O controle de vendas está diretamente ligado ao setor financeiro e pode ser considerado uma das tarefas mais estratégicas para o crescimento de um negócio. Contudo, na mesma proporção em que é importante, também representa um grande gargalo para muitos empreendedores. 

A saúde financeira de uma empresa é base para que ela opere da melhor maneira possível, seja no online, no varejo físico ou em ambos. E o que não pode faltar a nenhum empresário é o entendimento básico sobre o assunto…

Para te ajudar nisso, nós elaboramos um artigo que explica o que é, como fazer e outros pontos cruciais sobre controle de vendas. Quer ficar po r dentro de tudo sobre o assunto? Acompanhe os próximos tópicos!

O que é controle de vendas?

Controle de vendas é o processo que faz a fiscalização e gestão de todas as transações realizadas por uma empresa. É uma ferramenta que possibilita ao empresário ter uma visão ampla sobre o negócio.

Basicamente, ele consiste em obter e analisar informações sobre as vendas. E para que seja feito de forma eficiente, deve ser atualizado a cada venda ou diariamente. Isto é: você vendeu produtos cuja forma de pagamento foi em dinheiro, débito ou crédito? É importante que essas e outras informações sejam devidamente registradas. 

Na prática, o controle de vendas está relacionado ao fluxo de caixa, outro ponto indispensável que você deve ter atenção na hora de trabalhar para o sucesso do seu negócio. 

Por que é importante realizar o controle de vendas?

Fazer um controle de vendas eficiente é importante porque é por meio dele que você consegue não só acompanhar as entradas e saídas do caixa, mas enxergar o seu negócio como um todo

Quando o assunto é vender, a organização é essencial para que toda a operação da empresa dê certo. Logo, tenha em mente que um bom controle de vendas é a base de tudo, pois mantém os processos ordenados, contribui para um melhor atendimento, além de atrair e fidelizar mais clientes

Fora o fato de que, com um controle de vendas bem feito, você consegue fazer uma análise aprofundada sobre o desempenho da sua empresa e, ao mesmo tempo, definir iniciativas importantes para o futuro

Vantagens do controle de vendas

Já deu para perceber que existem pontos bem positivos quando o assunto é controle de vendas, não é mesmo? Mas, para deixar eles ainda mais evidentes, vamos listar algumas vantagens que podem fazer a diferença no seu negócio:

Contribui para uma boa gestão de estoque

Ter um bom controle de vendas é também estar atento à estocagem. Principalmente porque a gestão de estoque é crucial para garantir as fases de planejamento, execução e controle dos produtos da sua empresa

Na prática, você consegue resolver perguntas do tipo:

Assim, ao manter um sistema de controle de vendas, você não deixa nenhuma opção do catálogo de produtos faltar para os clientes. E, de quebra, consegue analisar quais são os itens que mais saem e os que valem a pena fazer ofertas com promoções e descontos para movimentar as vendas. 

Melhora o planejamento financeiro

Uma vez que você sabe exatamente quais produtos e a quantidade certa em que cada um deles está sendo vendido, melhor será o seu planejamento financeiro! Explico:

A venda de um produto envolve diversas ações: compra de matéria-prima (quando o item é de fabricação própria), relacionamento com fornecedores, implementação de estratégias de marketing, definição da logística para o envio dos pedidos, etc. 

Todos esses pontos pedem atenção e, claro, também simbolizam gastos para a empresa. Logo, ao ter um amplo controle sobre as vendas e todos esses pontos, o planejamento financeiro do seu negócio vai ficar mais completo, diminuindo muito as chances de possíveis erros ou prejuízos

Se você quiser saber em mais detalhes como fazer isso do jeito certo, leia o artigo “Como fazer um Planejamento para o seu Ecommerce em 2022”.

Ajuda na manutenção do fluxo de caixa

Nada mais decepcionante do que precisar pagar as despesas da empresa e não ter dinheiro em caixa suficiente para fazer isso, não é verdade? Pois é…

Como mencionado anteriormente, com o controle de vendas, é possível monitorar e planejar as entradas e as saídas. Algo crucial para ter uma noção mais clara do quanto você está gastando para manter o seu negócio funcionando. 

A cada dia fica mais importante para os empreendedores terem dinheiro no momento certo, sem precisar pedir empréstimos que podem comprometer a lucratividade. Aliás, que tal aproveitar para ler o artigo “3 Ameaças Reais para Lucratividade do seu Negócio”? Certamente ele vai te ajudar nesse sentido!

Tipos de controle de vendas

Manual

Também conhecido por muitos empreendedores como “controle de vendas no caderno”. O processo para fazer isso é bem simples: basta ter em mãos um caderno (também pode ser bloco, agenda ou algo do tipo) que você vai usar apenas para anotar tudo sobre as suas vendas.

Separe uma ou mais folhas para cada mês (o que vai depender do seu fluxo de vendas) e adicione informações básicas como:

  • Produto vendido e suas especificações (códigos, etc);
  • Data da venda;
  • Meio de pagamento utilizado pelo cliente;
  • Nome do cliente;
  • Local da venda (se foi em loja física ou no Ecommerce, por exemplo). 

Entretanto, é importante ter em mente que o controle manual de vendas vai te exigir mais tempo e, querendo ou não, também te deixa mais suscetível a falhas. Lembre-se disso!

Planilha

As planilhas são um pouco mais avançadas que a opção anterior. É claro que você vai precisar preencher algumas células manualmente, mas as demais ações são feitas de forma automática. 

Com as planilhas, é possível fazer cálculos utilizando dados de períodos específicos. Além disso, dá para gerar relatórios, fazer comparativos com informações de outras datas e outras ações importantes quando o assunto é controle de vendas. 

Ou seja, é uma ferramenta que apresenta mais precisão e agilidade na hora de mostrar os resultados para o lojista

Automático

Basicamente, são os sistemas especializados em controle de vendas e toda a parte financeira de uma empresa. Com o constante avanço da tecnologia, quanto mais esses processos internos forem automatizados, melhor para o empreendedor. 

Isso porque você consegue obter números mais precisos, de forma simultânea… E ainda ganha mais tempo para cuidar de outras tarefas importantes para o sucesso da sua empresa. 

Como fazer controle de vendas

1. Registre todas as vendas

Pode parecer básico, mas não é. Muitos empreendedores ainda têm dificuldade em manter um registro completo de todas as vendas. E se você quer ter um controle total em relação a isso, não tem jeito: vai ser preciso anotar todas as transações feitas no seu negócio

Assim, lembre-se de registrar todas as transações comerciais, indicando as informações dos produtos vendidos, preço unitário, valor de impostos, forma de pagamento escolhida pelo cliente na hora da compra e os dados dos consumidores.  

Acredite, isso vai te ajudar a ter relatório super completos e preciso, ideais para te auxiliar na tomada de decisão da sua empresa!

2. Tenha metas claras e objetivas

Saiba que definir metas é o básico para quem quer ter um negócio de sucesso no Ecommerce. Afinal, do que adianta ter ideias incríveis, mas não conseguir colocá-las em prática por falta de clareza e objetividade?

A solução para isso é a criação de metas!

Assim, defina um objetivo que deseja alcançar, estabeleça uma data para atingi-lo, avalie os riscos e pense nas soluções que precisará para deixar o seu controle de vendas excelente! Quer mais algumas dicas nesse sentido? Confira o artigo “Como criar um Plano de Metas para 2022”.

3. Calcule as despesas e os custos

Toda empresa tem custos fixos e outros que podem variar de acordo com as demandas que podem surgir. E tudo isso precisa estar bem detalhado e organizado na hora de fazer o seu controle de vendas.

Aluguel, mensalidade da plataforma de Ecommerce, internet e salários dos funcionários são exemplos de custos fixos. Já fatores como: matéria-prima, manutenção de equipamentos, iniciativas de marketing digital e outros, correspondem a gastos que podem variar. 

Ter atenção a isso é importante não só para estabelecer um bom controle de vendas, mas até mesmo fazer criar budgets para a sua empresa. Quer saber mais sobre o tema? Sugerimos a leitura do artigo “Budget: o que é, como definir e aplicar no planejamento do seu Ecommerce”. 

4. Acompanhe os principais indicadores

Os indicadores de desempenho existem e você precisa ficar atento a isso, pois são uma das principais ferramentas para avaliar se o seu negócio está obtendo os resultados almejados. Eles são ideais para analisar riscos e evitar o desperdício de tempo e dinheiro. 

Além disso, os indicadores de desempenho precisam ser acompanhados com frequência, para que ajustes em estratégias sejam feitos quando necessários no seu negócio.  Para saber um pouco mais sobre o assunto, vale a pena ler o artigo “5 KPIs que todo Gestor deve analisar no Ecommerce

5. Adquira um bom sistema de gestão

Como dito anteriormente, fazer a gestão manual dos processos pode levar muito tempo e você ainda fica mais vulnerável a cometer erros

O ideal nesses casos é contar com o auxílio de ferramentas e plataformas especializadas em gestão financeira. São elas que vão te possibilitar ter uma visão geral do seu negócio, com dados atualizados em tempo real.

No dia a dia da empresa, automatizar os processos é o que traz mais agilidade para as ações como um todo. E você ainda consegue mais tempo para se dedicar a outras funções importantes, como estratégias de vendas, por exemplo. 

Logo, não há muito como fugir: use a tecnologia a seu favor

Como escolher um bom sistema de controle de estoque e vendas?

O principal ponto nesse sentido é você optar por um sistema de controle de estoque e vendas que mais se adapte às necessidades da sua empresa

Lembre-se de observar se a plataforma é intuitiva e de fácil utilização. Isso é importante para que você não perca horas do seu dia tentando entender o sistema em vez de realmente utilizá-lo. A ideia aqui é facilitar o seu dia a dia e o da equipe que trabalha no seu negócio!

Além disso, antes de contratar um serviço desse tipo, uma boa dica é conhecer a fundo a sua empresa, os colaboradores, as necessidades de cada setor, etc. Entender possíveis gargalos pode te ajudar a escolher a plataforma mais adequada para o seu negócio. 

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