do funcionário em caso de falecimento. 

O custo desse benefício depende de diversos fatores, como a idade e a função do funcionário.

Treinamentos

Investir em treinamentos serve para o desenvolvimento contínuo dos colaboradores. 

Eles podem variar de capacitações técnicas até formações para desenvolvimento de habilidades interpessoais. 

Os custos envolvem não apenas o material e a contratação de instrutores, mas também o tempo dedicado pelos funcionários para participar.

Uniforme de trabalho

Em algumas funções, o fornecimento de uniformes é obrigatório, tanto para a segurança quanto para a padronização da equipe. 

Os gastos incluem a aquisição, substituição e, em alguns casos, a lavagem dos uniformes, especialmente em áreas que exigem maior higiene.

💡 Além desses, existem outros benefícios que podem ser considerados, como auxílio-creche, bonificação, participação nos lucros, entre outros. 

É importante destacar que alguns desses benefícios são obrigatórios por lei, enquanto outros são oferecidos de forma opcional, de acordo com a política da empresa.

Ao calcular os custos de um funcionário, é necessário considerar não apenas o salário, mas também os encargos sociais e trabalhistas, os benefícios obrigatórios e os adicionais oferecidos pela empresa. 

Cada um desses elementos contribui para o custo total de um funcionário e deve ser levado em conta na gestão financeira da empresa.

Quanto custa para demitir um funcionário?

A demissão de um funcionário envolve não apenas a finalização de um vínculo de trabalho, mas também os custos e as obrigações legais. Para isso, é preciso considerar as possibilidades:

• Pedido de demissão;
• Demissão sem justa causa;
• Demissão por justa causa. 

Veja mais detalhes a seguir:

Pedido de demissão

O pedido de demissão nada mais é do que o funcionário pedir para sair da empresa. Veja como fica em um quadro geral:

• Pagamento do aviso prévio, se for o caso. Em caso de recusa, o funcionário deve pagar uma multa no valor de um mês trabalhado para a empresa. Contudo, ela pode dispensá-lo do aviso prévio, sem pagamento de multa;
• 13º salário proporcional ao período que o colaborador trabalhou na empresa no ano que pediu demissão;
• Férias referentes ao período em que o funcionário atuou na empresa – em menos de 1 ano. Do contrário, é preciso pagar as férias adquiridas e as proporcionais;
• Salário proporcional referente aos dias trabalhados até a data de demissão.

Demissão sem justa causa

A demissão sem justa causa é quando o trabalhador é demitido sem um motivo que seja ofensivo à ética da empresa, ficando assim:

• Salário referente a todos os dias trabalhados do mês até a data da demissão;
• Multa do FGTS equivalente a 40% dos depósitos realizados na conta do funcionário;
• 13º salário proporcional aos meses que o colaborador trabalhou na empresa, antes de ser despedido;
• Férias adquiridas, proporcionais e vencidas;
• 1/3 de férias;
• Comissões e horas extras, se for o caso. 

Demissão por justa causa

Por fim, a demissão por justa causa acontece quando o funcionário fere a ética da empresa com atitude inadequada ao ambiente de trabalho. Neste caso, companhia deve arcar com os seguintes custos:

• Salário proporcional aos dias trabalhados;
• Férias proporcionais ou vencidas;
• 1/3 do abono salarial.

Quando contratar um funcionários?

Depende. Contratar um funcionário é uma decisão estratégica para as empresas é preciso levar em consideração diversos fatores... 

Uma das principais razões para contratar um novo funcionário é o crescimento do negócio e a necessidade de habilidades específicas. 

Outro motivo pode ser a sobrecarga de trabalho da equipe atual, caso os colaboradores estejam enfrentando dificuldades para cumprir prazos e entregar resultados.

Tudo isso pode ser um indicativo de que é hora de expandir o quadro de pessoal. Entretanto, precisamos reforçar que você não precisa tomar essa decisão sozinho…

É comum empresários terem dúvidas se o negócio está ou não no momento certo para adicionar contratar funcionários. 

Para evitar erros e não correr riscos desnecessários, muitos deles optam por pedir ajuda a especialistas… ou, melhor dizendo, consultores de Ecommerce.

E nisso, é claro que nós podemos te ajudar!

Nosso time está preparado para entrar em contato com a sua empresa e mostrar todo o potencial que esse serviço oferece. 

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